PROXESS Personalmanagement

Auch wenn Personalabteilungen heute überwiegend mit elektronischer Unterstützung arbeiten, werden Korres- pondenzen, Arbeitsverträge oder Bescheinigungen meist noch in papierbasierten Akten verwaltet. Zudem sind Office- sowie ERP-Anwendungen selten integriert. Mit dem PROXESS Personalmanagement digitalisieren Sie Ihre Akten und Prozesse und machen Ihre Personalabteilung effizienter und sicherer.

Administrative Prozesse digital abbilden und Personalakten sicher aufbewahren

Die Gewinnung von Fachkräften und die interne Weiterbildung sind heute wichtiger denn je. Dies generiert neue Herausforderungen und Aufgaben im Personalmangement. Im administrativen Bereich wächst der elektronische Datenaustausch mit Krankenkassen, Behörden und Sozialversicherungen stetig. Die gesetzlichen Anforderungen bezüglich Datenschutz und des vertraulichen Umgangs mit personenbezogenen Daten sind ebenfalls komplexer und müssen berücksichtigt werden. Mit dem PROXESS Personalmanagement werden Sie diesen neuen Herausforderungen gerecht.

Das PROXESS Personalmanagement umfasst drei Bausteine: Die Digitale Personal- und Firmenakte, das Bewerbermanagement und das Qualifikations- und Seminarmanagement. Alle Komponenten können Sie flexibel nach Ihren Bedürfnissen gestalten. Durch die integrierte Workflow-Engine werden alle Arbeitsprozesse in der Personalabteilung einheitlicher, schneller und durch Dokumentation transparenter.

Digitale Personal- und Firmenakte

Alle mitarbeiterbezogenen Informationen und Dokumente werden hier übersichtlich und strukturiert abgelegt und verwaltet. Dabei passen sich Dokumentarten und Aktenstruktur flexibel an Ihre Unternehmensstruktur an, auch über mehrere Mandanten hinweg. Durch das ausgefeilte Berechtigungskonzept ist der Zugriff auf vertrauliche und sensible Inhalte nur für berechtige Personen möglich. Die administrativen Aufgaben in der Personalabteilung werden über digitale Workflowprozesse gesteuert. Dabei erinnert Sie das integrierte Fristenmanagement zuverlässig an Wiedervorlagen, anstehende Aufgaben oder auch an Löschfristen für Dokumente. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Dokumentationspflichten werden so zuverlässig eingehalten. Über eine integrierte Volltextsuche können Sie Informationen und Dokumente schnell und intuitiv finden. In der Firmenakte werden alle nicht mitarbeiterbezogenen Dokumente, wie z. B. Betriebsvereinbarungen oder Sozialversicherungs-Jahresmeldungen sicher aufbewahrt.

Bewerbermanagement

Hier steuern Sie effizient und transparent den Bewerbungs- und Einstellungsprozess von der Ausschreibung über die Vorselektion, die Kandidatengespräche, den Entscheidungsprozess bis zur Einstellung oder Absage. Dies umfasst die Verwaltung der Stellenausschreibungen inklusive der Freigabe, die Erfassung der Bewerbungsunterlagen unabhängig vom Eingangskanal (per Post, Online, etc.), den eigentlichen Auswahlprozess der Kandidaten bis hin zur Entscheidung über Einstellung oder Absage.

Qualifikations- und Seminarmanagement

Durch das Qualifikations- und Seminarmanagement erhalten Führungskräfte und Personalverantwortliche auf Knopfdruck einen umfassenden Überblick über den Qualifikationsstand ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Zu diesem Modul gehören eine effiziente und transparente Verwaltung von Räumen, Trainern, Seminaranbietern, Seminarterminen, Seminaranmeldungen, Qualifikationspfaden, Kosten, Voraussetzungen sowie eine Qualifikationsplanung für einzelne Mitarbeiter, Funktionen und Stellen. So werden den Mitarbeitern Entwicklungspotenziale im Unternehmen aufgezeigt und die strategische Personalplanung unterstützt.

Schnell integriert und sicher archiviert

ERP-, HR- oder FIBU-Systeme können für den automatischen Abgleich von Stammdaten oder für die automatische Übernahme von Belegen (z.B. Gehaltsabrechnungen) integriert werden. Über eine vorbereitete Schnittstelle binden Sie Online-Stellenmärkte, beispielsweise Plattformen der Bundesagentur für Arbeit, XING, LinkedIn oder Ihre eigene Internetseite ein. Und mit der optionalen Anbindung an das PROXESS Archiv sind Ihre Personaldokumente auch langfristig rechtssicher archiviert.

Die Funktionen im Überblick

  • Zentrale digitale Personalakte mit flexibler Definition von Beleg- und Aktenstruktur
  • Mandantenfähig
  • Integrierte Volltextsuche
  • Moderner installationsfreier Web Client
  • Digitale Workflows zur Steuerung administrativer Prozesse in der Personalabteilung
  • Digitale Firmenakte für allgemeine Dokumente
  • Detaillierte Rechte- und Benutzerverwaltung
  • Fristenmanagement mit Eskalationsstufen
  • E-Mail-Erinnerungsfunktion
  • Bewerbermanagement und Seminarmanagement
  • Durchgängige Dokumentation der Prozesse
  • Integration von ERP-, HR- und FIBU-System
  • Rechtssichere Archivierung durch Anbindung an PROXESS Archiv
  • Integration von Online-Jobportalen möglich

Weitere Produkte

„Seit wir Softwarelösungen von PROXESS einsetzen hat sich die Transparenz unserer kaufmännischen Prozesse deutlich erhöht und der Zugriff auf Dokumente aller Art erfolgt in einem Bruchteil der Zeit. Es ist ein gutes Gefühl alle Verträge und Vereinbarungen sicher archiviert zu wissen.“