PROXESS Personalmanagement

Das PROXESS Personalmanagement bietet eine zentrale Plattform für alle Dokumente und Vorgänge rund um den Mitarbeiter. Steuern Sie mit digitalen Workflows und globalem Fristenmanagement bequem alle Standardprozesse in Ihrer Personalabteilung. Vorgänge und Informationen werden so effizienter und transparenter für alle Beteiligten.

Die digitale Akte im Mittelpunkt

Alle Personaldokumente werden digital in einer einheitlichen Aktenstruktur und ohne Medienbrüche zentral abgelegt. Dies beginnt bei der Bewerberakten und geht bis hin zu ausgeschiedenen Mitarbeitern. Per Web Client ist der Zugriff jederzeit dezentral oder auch mobil möglich. Personaldokumente werden entweder automatisch importiert oder manuell per Drag & Drop hinzugefügt. Über die integrierte Volltextsuche können die Anwender alle Akten, Vorgänge und Dokumente schnell und intuitiv finden. So hat die Personalabteilung immer alles sofort auf einen Blick zur Hand, schafft Platz im Büro und kann schnell Auskunft geben gegenüber Kollegen, Mitarbeitern und Führungskräften.eitsprozesse in der Personalabteilung einheitlicher, schneller und durch Dokumentation transparenter.

Rechtssichere Aufbewahrung der Dokumente

Alle Dokumente werden rechtssicher aufbewahrt. Änderungen werden als neue Version eines Dokuments gekennzeichnet. Auch der aktuelle Status eines Workflows mit allen Bearbeitungsschritte an Dokumenten und Vorgängen wird sichtbar protokolliert.

Automatisches interaktives Organigramm

Ausgehend von einer Standardvorlage passen Sie die Unternehmensstruktur, die Dokumentarten und die Kategorien flexibel an Ihre eigenen Unternehmensbedürfnisse an. Aus den angelegten Strukturen und Mitarbeiterakten wird automatisch ein übersichtliches interaktives Organigramm erstellt.

Einhaltung der Datenschutz-Compliance

Die Datenschutzanforderungen in der Personalwirtschaft sind nicht zuletzt durch die DSGVO sehr hoch. Eine zentrale Datenbank, auf der nicht nur die Personal- sondern zusätzlich die Bewerberdaten  liegen, vereinfacht daher die Einhaltung der Datenschutz-Compliance. Mitarbeiter, die in den Bewerbungsprozess involviert sind, erhalten (zeitlich begrenzt) Zugang zu den Unterlagen. Das System warnt zudem automatisch vor anstehenden Löschfristen.

Einfache Akteneinsicht durch Mitarbeiter

Möchte ein Mitarbeiter Einsicht in seine eigene Personalakte haben, so erhält er einen temporären Zugang zu seiner eigenen Akte. Über den installationsfreien Web Client ist der Zugriff völlig unproblematisch auch für Mitarbeiter im Homeoffice oder an verteilten Standorten möglich.

Persönliches und globales Fristenmanagement

Im persönlichen Dashboard kann sich jeder Anwender seine eigenen offenen und fälligen Vorgänge und Aufgaben anzeigen lassen. Das integrierte Fristenmanagement erinnert Sie – auf Wunsch auch per E-Mail – zuverlässig an anstehende Aufgaben wie Mitarbeitergespräche, Führerscheinkontrollen oder auch an Löschfristen für Dokumente. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Dokumentationspflichten werden so zuverlässig eingehalten.

Digitale Workflows zur Steuerung von Standardprozessen

Sie gestalten Ihre eigenen digitalen Workflows zur Steuerung der Abläufe in der Personalabteilung. Im Zusammenspiel mit dem persönlichen Fristenmanagement behält jeder Mitarbeiter immer den Überblick über seine To-Do´s. Ein Blick in den Status einer Akte bzw. eines Vorgangs schafft zudem Transparenz über den aktuellen Stand der Bearbeitung für alle.

Integration von Drittsystemen

ERP-, HR- oder FIBU-Systeme können für die automatische Übernahme von Belegen (z.B.  Gehaltsabrechnungen) oder für den automatischen Abgleich von Stammdaten integriert werden. Und mit der optionalen Anbindung an das PROXESS Archiv sind Ihre Personaldokumente auch langfristig rechtskonform archiviert.

Die Funktionen im Überblick

  • Zentrale digitale Personalakte mit flexibler Definition von Beleg- und Aktenstruktur
  • Flexible Definition von Beleg- und Aktenstruktur

  • Integrierte Volltextsuche
  • Installationsfreier Web Client

  • Digitale Workflows zur Steuerung administrativer Prozesse in der Personalabteilung
  • Automatisches interaktives Organigramm

  • Detaillierte Rechte- und Benutzerverwaltung
  • Globales Fristenmanagement

  • Temporäre Akteneinsicht für Mitarbeiter

  • E-Mail-Erinnerungsfunktion
  • Digitale Workflows für administrative Prozesse

  • Durchgängige Dokumentation der Prozesse
  • Integration von ERP-, HR- und FIBU-System
  • Anbindung als PROXESS-Archiv (optional)

Weitere Produkte

„Seit wir Softwarelösungen von PROXESS einsetzen hat sich die Transparenz unserer kaufmännischen Prozesse deutlich erhöht und der Zugriff auf Dokumente aller Art erfolgt in einem Bruchteil der Zeit. Es ist ein gutes Gefühl alle Verträge und Vereinbarungen sicher archiviert zu wissen.“

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