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Machen Sie es wie Vanessa

Integrieren Sie ein Dokumentenmanagementsystem in Dynamics 365 Business Central

Vanessa arbeitet in Business Central mit einem integrierten Dokumentenmanagementsystem. Sie kann archivierte Belege zum Vorgang direkt über Business Central aufrufen. Eingangsrechnungen erhält Vanessa zur Freigabe papierlos auf dem Bildschirm. Ihre Arbeitsprozesse werden dadurch erheblich beschleunigt und die digitale Archivierung ist zudem rechtskonform. So hat sie mehr Zeit für andere Aufgaben.

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frau am pc blickt in die kamera dynamics 365 business central

Intuitive Integration in Business Central

  • Rechnung in Dynamics 365 Business Central
  • PROXESS Business Central Eingangspool ER
  • Business Central Beleg oder Vorgang anzeigen PROXESS
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KI-gestützte Belegerkennung

Die digitalisierten Eingangsrechnungen werden durch PROXESS ausgelesen. Die KI-gestützte Software erkennt die wichtigsten Daten wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto- und Bruttobeträge.

Dabei werden die Ergebnisse der OCR-Erkennung automatisch mit den Stammdaten aus Business Central abgeglichen. Eine manuelle Belegerfassung ist nicht mehr notwendig. Darüber freut sich Vanessa sehr.

PROXESS KI gestützte Belegerkennung
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Rechnungen prüfen

Bevor die Rechnung bezahlt werden kann, muss sie von der Fachabteilung geprüft und evtl. von der Teamleitung freigegeben werden. Je nach Rechnungsbetrag, Lieferantenzuordnung oder weiteren Kriterien werden Vanessas Kolleginnen und Kollegen zur sachlichen und rechnerischen Freigabe aufgefordert.

Übersichtlicher Bearbeitungsstand

Im Rechnungseingangsbuch haben alle jederzeit den Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand einer Rechnung.

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Dokumentenprozesse mit PROXESS Workflow

  • PROXESS Belegleser Verifier
  • PROXESS Workflow Rechnungseingangsbuch
  • PROXESS Workflow Freigabeprozess
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Rechnungen freigeben

Während des digitalen Prüfungs- und Freigabeprozesses können die Kolleginnen und Kollegen Kontierungsvorschläge eingeben. Die zur Auswahl stehenden Kostenstellen und Kontonummern greifen auf die FIBU-Stammdaten aus Business Central zurück.

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Archivierung und Buchung in Business Central

Die freigegebenen Eingangsrechnungen und die erfassten Daten werden an Business Central übergeben. Die Eingangsrechnung wird nach der Prüfung automatisch rechtssicher inklusive des Bearbeitungsprotokolls in PROXESS archiviert. Vanessa kann den Beleg nun in Business Central buchen und zur Zahlung anweisen. Um eine Ablage der Rechnung muss sie sich nicht mehr kümmern.

Dokumente über Business Central anzeigen

Vanessa möchte die Rechnung nach einigen Monaten noch einmal sehen, weil sie wieder neue Ware bestellen möchte. Kein Problem: Denn über den Vorgang in Business Central kann sie sich bequem die Eingangsrechnung oder auch den ganzen Vorgang aus dem Archiv wieder anzeigen lassen.

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Dokumente im Archiv wiederfinden

Vanessas Kollege Tim aus dem Bereich Marketing möchte sich ebenfalls die Rechnung anzeigen lassen. Er hat allerdings keinen Zugriff auf das ERP-System. Tim kann sich die Rechnung direkt aus dem Archiv anzeigen lassen. Bei seiner Suche im Archiv kann er vielfältige Suchmöglichkeiten wie Stichwortsuche, Filtersuche oder Belegnummernsuche nutzen.

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Warten Sie nicht länger

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