PROXESS E-Mailarchivierung

Mit der PROXESS E-Mailarchivierung werden geschäftsrelevante E-Mails automatisch und gesetzeskonform unter Berücksichtigung des Datenschutzes archiviert. Sie erhalten komfortable Suchfunktionen auf alle E-Mails und deren Anhänge. Zudem können Sie so Ihren E-Mail-Server entlasten.

Gesetzliche Pflicht zur Archivierung

Unternehmen sind zur Archivierung ihrer geschäftlich relevanten E-Mails verpflichtet. Mit der PROXESS E-Mailarchivierung werden Sie diesen rechtlichen Anforderungen mit Leichtigkeit gerecht und sparen gleichzeitig Zeit und Kosten. Darüber hinaus erfüllen Sie mühelos auch die geltenden Datenschutzrichtlinien.

Informationen sind für alle verfügbar

Neben dem rechtlichen Aspekt zählt der organisatorische Aspekt. Liegen E-Mails dezentral in Mitarbeiterpostfächern, so hat man sie im Bedarfsfall nicht rechtzeitig oder nicht vollständig zur Hand. Es besteht daher die Notwendigkeit, geschäftsrelevante E-Mails in die zentrale Ablage des Unternehmens zu integrieren. Nur so können E-Mails auch nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters oder im Urlaubs- bzw. Krankheitsfall durch einen Kollegen wieder gefunden werden. Die PROXESS E-Mailarchivierung macht solche E-Mails jederzeit zügig auffindbar und nimmt Ihnen auch den Stress vor Betriebsprüfungen. Ihre Mitarbeiter behalten dabei die volle Kontrolle über ihr Postfach während komfortabel im Hintergrund alles sicher archiviert wird.

Automatische Archivierung der E-Mails

Alle eingehenden und ausgehenden E-Mails werden automatisch in PROXESS archiviert. Dabei werden Mails nach den Kriterien geschäftsrelevant/nicht geschäftsrelevant kategorisiert. Diese Unterscheidung erfolgt anhand von Schlüsselbegriffen wie „Rechnung“ im E-Mail-Text. Anhänge werden im PROXESS-Archiv gespeichert und mit der E-Mail verlinkt, um den Mailserver zu entlasten. Die Verlinkung garantiert auch bei internen Weiterleitungen und E-Mails an mehrere Empfänger eine schlanke Datenhaltung. Die archivierten E-Mails werden automatisch verschlüsselt und mit einer Prüfsumme versehen, um deren Unveränderbarkeit zu gewährleisten.

Datenschutzgerecht und „betriebsratssicher“

Bei der automatischen E-Mail-Archivierung haben Unternehmen einen schmalen Grat zu meistern: Einerseits müssen geschäftsrelevante E-Mails auf jeden Fall archiviert werden, gleichzeitig muss dem Datenschutz und der Privatssphäre des Mitarbeiters Rechnung getragen werden. Unbefugter und ungewollter Zugriff auf das E-Mail-Archiv muss daher verhindert werden. Es muss außerdem eine Einsichtsmöglichkeit für die Finanzbehörde im Rahmen ei-ner Betriebsprüfung geben. Ein ausgefeiltes Datensicherheitskonzept trägt all diesen Anforderungen Rechnung.

Ausgefeiltes Berechtigungskonzept und 4-Augen-Prinzip

Grundsätzlich hat nur der Postfachbesitzer Zugriff auf seine archivierten E-Mails. Mitarbeiter können E-Mails jederzeit als „privat“ markieren und damit dem Zugriff durch andere entziehen. Administratoren, Prüfer oder Datenschützer haben keinen direkten Zugriff auf die Inhalte. Auch nicht in einem Vorschaufenster – auch nicht der Geschäftsführer. Dem 4-Augen-Prinzip folgend erhalten autorisierte Einzelpersonen erst nach Genehmigung (z.B. durch den Datenschutzbeauftragten) Zugriff auf die E-Mail-Inhalte. Nach diesem Prinzip können auch Log-Files geprüft werden (Datenschutz & Administration) oder im Falle einer Steuerprüfung geschäftsrelevante Inhalte recherchierbar gemacht werden (IDEA). Somit bleiben private Inhalte vor dem ungerechtfertigten Zugriff Dritter geschützt.

Einfache und intuitive Volltextsuche

Der Anwender kann jederzeit auf seine automatisch archivierten E-Mails bzw. Dokumente über einen installationsfreien Web Client zugreifen. Die komfortable Volltextsuche umfasst die Metadaten, die E-Mail-Inhalte und auch die Inhalte der Dateianhänge. Der Anwender
kann entweder personenübergreifend im allgemeinen Archiv suchen oder nur seine eigenen archivierten E-Mails recherchieren, ansehen und bei Bedarf E-Mails wiederherstellen, die im eigenen Postfach schon gelöscht wurden.

Die Funktionen im Überblick

  • Automatische Filterung geschäftsrelevanter E-Mails durch Schlüsselbegriffe
  • Kennzeichnung privater E-Mails möglich
  • Wiederherstellen gelöschter oder verloren gegangener E-Mails im Postfach möglich
  • Übernahme bestehender Postfächer
  • Integrierter Spam- und Virenfilter
  • Volltextsuche in Mails und Anhängen
  • 4-Augen-Prinzip für höchste Datensicherheit
  • Automatische Datenverschlüsselung und Hash-Stempel (Unveränderbarkeit)
  • Kompatibel mit vorhandener Hardware, mit allen E-Mail-Servern und Betriebssystemen

Weitere Produkte

„Unsere Mitarbeiter können jetzt Kundenanfragen und Rückfragen meistens sofort beantworten. Das erspart uns einfach viel Zeit und wir können uns auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren.“