Digitales Vertragsmanagement: Verträge digital verwalten

Die Themen im Überblick:

Verträge begleiten nahezu jeden Geschäftsprozess. Gleichzeitig verursachen verstreut abgelegte Dokumente, manuelle Freigaben und übersehene Fristen oft unnötigen Aufwand und Risiken.

Digitales Vertragsmanagement bündelt alle vertragsrelevanten Informationen an einem zentralen Ort und schafft Transparenz über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg: Von der Erstellung und Prüfung über die digitale Signatur bis hin zur Archivierung gestalten sich Arbeitsabläufe strukturiert und nachvollziehbar. Mitarbeitende können ortsunabhängig auf Verträge zugreifen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten und behalten Fristen jederzeit im Blick. So lassen sich Abläufe beschleunigen, Compliance-Anforderungen einfacher erfüllen und Geschäftsbeziehungen effizient verwalten.

Was bedeutet der Begriff „Vertragsmanagement“

Vertragsmanagement ist die Planung, Steuerung und Überwachung aller Prozesse rund um einen Vertrag. Es begleitet den gesamten Vertragslebenszyklus, von der Erstellung und Verhandlung über die Freigabe und Unterzeichnung bis hin zur Verlängerung oder Beendigung eines Vertrags.

Ziel des Vertragsmanagements ist es, Vertragsprozesse effizient zu gestalten, Risiken zu minimieren und die Einhaltung von Fristen, rechtlichen Vorgaben sowie internen Richtlinien sicherzustellen. Unternehmen behalten dadurch jederzeit den Überblick über ihre vertraglichen Verpflichtungen und können schneller auf Änderungen reagieren.

Häufig werden die Begriffe Vertragsmanagement und Vertragsverwaltung synonym verwendet. Tatsächlich geht Vertragsmanagement jedoch deutlich weiter. Während sich die Vertragsverwaltung vor allem auf die Ablage, Organisation und Archivierung von Vertragsdokumenten konzentriert, umfasst das Vertragsmanagement den gesamten organisatorischen und strategischen Umgang mit Verträgen.

Digitale Vertragsverwaltung versus Vertragsmanagement?

Kurz gesagt: Eine Vertragsverwaltung konzentriert sich auf Dokumente, das Vertragsmanagement auf Prozesse.

Die digitale Vertragsverwaltung bildet die administrative Basis eines modernen Vertragsmanagements. Sie sorgt dafür, dass Verträge, Vertragsdaten und Fristen zentral erfasst und bereitgestellt werden.

Das Vertragsmanagement geht einen Schritt weiter. Es umfasst die Steuerung und Überwachung des gesamten Vertragslebenszyklus, von der Erstellung und Verhandlung über Freigaben und Signaturen bis hin zur Verlängerung oder Beendigung eines Vertrags.

Digitale Contract Lifecycle Management-Softwarelösungen verbinden beide Bereiche und unterstützen Unternehmen entlang des gesamten Vertragslebenszyklus. Idealerweise decken Software-Lösungen sämtliche Phasen des Vertragslebenszyklus ab. Sie verknüpfen die administrative Vertragsverwaltung mit den organisatorischen und strategischen Aufgaben des Vertragsmanagements.

Die einzelnen Phasen eines Vertrags über den gesamten CLM-Prozess

Vertragsverhandlung

Während der Vertragsverhandlung stimmen die Vertragsparteien Inhalte, Konditionen und Laufzeiten eines Vertrags ab. Digitale Vertragsmanagement-Lösungen stellen sicher, dass die späteren Vertragsparteien auf aktuelle Dokumentversionen zugreifen, Änderungen nachvollziehen und gemeinsam an Vertragsentwürfen arbeiten können. Dadurch lassen sich Abstimmungsaufwände reduzieren und Verhandlungen effizienter gestalten.

Vertragserstellung

Die Vertragserstellung umfasst die Ausarbeitung und Anpassung von Vertragsdokumenten. Eine Vorlagenbibliothek stellt dazu Textbausteine, Klauseln und Vertragsvorlagen zentral bereit. Da die Inhalte vorab durch die Rechtsabteilung geprüft wurden, fördern sie die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und schaffen unternehmensweit eine einheitliche, rechtssichere Basis von Verträgen.

