Vor der Einrichtung eines PROXESS-Systems müssen Sie einige organisatorische Fragen klären. Idealerweise haben Sie im Vorfeld eine Organisationsanalyse durchgeführt und die untenstehenden Fragen beantwortet:
Als Administrator benötigen Sie folgende Informationen für die Systemeinrichtung:
Welche Archivdatenbanken werden benötigt?
Welche Dokumenttypen werden in den jeweiligen Archivdatenbanken benötigt?
Welche Indexfelder werden in jeder Archivdatenbank benötigt?
Welche Indexfelder sollen verschlüsselt werden?
Welche Indexfelder sollen Pflichtfelder werden?
Sollen einige Indexfelder mit einer Validierungsregel versehen werden?
Sollen bestimmte Suchen über Suchbedingungen fest eingegeben werden?
Welche Felder sollen mit einem dynamischen Suchkriterium verknüpft werden?
Welche Dateitypen sollen archiviert werden und mit welchen Anwendungsprogrammen zum Bearbeiten, Ansehen und Drucken werden diese von den Anwendern aufgerufen?
Werden Dateivorlagen in Verbindung mit bestimmten Anwendungsprogrammen (z. B. Winword) benötigt?
Auf welchen Speichermedien und wie lange sollen Dokumente archiviert werden?
Für die Arbeit des PROXESS Supervisors in der PROXESS Administrator Console ist es notwendig zu wissen:
Welche Benutzer und Gruppen werden benötigt?
Welche Rechte auf Datenbanken und Dokumenttypen erhalten die Benutzer und Gruppen?
Welche Datenbanken sollen als Hochsicherheitsdatenbanken verschlüsselt werden?
Welche Benutzer sollen als Datenbank-Bereichsadministrator eingesetzt werden?
Erst auf Basis dieser Informationen können Sie die Konfiguration und Einrichtung von PROXESS vornehmen.