Archivieren mit dem PROXESS Index Miner

PROXESS bietet drei Wege der Indexierung von Dokumenten/Bildern an:

1. Manuelles Archivieren mit der Standard-Indexierungsmaske

2. Unterstütztes Archivieren mit dem PROXESS Index Miner

3. Archivieren mit einer reduzierten benutzerdefinierten Indexierungsmaske

Der PROXESS Index Miner unterstützt den Anwender bei der manuellen Indexierung von Dokumenten. Über festgelegte Abfragefelder  (z. B. "KDNr" als Kundennummer) werden bereits archivierte Dokumente mit einer bestimmten Kundenummer angezeigt. Deren Indexwerte können dann per Mausklick automatisch übernommen werden.

Diese Einstellung wird im Programm "PROXESS Management Console" festgelegt. Einstellungen in der "PROXESS Management Console" werden in der Regel im Vorfeld durch einen Systembetreuer vorgenommen. Wenden Sie sich gegebenenfalls an Ihren Systembetreuer.

Ist der PROXESS Index Miner für Ihr Benutzerprofil aktiviert, so erfolgt die Archivierung in diesem Fall mit der Unterstützung durch den PROXESS Index Miner.

Schritt für Schritt:

1. Markieren Sie ein oder mehrere Dateien, die Sie archivieren möchten.

2. Wählen Sie über das Kontextmenü den Befehl Archivieren in PROXESS aus. Mit dem Befehl Gruppiert in PROXESS archivieren werden die markierten Dateien in einem gemeinsamem PROXESS-Dokument zusammen archiviert mit einer gemeinsamen Indexierung.

Nun öffnet sich die Indexierungsmaske versehen mit grünen und blauen Pfeilen.

 Tipp

Abb.: Suche nach ähnlichen Dokumenten über das Abfragefeld "Auftrags-Nr."

Blaue Pfeile geben an, dass es sich bei diesen Feldern um Abfragefelder handelt.

Grüne Pfeile bezeichnen Ergebnisfelder, in die vorgeschlagene und übernommene Indexwerte eingetragen werden.

Felder ohne Pfeile können Sie bereits jetzt ausfüllen. Die Einträge werden dann für die Indexierung übernommen. Im Beispiel oben: Das Tagesdatum wird hier durch Voreinstellung immer bereits automatisch eingetragen.

Beispiel:

Die mit blauen Pfeil gekennzeichneten Felder Auftragsnummer, Belegnummer , Kreditorenummer und Name stellen mögliche Abfragefelder dar. Die mit grünem Pfeil gekennzeichneten Felder Auftragsnummer, Debitorennummer, Kreditorennummer, Name und Adressfelder sind Ergebnisfelder, die nach einer erfolgreichen Suche automatisch gefüllt werden, sofern hier Einträge in PROXESS vorhanden sind.

3. Geben Sie in das oder in die Abfragefelder Beschreibungsmerkmale ein und verlassen Sie das Feld durch Betätigen der TAB-Taste.

Nun erscheint eine Trefferliste mit vorhanden Einträgen im Archiv, die den Abfragewerten entsprechen.

Abb.: Trefferliste nach Eingabe der Kundennummer "4712"

In diesem Beispiel hat die Suche über den PROXESS Index Miner nun passende Belege mit der Kundennummer "4712" gefunden. Diese werden in der Trefferliste (siehe obige Abbildung) angezeigt.

4. Jetzt können Sie die Datei als neues Dokument archivieren die Datei zu einem bestehenden Dokument aus der Liste hinzufügen.

Befehl Übernehmen ( = Neues Dokument anlegen)

Markieren Sie einen passenden Eintrag aus der Trefferliste und wählen Sie den Befehl Übernehmen. In die Ergebnisfelder Ihrer Indexierungsmaske werden nun automatisch die Werte des gewählten Eintrags übernommen.

Befehl Datei anhängen ( = zu bestehendem Dokument hinzufügen)

Markieren Sie einen passenden Eintrag aus der Trefferliste und wählen Sie den Befehl Datei anhängen. In die Ergebnisfelder Ihrer Indexierungsmaske werden nun automatisch die Werte des gewählten Eintrags übernommen.

 Abb.: Ausgefüllte Indexierungsmaske mit übernommenen Indexwerten

Nun können Sie weitere Merkmalsfelder füllen oder Korrekturen vornehmen.

Bestätigen Sie alle Indexwerte für das Dokument  mit dem Befehl Speichern.

Sie erhalten eine Meldung, dass die Archivierung erfolgreich durchgeführt wurde.

Tipp