Vertragsprüfung

Im Rahmen der Vertragsprüfung werden Verträge sowie vertragsbegleitende Dokumente und Vertragsdaten auf Vollständigkeit, Risiken und Compliance-Anforderungen geprüft. Digitale Vertragsmanagement-Lösungen verknüpfen alle relevanten Informationen miteinander und ermöglichen einen standortunabhängigen Zugriff auf stets aktuelle Dokumente.

Vertragsfreigabe

Die Vertragsfreigabe stellt sicher, dass Verträge vor ihrem Abschluss durch die zuständigen Personen genehmigt werden. Der vertragsgenehmigende Personenkreis besteht zumeist aus leitenden Positionen. Digitale Workflows leiten Vertragsentwürfe automatisch an die verantwortlichen Genehmiger weiter, stellen alle vertragsbegleitenden Dokumente zentral bereit und sorgen für transparente Entscheidungswege. Eine Versionierung dokumentiert zudem sämtliche Änderungen nachvollziehbar und schafft Transparenz über den gesamten Freigabeprozess.

Vertragsabschluss

Der Vertragsabschluss markiert den erfolgreichen Abschluss aller Verhandlungen, Prüfungen und Freigaben. Zu diesem Zeitpunkt liegt eine verbindliche Vertragsfassung vor, die mit der anschließenden Unterzeichnung rechtswirksam werden kann und die Basis für die weitere Vertragsausführung bildet.

Vertragsunterzeichnung

Mit der Vertragsunterzeichnung bestätigen die Vertragsparteien die vereinbarten Vertragsinhalte. Digitale Signaturen ermöglichen eine schnelle und ortsunabhängige Unterzeichnung direkt aus dem Vertragsmanagement heraus, und zwar schneller als Sie den Stift ziehen. Die eIDAS-Verordnung der Europäischen Union regelt die rechtlichen Anforderungen an drei Arten elektronischer Signaturen und sorgt für deren europaweite Anerkennung. Ein zeitgemäßes CLM-System verfügt über die passende Integration von Signaturdiensten.

Vertragscontrolling

Mit Vertragsabschluss und Vertragsunterzeichnung beginnt die Vertragserfüllung. Das Vertragscontrolling überwacht die Einhaltung vertraglich vereinbarter Leistungen, Fristen und Verpflichtungen. CLM-Lösungen unterstützen diese Controlling-Aufgabe durch Reports, Statusübersichten und automatische Benachrichtigungen bei Abweichungen.

Fristenmanagement

Das Fristenmanagement unterstützt Unternehmen bei der Überwachung von Laufzeiten, Kündigungsfristen und Verlängerungsoptionen. Modernes Contract Lifecycle Management berücksichtigt dabei auch Vorfristen und informiert die verantwortlichen Personen frühzeitig über Handlungsbedarf. Automatische Erinnerungen helfen dabei, Fristversäumnisse, unerwünschte Vertragsverlängerungen und daraus resultierende Risiken zu vermeiden.

Risikomanagement

Ein wirksames Risikomanagement setzt Transparenz über Verträge, Fristen, Verpflichtungen und Vertragsdaten voraus. Contract Lifecycle Management schafft die dafür notwendige Informationsbasis und unterstützt Unternehmen bei der frühzeitigen Identifikation potenzieller Risiken.

Vertragsarchivierung

Nach Vertragsablauf erfolgt die revisionssichere Archivierung aller vertragsrelevanten Dokumente und Daten. Viele CLM-Lösungen stellen dafür eigene Archivierungsfunktionen bereit oder übergeben Verträge an ein angebundenes Archivsystem. So bleiben Verträge, Vertragsdaten und vertragsbegleitende Dokumente langfristig verfügbar und unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie DSGVO und GoBD.

