Indexfelder mit Stammdaten füllen

Diese Funktion erleichtert die manuelle Indexierung von Dokumenten. 

Sie füllen nur ein einziges Abfragefeld aus (z. B. Kundenname) und das System füllt automatisch weitere Felder mit passenden Stammdatenwerten (z. B. Kundennummer, PLZ, Ort). Gibt es mehrere Datensätze, die zum Inhalt des Abfragefeldes passen, erhalten Sie vorab eine Trefferliste zu Auswahl. 

Abfragefelder erkennen Sie an diesem Icon:  

Dabei kann es ein oder mehrere Abfragefelder geben.

Schritt-für-Schritt:

• Geben Sie einen Wert in das Abfragefeld ein.
• Klicken Sie auf das Icon neben dem Abfragefeld.
• Alternativ geben Sie mindestens 3 Zeichen als Suchbegriff ein und klicken auf den erscheinenden Befehl Suche in Stammdaten.
• Es erscheint eine Trefferliste mit passenden Stammdatensätzen.

Abb: Ergebnisliste in Stammdaten bei Suche nach Kundenname "PROXESS"

• Markieren und übernehmen Sie den gewünschten Eintrag.
• Es werden jetzt alle Felder, die als Ergebnisfelder einrichtet sind, automatisch ausgefüllt. 
• Es erscheint folgender Bestätigungsdialog, den Sie in Ihren Benutzereinstellungen aktivieren oder deaktivieren können. 
• Im Bestätigungsdialog können Sie noch Änderungen vornehmen und dann mit OK die Indexwerte bestätigen. Hier gemachte Änderungen wirken Sich dabei immer nur auf das aktuelle Dokument aus.

Abb: Bestätigungsdialog für Stammdatensuche

• Nun werden diese Felder automatisch für die Indexierung des neuen Dokuments übernommen (gelbe Markierungen).

Abb.: Abfrage und Ergebnisfelder bei der Stammdatenindexierung