Neben der Standard-Indexierungsmaske und der Index-Miner-Indexierungsmaske können Dokumente auch mit einer benuzterdefinierten Indexierungsmaske archiviert werden. In der Regel ist die Archivierung mit der benutzerdefinierten Indexierungsmaske schneller, da hier weniger Felder ausgefüllt werden müssen.
Alle Einstellungen hierzu werden in der PROXESS Management Console durch einen Administrator vorgenommen. Zum Beispiel können bestimmte Automatismen aktiviert werden, wie die Zusammensetzung des Dokumenttitels aus verschiedenen Feldern dieser Maske. Hierdurch kann eine einheitliche Indexierung durch alle Benutzer erreicht werden.
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Vergewissern Sie sich, bevor Sie als Anwender zum ersten Mal mit dem PROXESS Printer Link eine Datei "ins Archiv drucken", bei Ihrem Systembetreuer, dass in der PROXESS Management Console Einstellungen für Ihr Benutzerprofil bzw. für Ihr geltendes Gruppenprofil vorgenommen wurden. Besteht kein eingerichtetes Profil, gelten Standardeinstellungen für Indexierung, Druck und Archivierung. Diese entsprechen gegebenenfalls nicht Ihren individuellen Anforderungen. |
Öffnen Sie das Dokument, das Sie in PROXESS archivieren möchten und wählen Sie im Menü „Datei“ die Funktion Drucken.
Wählen Sie im Druckdialog als Drucker „PROXESS Printer“ aus und wählen Sie den Befehl Drucken.
Nach einer kurzen Wartezeit erscheint unten rechts auf Ihrem Bildschirm das Statusfenster des PROXESS Printers:
Abb.: Statusfenster des PROXESS Printer Link
In diesem Beispiel wird der Verbindungsaufbau zum PROXESS-Server 127.0.0.1 und zum PROXESS-Archiv mit dem Namen "ArchivDB" angezeigt.
Nachfolgend wird ein Beispiel für eine benutzerdefinierte Indexierungsmaske gezeigt:
Abb.: Benutzerdefinierte Indexierungsmaske
Beispiel (siehe Abb. oben):
Der benutzerdefinierte Präfix wird hier mit dem festen Wert "KV" (= Kaufvertrag) gefüllt.
Die Datumsendziffer (im Beispiel "10" für "2010") wird eingetragen und später automatisch an den Benutzerdefinierten Präfix "KV" angehängt.
Referenz 1 ist das Indexfeld "KDNR" (für Kundennummer). Hier wird manuell eine Kaufvertragsnummer/Kundennummer eingetragen.
Aus den obenstehenden Angaben wird nun der PROXESS-Dokumenttitel (hier: "KV104711") zusammengesetzt und zur Archivierung in PROXESS eingetragen.
Referenzfeld 2 - 4 werden ebenfalls manuell ausgefüllt. Die Eingaben sind in diesem Beispiel jedoch freiwillig, da es sich nicht um Pflichtfelder handelt.