Vorteile des digitalen Vertragsmanagements

Digitales Vertragsmanagement unterstützt Unternehmen dabei, Vertragsprozesse effizienter und rechtssicherer zu gestalten. Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile:

  • Mehr Transparenz: Verträge, Vertragsdaten und vertragsbegleitende Dokumente stehen zentral und jederzeit verfügbar bereit.

  • Schnellere & sichere Prozesse: Digitale Workflows beschleunigen Verhandlungen, dokumentieren Freigaben und Vertragsunterzeichnungen.

  • Ortsunabhängige Zusammenarbeit: Alle Beteiligten greifen auf dieselbe Informationsbasis und aktuelle Dokumentversionen zu.

  • Leichtere Einhaltung von Fristen: Automatische Erinnerungen reduzieren das Risiko verpasster Fristen und unerwünschter Vertragsverlängerungen.

  • Höhere Compliance: Versionierung, Audit-Trails und definierte Freigabeprozesse unterstützen die Einhaltung interner und gesetzlicher Vorgaben.

  • Geringerer Verwaltungsaufwand: Automatisierte Abläufe reduzieren manuelle Tätigkeiten und Medienbrüche.

  • Bessere Entscheidungsbasis: Reports und Auswertungen schaffen Transparenz über Vertragsbestände, Verpflichtungen und Risiken.

  • Rechtssichere Aufbewahrung: Verträge und zugehörige Dokumente bleiben nachvollziehbar dokumentiert und revisionssicher archiviert.

Künstliche Intelligenz im digitalen Vertragsmanagement

KI unterstützt Vertragsverantwortliche bei der Analyse großer Vertragsbestände. Sie kann beispielsweise:

  • Vertragsdaten auslesen,
  • Verträge klassifizieren,
  • Klauseln identifizieren,
  • Fristen erkennen,
  • Vertragsbestände analysieren und
  • Auffälligkeiten hervorheben.

Dadurch lassen sich Informationen schneller finden und manuelle Prüfaufwände reduzieren. Dabei unterstützt KI insbesondere bei Routineaufgaben, die bislang manuell durchgeführt werden mussten. Fachliche, rechtliche und wirtschaftliche Entscheidungen verbleiben jedoch weiterhin beim Menschen.

Welche Voraussetzungen müssen für den effizienten Einsatz von KI gegeben sein?

Damit KI ihr Potenzial im Vertragsmanagement entfalten kann, müssen Vertragsdokumente digital verfügbar und zentral zugänglich sein. Nur wenn Verträge, Vertragsdaten und vertragsbegleitende Informationen strukturiert vorliegen, können KI-Systeme diese Inhalte effizient analysieren.

Wichtige Voraussetzungen sind:

  • zentrale Vertragsbestände
  • digital verfügbare Vertragsdokumente
  • strukturierte Vertragsdaten
  • einheitliche Ablage- und Berechtigungskonzepte
  • definierte Vertragsmanagement-Prozesse

Je höher die Datenqualität und je strukturierter die Vertragsinformationen vorliegen, desto zuverlässiger können KI-Systeme relevante Informationen identifizieren und auswerten.

Darüber hinaus müssen Datenschutz-, Sicherheits- und Compliance-Anforderungen berücksichtigt werden. Dazu gehören unter anderem Berechtigungskonzepte, die DSGVO-konforme Verarbeitung von Vertragsdaten sowie die Einhaltung unternehmensinterner Richtlinien.

Kurz gesagt: Der Nutzen von KI entsteht nicht allein durch das Modell selbst. Er entsteht durch die Kombination aus digitalem Vertragsmanagement, hochwertigen Daten und standardisierten Prozessen.

Was kann KI nicht leisten?

KI liefert keine rechtlich verbindlichen Bewertungen und übernimmt keine Verantwortung für Vertragsentscheidungen. Künstliche Intelligenz kann jedoch Verträge analysieren, Informationen extrahieren und auf Auffälligkeiten hinweisen.

Selbst wenn KI-Systeme bestimmte Klauseln, Fristen oder potenzielle Risiken identifizieren, handelt es sich zunächst um statistisch ermittelte Ergebnisse. Die Modelle erkennen Muster und ermitteln Wahrscheinlichkeiten, nicht jedoch die rechtliche oder wirtschaftliche Tragweite eines Vertrags.

