PROXESS Vertragsmanagement

Das PROXESS Vertragsmanagement ermöglicht ein sicheres und effizientes Vertragsmanagement im Unternehmen. Selbst komplexe Genehmigungsworkflows behalten Sie leicht im Griff; egal ob es sich um Dienstleistungs-, Wartungs-, Miet-, Kauf-, Kooperations- oder Supportverträge handelt. Durch die zentrale und digitale Datenhaltung haben alle Beteiligten wichtige Unterlagen immer zur Hand und können den Bearbeitungsstand einer Vertragsakte sofort einsehen.

Workflow von Erstellung bis Abschluss

Das PROXESS Vertragsmanagement unterstützt den kompletten Lifecycle eines Vertrages vom ersten Vertragsentwurf bis hin zur Vertragsunterzeichnung. Die Dokumente werden digital durchs Unternehmen geleitet und erleichtern so enorm die abteilungsübergreifende oder standortübergreifende Zusammenarbeit. Vorgänge bleiben nicht mehr liegen, Unterlagen gehen nicht mehr verloren. Über definierte Vertreterregelungen und Eskalationsschritte ist dabei die zeitgerechte Bearbeitung der Vorgänge sichergestellt. Die Erstellung und Bearbeitung wird durch eine Versions- und Vorlagenverwaltung unterstützt und die einzelnen Verarbeitungsschritte werden mit dokumentiert.

Globaler Fristenkalender

Alle Vertragsfristen, Kündigungen oder Verlängerungen werden automatisch mit dem globalen Fristenkalender überwacht. Rechtzeitige Informationen und Erinnerungen gewährleisten so die Einhaltung von Vertragsbedingungen. Die Anwender werden übersichtlich im persönlichen E-Mail-Eingangskorb von MS Outlook über fällige Fristen und anstehende Aufgaben des Vertragswesens informiert. Persönlicher Kalender und Aufgaben in MS Outlook werden mit den aktuellen Fristen im PROXESS Vertragsmanagement synchronisiert. So müssen Sie als Anwender nicht zwischen zwei Anwendungen hin und her wechseln.

Schnelles Finden von Dokumenten und Informationen

Mit den intuitiven Such- und Filterfunktionen liegen alle vertragsrelevanten Unterlagen sofort vor. Es gibt kein umständliches Suchen nach Verträgen in verschiedenen Abteilungen mehr, kein Ausleihen oder Kopieren von Akten. Kosten für Drucker und Wartung, Papier und Arbeitszeit können merkbar gesenkt werden. Durch die zentrale digitale Daten- und Dokumentenhaltung kann jeder jederzeit auf vertragsrelevante Daten und Dokumente, selbst auf E-Mails oder Rechnungen, die mit den Verträgen in Zusammenhang stehen (z.B. AGB‘s, Geheimhaltungsvereinbarungen oder Korrespondenz) zugreifen. Mit dem PROXESS Vertragsmanagement sind Sie immer schnell und sicher auf dem aktuellen Stand.

Sicherer Umgang mit vertraulichen Daten

Verträge enthalten oft vertrauliche und sensible Daten. Durch das umfassende Berechtigungskonzept werden die Zugriffsregeln exakt definiert. Dies kann pro Vertragsart, organisatorische Einheit, Funktionsgruppe oder personenbezogen geschehen. Das PROXESS Vertragsmanagement unterstützt zudem qualitativ unterschiedliche Berechtigungsstufen vom einfachen Leserecht bis zum umfangreichen Bearbeiten und Auswerten wichtiger Finanzdaten.

Detaillertes Vertragscontrolling

Mit der integrierten Liquiditätsplanung können Sie mehrere Zahlungspläne pro Vertrag erstellen. Budget- und Planzahlen sowie die Kalkulation von Einnahmen und Ausgaben pro Monat, Quartal oder Jahr sind ebenfalls möglich, ebenso wie aggregierte Auswertungen der Zahlungspläne über mehrere Verträge oder Vertragsarten.

Modulares Konzept für Integrationen

Das PROXESS Vertragsmanagement ist eine eigenständige Lösung, kann aber auch erweitert werden. Bei einer Kombination mit dem PROXESS Archiv können abgeschlossene Vorgänge per Mausklick oder automatisch rechtskonform archiviert werden. So können Sie Ihre Vertragsunterlagen langfristig sicher archivieren. Auch Anwender ohne Zugriff auf die Vertragsverwaltung können so Verträge im Archiv suchen und sich anzeigen lassen. Per Volltextrecherche findet der Anwender die archivierten Vertragsmappen weiterhin über den Client des PROXESS Vertragsmanagements und kann bei Bedarf einen archivierten Vorgang auch wieder reaktivieren. Standardisierte Java- und XML-Schnittstellen stellen zudem die reibungslose Integration von weiteren Fremdsystemen und Datenbanken sicher.

Mobiler Zugriff auf die Vertragsdaten

Dank Web-Technologie ist keine lokale Client-Installation erforderlich. So haben Sie Ihre Verträge auch unterwegs und mobil jederzeit zur Hand.

Die Funktionen im Überblick

  • Workflow von Vertragserstellung bis Abschluss
  • Zentrale digitale Datenhaltung
  • Versions- und Vorlagenverwaltung
  • Globaler Fristen- und Aufgabenkalender
  • Integration in persönliches MS Outlook-Postfach
  • Komfortable Such- und Filterfunktionen
  • Ausführliches Berechtigungs- und Zugriffskonzept
  • Umfangreiche Controlling- und Auswertungstools
  • Mobiler Zugriff über browserbasierte App
  • Integration in das PROXESS Archiv möglich
  • Anbindung weiterer Drittsysteme über Standardschnittstellen

Weitere Produkte

„Seit wir Softwarelösungen von PROXESS einsetzen hat sich die Transparenz unserer kaufmännischen Prozesse deutlich erhöht und der Zugriff auf Dokumente aller Art erfolgt in einem Bruchteil der Zeit. Es ist ein gutes Gefühl alle Verträge und Vereinbarungen sicher archiviert zu wissen.“

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