Archivieren mit benutzerdefinierter Indexierungsmaske

PROXESS Explorer Link bietet drei Wege der Indexierung von Dokumenten an:

1. Manuelles Archivieren mit der Standard-Indexierungsmaske

2. Unterstütztes Archivieren mit dem PROXESS Index Miner

3. Archivieren mit einer reduzierten benutzerdefinierten Indexierungsmaske

Die Archivierung mit der benutzerdefinierten Indexierungsmaske ist schneller, da hier weniger Felder ausgefüllt werden müssen. Zuaätzlich können Automatismen aktiviert werden, wie die Zusammensetzung des Dokumenttitels aus verschiedenen Feldern dieser Maske. So kann auch eine einheitliche Indexierung durch alle Benutzer erreicht werden.

 Tipp

Sind alle Einstellungen vom Administrator vorgenommen, dann erscheint automatisch bei der Verwendung durch den Benutzer eine kleinere benutzerdefinierte Indexierungsmaske.

Schritt für Schritt:

1. Markieren Sie ein oder mehrere Dokumente, die Sie archivieren möchten.

2.  Wählen Sie über das Kontextmenü den Befehl  In PROXESS archivieren/In PROXESS gruppiert archivieren aus.

Bei der Option In PROXESS gruppiert archivieren werden die markierten Dateien in ein gemeinsames Dokument archiviert. Diese Option ist zum Beispiel sinnvoll für einen Beleg mit verschiedenen Änhängen.

3. Es erscheint die benutzerdefinierte Indexierungsmaske:

Abb.: Benutzerdefinierte Archivierung mit dem PROXESS Explorer Link

Primärfelder sind Pflichtfelder, d.h. sie müssen durch den Anwender ausgefüllt werden, um das Dokument archivieren zu können.

Sekundärfelder dienen der weiteren Beschreibung. Diese Merkmalsfelder müssen nicht unbedingt befüllt werden.

Die Auswahl der  Felder, sowie eine eventuelle feste Vorbelegung von Inhalten in Primärfeldern und Datumsfeld wird in der PROXESS Management Console vorgenommen. Wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren Systembetreuer.

Tipp