Deshalb müssen die identifizierten Inhalte weiterhin durch Fachabteilungen, Vertragsverantwortliche oder die Rechtsabteilung geprüft und bewertet werden.

PROXESS Contract entdecken

Mit unserer Lösung PROXESS Contract digitalisieren Sie Ihr gesamtes Vertragswesen – von der Erstellung über die Genehmigung bis zur Archivierung. Die Lösung bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, automatisierte Workflows und rechtssichere digitale Signaturen und optional integrierte KI-Funktionen.

PROXESS Contract entdecken

Contract Lifecycle Management im Unternehmen einführen

Die Einführung von digitalem Vertragsmanagement beginnt mit einer Analyse der eigenen bestehenden Vertragsprozesse. Unternehmen müssen zunächst prüfen, wie Ihre Verträge erstellt, geprüft, freigegeben, unterzeichnet und archiviert werden und an welchen Stellen Medienbrüche, manuelle Arbeitsschritte oder Informationsverluste entstehen.

Auf Basis dieser Status-quo-Analyse lassen sich die Anforderungen an die zukünftige CLM-Lösung definieren. Neben fachlichen Anforderungen spielen dabei auch Compliance-Vorgaben, Rollen- und Rechtekonzepte sowie die Integration in bestehende ERP-Systeme eine wichtige Rolle.

Nach der Auswahl der Software folgt die technische und organisatorische Einführung. Idealerweise integriert sich die CLM-Lösung nahtlos in vorhandene ERP-, CRM- oder Dokumentenmanagement-Systeme und fügt sich in bestehende Geschäftsprozesse ein.

So wählen Sie die passende Software für digitales Vertragsmanagement aus

Schritt 1: Anforderungen priorisieren

Definieren Sie zunächst, welche Anforderungen an Ihr eigenes Vertragsmanagement im Unternehmen zwingend erfüllt werden müssen und welche Funktionen nur einen zusätzlichen Mehrwert schaffen.

Berücksichtigen Sie beispielsweise:

  • Vertragsverwaltung und Archivierung
  • Workflows für Prüfung und Freigabe
  • Digitale Signaturen
  • Fristenmanagement
  • Reporting und Kennzahlen
  • Compliance- und Datenschutzanforderungen

Schritt 2: Integrationsfähigkeit prüfen

Eine CLM-Lösung sollte sich nahtlos in bestehende ERP-, CRM- oder Dokumentenmanagement-Systeme integrieren lassen. Nur so entstehen durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche.

Prüfen Sie daher bereits im Vorfeld:

  • Integrationsoptionen zu allen beteiligten IT-Systemen.
  • Wie können die Systeme miteinander kommunizieren?
  • Gibt es Standardschnittstellen?

Schritt 3: Benutzerfreundlichkeit bewerten

Selbst die leistungsfähigste Vertragsmanagement-Software bleibt wirkungslos, wenn Mitarbeitende sie nicht akzeptieren. Achten Sie deshalb auf eine intuitive Benutzeroberfläche, klare Workflows und eine einfache Bedienung.

Schritt 4: Lösungen im Praxistest vergleichen

Beziehen Sie Fachabteilungen und spätere Anwender frühzeitig ein. Produktdemonstrationen, Workshops oder Testinstallationen helfen dabei, Funktionen und Benutzerfreundlichkeit unter realen Bedingungen zu bewerten.

proxess kontakt headset business woman

Sie interessieren sich für unsere Lösungen?

Unsere Experten beantworten gerne Ihre Fragen und zeigen Ihnen persönlich unsere Lösungen.

Abbonieren Sie unseren Newsletter

Wir liefern Ihnen Trends, Best Practices und Lösungen rund um digitales Dokumentenmanagement und effiziente Workflows.

Häufig gestellte Fragen

Vertragsmanagement umfasst die Planung, Steuerung und Überwachung aller Prozesse rund um einen Vertrag. Es begleitet den gesamten Vertragslebenszyklus von der Vertragserstellung und Verhandlung über Freigabe und Unterzeichnung bis hin zur Verlängerung oder Beendigung eines Vertrags.

