Dokumentverwaltung

Nach dem Scannen bzw. Einlesen der Belege, werden diese in der Dokumentverwaltung bearbeitet. Die Dokumentverwaltung dient dazu, gescannte Belege einer Sichtprüfung zu unterziehen, Korrekturen vorzunehmen und Dokumente zu indexieren.

Schritt für Schritt:

Um zur Scanbearbeitung zu gelangen öffnen Sie ein Scanprofil und scannen neue Belege ein oder öffnen Sie einen bestehenden Scanjob durch Doppelklick.

Abbildung: Die drei Verarbeitungsschritte beim Scannen

Nach dem Aufruf des Bearbeitungsfensters befinden Sie sich automatisch im ersten Verarbeitungsschritt "Einlesen". Die Funktione "Dokumentverwaltung" kann entweder über den Balken im unteren linken Bildbereich aufgerufen werden (siehe Abb.) oder über das gleichnamige Icon in der Bildmenüleiste oben.

Der Aufbau des eingelesenen Dokumentenstapels wird nun als Baumstruktur im linken Bildbereich angezeigt. Diese Baumstruktur können Sie über die Icons "Erweitern" und "Reduzieren" (siehe Bildmenü) auf- und zuklappen.

Abb.: Eingelesene Dokumente für die Dokumentverarbeitung

In Abhängigkeit der gemachten Einstellungen im Bereich "Dokument und Barcode" werden die Dokumente in der linken Baumansicht strukturiert. Das Dokument und die darunter aufgelisteten Bilder stellen dabei bereits ein ein- oder mehrseitiges Dokument für die Archivierung dar. Das aktuell markierte Bild oder Dokument sehen Sie in der Bildschirmmitte als Vorschau. Ein erkannter Barcode wird dort farbig umrandet (siehe auch Barcodeeinstellungen) und in der Bildmenüleiste oben angezeigt.

Beispiel: In den Einstellungen wurde "Dokumentheftung durch Barcode" gewählt. So hat jeweils das erste Bild eines Dokumentes einen Barcode. Folgeseiten des Dokuments haben keinen Barcode. Die nächste eingelesene Seite, die einen Barcode hat, signalisiert damit den Anfang eines neuen Dokuments.

In diesem Verarbeitungsschritt stehen Ihnen folgende manuelle Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung:

Indexierung

Im rechten Bildschirmbereich finden Sie eine weitere Darstellungsweise des Scanstapels unterteilt in Status und Felder.

• Der Status gibt eine Übersicht über alle Dokumente des momentanen Jobs mit der dazugehörigen Barcodenummer und der Anzahl der enthaltenen Seiten.

• Die Spalte Felder zeigt zum aktiven Dokument eine Indexmaske an. Hier können den gescannten Belegen weitere Indexmerkmale zur Archivierung hinzugefügt werden.

Die Statusübersicht gibt einen Überblick über die eingelesenen Dateien und Dokumente. Sollen alle Seiten mit gleichem Barcode zu einem Dokument zusammengefasst werden, bietet sich zur Sichtkontrolle besonders die Übersicht im Register Dateien an.

Abb.: Statusübersicht eingelesener Dokument in zwei Varianten

Die angezeigten Felder und ihre Eigenschaften sind abhängig vom zugeordneten Scan-Profil (siehe Kapitel: Felder)

Diese Indexierung kann durch manuelle Eingabe erfolgen oder unter Verwendung des PROXESS Index Miners (Einstellungen hierzu finden Sie unter Feldeigenschaften).

Indexierung mit dem PROXESS Index Miner

Der PROXESS Index Miner unterstützt den Anwender bei der manuellen Indexierung von Dokumenten. Über festgelegte Abfragefelder  (z. B. "KDNr" als Kundennummer) werden bereits archivierte Dokumente mit einer bestimmten Kundenummer angezeigt. Deren Indexwerte können dann per Mausklick automatisch übernommen werden.

Abb.: Felder zur manuellen Indexierung des gescannten Beleges

Rotes Ausrufezeichen: kennzeichnet ein Pflichtfeld

Das Dokument kann nur gespeichert und übertragen werden, wenn hier ein Eintrag vorhanden ist. Dokumentname und Dokumenttyp sind systembedingt immer Pflichtfelder.

Blauer Pfeil: kennzeichnet ein "Query Feld".

Wird hier ein Wert eingegeben, so erscheint eine Trefferliste mit bereits archivierten Dokumenten in PROXESS, deren Wert identisch ist. Wird hier beispielsweise eine Kundennummer angegeben, so erscheinen in der Trefferliste bereits archivierte Dokumente desselben Kunden.

Grüner Pfeil: kennzeichnet ein "Result Feld"

Wählen Sie nun aus der Trefferliste einen Eintrag aus, so werden die Werte dieses bereits archivierten Dokuments auch für das neue aktuelle Dokument übernommen.

Im abgebildeten Beispiel stellt das mit blauem Pfeil gekennzeichneten Feld  "KD Nr" ein Abfragefeld dar. Die mit grünem Pfeil gekennzeichneten Felder  "KD Name", "Strasse" und "PLZ_Ort" sind Ergebnisfelder, die nach einer erfolgreichen Suche automatisch gefüllt werden.

Geben Sie in das oder die Abfragefelder  Ihre Beschreibungsmerkmale ein.

Verlassen Sie das Feld über eine dieser Tastenkombinationen:

Es erscheint eine Trefferliste mit vorhandenen Einträgen im Archiv, die den Abfragewerten entsprechen. Eine Begrenzung der angezeigten Treffer in der Trefferliste können Sie unter Erweiterte Einstellungen vornehmen.

Abb.: Trefferliste mit passenden Einträgen aus dem Archiv

Speichern Sie Ihre Angaben durch die Taste Enter. Es wird nun automatisch das nächste Dokument samt Indexmaske angezeigt.

Sind alle Dokumente des Scanjobs richtig ausgerichtet, geheftet und indexiert, so folgt der nächste Bearbeitungsschritt: "Übertragen".