Machen Sie es wie Vanessa
Integrieren Sie ein Dokumentenmanagementsystem in Dynamics 365 Business Central
Vanessa arbeitet in Business Central mit einem integrierten Dokumentenmanagementsystem. Sie kann archivierte Belege zum Vorgang direkt über Business Central aufrufen. Eingangsrechnungen erhält Vanessa zur Freigabe papierlos auf dem Bildschirm. Ihre Arbeitsprozesse werden dadurch erheblich beschleunigt und die digitale Archivierung ist zudem rechtskonform. So hat sie mehr Zeit für andere Aufgaben.
So einfach geht’s
Mit der Integration von PROXESS in Microsoft Dynamics 365 Business Central können Sie eingehende und ausgehende Dokumente rechtssicher in PROXESS archivieren. Archivierte Dokumente können Sie sowohl aus der Business Central-Oberfläche heraus als auch über den PROXESS Web Client recherchieren und sich in Sekundenschnelle wieder anzeigen lassen. Darüber hinaus wird der digitale Eingangsrechnungsprozess mit Erkennung, Prüfung, Bearbeitung und Workflow vollständig unterstützt.
Omnichannel Posteingang
Eingehende Papierdokumente wie Rechnungen werden eingescannt und an das PROXESS Dokumentenmanagementsystem übergeben. Digitale Dokumente wie E-Mails mit PDF Anhang werden direkt an das System weitergeleitet. Eine Weiterleitung der Rechnungen über mehrere Kanäle, wie E-Mail und interne Postverteilung findet nicht mehr statt.
Belegerkennung und Automatisierung
Die digitalisierten Eingangsrechnungen werden durch PROXESS ausgelesen. Die KI-gestützte Software erkennt die wichtigsten Daten wie Lieferant, Rechnungsnummer, Netto- und Bruttobeträge. Dabei werden die Ergebnisse mit den Stammdaten aus Business Central abgeglichen. Eine manuelle Belegerfassung ist nicht mehr notwendig.
Bearbeitung und Freigabe
Jetzt können Vanessa und ihr Team die Rechnungen direkt am PC prüfen und freigeben. Die Bearbeitung und Freigabe findet in Echtzeit statt. Alle Bearbeitungsschritte bleiben transparent und übersichtlich. Die zur Auswahl stehenden Kostenstellen und Kontonummern greifen auf die FIBU-Stammdaten aus Business Central zurück.
Intuitive Integration in Business Central
KI-gestützte Belegerkennung
Die digitalisierten Eingangsrechnungen werden durch PROXESS ausgelesen. Die KI-gestützte Software erkennt die wichtigsten Daten wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto- und Bruttobeträge.
Dabei werden die Ergebnisse der OCR-Erkennung automatisch mit den Stammdaten aus Business Central abgeglichen. Eine manuelle Belegerfassung ist nicht mehr notwendig. Darüber freut sich Vanessa sehr.
Rechnungen prüfen
Bevor die Rechnung bezahlt werden kann, muss sie von der Fachabteilung geprüft und evtl. von der Teamleitung freigegeben werden. Je nach Rechnungsbetrag, Lieferantenzuordnung oder weiteren Kriterien werden Vanessas Kolleginnen und Kollegen zur sachlichen und rechnerischen Freigabe aufgefordert.
Übersichtlicher Bearbeitungsstand
Im Rechnungseingangsbuch haben alle jederzeit den Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand einer Rechnung.
Dokumentenprozesse mit PROXESS Workflow
Rechnungen freigeben
Während des digitalen Prüfungs- und Freigabeprozesses können die Kolleginnen und Kollegen Kontierungsvorschläge eingeben. Die zur Auswahl stehenden Kostenstellen und Kontonummern greifen auf die FIBU-Stammdaten aus Business Central zurück.
Archivierung und Buchung in Business Central
Die freigegebenen Eingangsrechnungen und die erfassten Daten werden an Business Central übergeben. Die Eingangsrechnung wird nach der Prüfung automatisch rechtssicher inklusive des Bearbeitungsprotokolls in PROXESS archiviert. Vanessa kann den Beleg nun in Business Central buchen und zur Zahlung anweisen. Um eine Ablage der Rechnung muss sie sich nicht mehr kümmern.
Dokumente über Business Central anzeigen
Vanessa möchte die Rechnung nach einigen Monaten noch einmal sehen, weil sie wieder neue Ware bestellen möchte. Kein Problem: Denn über den Vorgang in Business Central kann sie sich bequem die Eingangsrechnung oder auch den ganzen Vorgang aus dem Archiv wieder anzeigen lassen.
Dokumente im Archiv wiederfinden
Vanessas Kollege Tim aus dem Bereich Marketing möchte sich ebenfalls die Rechnung anzeigen lassen. Er hat allerdings keinen Zugriff auf das ERP-System. Tim kann sich die Rechnung direkt aus dem Archiv anzeigen lassen. Bei seiner Suche im Archiv kann er vielfältige Suchmöglichkeiten wie Stichwortsuche, Filtersuche oder Belegnummernsuche nutzen.