Zusammengefasst: Vertragsmanagement sorgt dafür, dass Verträge effizient verwaltet, Risiken reduziert und Fristen sowie Compliance-Anforderungen eingehalten werden.

Moderne Contract Lifecycle Management-Lösungen unterstützen grundsätzlich alle Arten von Verträgen. Dazu gehören beispielsweise Kunden-, Lieferanten-, Einkaufs-, Dienstleistungs-, Miet-, Leasing-, Arbeits- oder Rahmenverträge.

Kurz gesagt: Eine CLM-Software ist nicht auf bestimmte Vertragsarten beschränkt. Sie verwaltet alle Verträge zentral entlang ihres gesamten Lebenszyklus.

Verträge sind die Sprache der Geschäftswelt. Von digitalem Vertragsmanagement profitieren grundsätzlich alle Branchen, die regelmäßig mit Verträgen arbeiten. Besonders häufig kommt es in Industrie, Handel, Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen, öffentlicher Verwaltung sowie bei Dienstleistungsunternehmen zum Einsatz.

Zusammengefasst: Je mehr Verträge ein Unternehmen verwaltet, desto größer ist der Nutzen von digitalem Vertragsmanagement.

Ja. Digitale bzw. elektronische Signaturen können rechtsgültig sein. Die rechtlichen Anforderungen regelt in der Europäischen Union die eIDAS-Verordnung.

Sie unterscheidet zwischen der einfachen elektronischen Signatur (EES), der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) und der qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Je nach Kritikalität des Vertrags muss eine entsprechende Signaturart zur Zeichnung verwendet werden.

Kurz gesagt: Digital unterschriebene Verträge sind rechtsgültig, wenn die rechtlichen Anforderungen an die jeweilige Signatur erfüllt werden.

Die Vertragsverwaltung konzentriert sich auf die Ablage, Organisation und Archivierung von Vertragsdokumenten. Das Vertragsmanagement geht deutlich weiter und umfasst den gesamten Vertragslebenszyklus, von der Erstellung und Verhandlung über Freigaben und Signaturen bis hin zu Fristenmanagement, Vertragscontrolling und Archivierung.

In aller Kürze: 
Die Vertragsverwaltung verwaltet Dokumente.
Das Vertragsmanagement steuert Prozesse.

Wie jede geschäftskritische Anwendung stellt auch digitales Vertragsmanagement Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance. Deshalb sollten Unternehmen auf geeignete Berechtigungskonzepte, sichere Archivierung sowie nachvollziehbare Prozesse achten. Darüber hinaus erfordert die Einführung einer CLM-Lösung die Anpassung bestehender Arbeitsabläufe und die Akzeptanz der beteiligten Mitarbeitenden.  

Kurz gesagt: Die größten Herausforderungen liegen meist nicht in der Technologie selbst, sondern in ihrer Einführung, Organisation und sicheren Nutzung.

Die Kosten für digitales Vertragsmanagement hängen von mehreren Faktoren ab. Dazu zählen insbesondere die Anzahl der Nutzenden, der gewünschte Funktionsumfang, das Betriebsmodell (Cloud, On-Premises oder eine Hybride Mischform) sowie die Integration in bestehende ERP-, CRM- oder Dokumentenmanagement-Systeme.

Zusätzliche Kosten können für Einführung, Datenmigration, Schulungen oder individuelle Anpassungen entstehen.

Zusammengefasst: Die Kosten variieren vor allem nach Nutzerzahl, Funktionsumfang, Betriebsmodell und Integrationsaufwand.

Künstliche Intelligenz unterstützt Unternehmen dabei, Vertragsdaten auszulesen, Verträge zu klassifizieren, Fristen zu erkennen und Auffälligkeiten in Vertragsklauseln wie auch Vertragsbeständen hervorzuheben. Dadurch lassen sich Informationen schneller finden und manuelle Prüfaufwände reduzieren.

Kurz gesagt: KI unterstützt bei der Analyse von Verträgen. Die rechtliche Bewertung und Vertragsentscheidung verbleiben jedoch beim Menschen.

Mehr dazu: Blogbeitrag: KI im Vertragsmanagement

Moderne KI-gestützte Vertragsmanagement-Lösungen können Vertragsdaten heute mit hoher Genauigkeit auslesen und strukturieren. Dazu gehören beispielsweise Vertragsparteien, Laufzeiten, Kündigungsfristen, Vertragswerte oder bestimmte Vertragsklauseln.

Wie zuverlässig die Ergebnisse ausfallen, hängt jedoch von mehreren Faktoren ab. Dazu zählen insbesondere die Qualität der Vertragsdokumente, die Struktur der enthaltenen Informationen sowie die Art der auszulesenden Daten.

Klare und standardisierte Verträge lassen sich in der Regel deutlich einfacher analysieren als individuell formulierte Vertragswerke mit komplexen oder ungewöhnlichen Klauseln.

Deshalb sollten automatisch erkannte Vertragsdaten vor ihrer weiteren Verwendung geprüft werden. Viele Vertragsmanagement-Lösungen unterstützen diesen Prozess durch Validierungsmechanismen oder ermöglichen eine manuelle Nachkontrolle identifizierter Informationen.

Zusammengefasst: Das automatisierte Auslesen von Vertragsdaten kann den manuellen Erfassungsaufwand erheblich reduzieren. Die Qualität der Ergebnisse hängt jedoch von den zugrunde liegenden Dokumenten und Daten ab, weshalb eine fachliche Prüfung weiterhin sinnvoll bleibt.

Ja. Moderne KI-gestützte Vertragsmanagement-Lösungen können Vertragsinhalte vor dem Hintergrund definierter Unternehmensstandards und anhand des internen Modellwissens analysieren. Dabei lassen sich beispielsweise Klauseln identifizieren, die von freigegebenen Vertragsvorlagen, Standardklauseln oder Compliance-Vorgaben abweichen.

Die KI markiert dabei potenzielle Abweichungen und macht auf auffällige Formulierungen aufmerksam. Das kann insbesondere bei umfangreichen Verträgen oder großen Vertragsvolumina den manuellen Prüfaufwand deutlich reduzieren.

Allerdings ersetzt die KI keine rechtliche Bewertung. Ob eine identifizierte Abweichung tatsächlich problematisch ist, welche Risiken daraus entstehen oder ob die Klausel bewusst akzeptiert werden soll, müssen weiterhin die verantwortlichen Fachabteilungen oder die Rechtsabteilung entscheiden.

Kurz: KI kann dabei helfen, Abweichungen von Unternehmensstandards schneller zu erkennen. Die abschließende Bewertung und Entscheidung verbleiben jedoch beim Menschen.

Ja, grundsätzlich können Vertragsdaten auch beim Einsatz von KI DSGVO-konform verarbeitet werden. Entscheidend ist jedoch, wie die jeweilige Lösung die Daten verarbeitet und schützt.

Viele Unternehmen befürchten, dass vertrauliche Vertragsdaten automatisch zum Training öffentlicher KI-Modelle genutzt werden. Diese Sorge ist verständlich. Tatsächlich unterscheiden sich KI-Lösungen jedoch erheblich hinsichtlich Datenverarbeitung, Hosting und der Nutzung von Trainingsdaten.

Entscheidend ist deshalb nicht die KI selbst, sondern die konkrete technische und organisatorische Umsetzung. Unternehmen sollten insbesondere prüfen:
wo Vertragsdaten verarbeitet werden,

• welche Daten an KI-Systeme übermittelt werden,
• wer Zugriff auf diese Daten erhält,
• ob die Daten zum Training von KI-Modellen verwendet werden und
• ob Datenschutz-, Sicherheits- und Compliance-Anforderungen eingehalten werden.

In aller Kürze: Der Einsatz von KI im Vertragsmanagement ist nicht automatisch ein Datenschutzproblem. Unternehmen sollten jedoch nachvollziehen können, wie ihre Vertragsdaten verarbeitet werden und welche Schutzmaßnahmen die eingesetzte Lösung vorsieht.