Infoniqa ONE 200 Integration

Rechtssichere Archivierung und schnellere Prozesse

Mit der PROXESS Infoniqa ONE 200 Integration können Sie Ihren gesamten Rechnungseingangsprozess digital abbilden. Interne Dokumente, wie Auftragsbestätigungen, Ausgangsrechnungen, Gutschriften oder Lieferscheine werden automatisch archiviert. Die Suche und Anzeige einzelner archivierter Belege oder der Aufruf einer kompletten Archivakte erfolgt aus der gewohnten aus Infoniqa-Oberfläche heraus.

Automatische Eingangsrechnungserkennung

Mit der PROXESS Integration in aus Infoniqa ONE 200 können Sie Ihren Rechnungseingangsprozess durchgängig digital abbilden. Beim KI-gestützten OCR-Auslesen der Rechnungen und Gutschriften greift PROXESS auf Ihre Stammdaten zurück. Der digitale Beleg und die ausgelesenen Daten werden an Infoniqa ONE 200 übergeben. Eine manuelle Belegerfassung ist so nicht mehr notwendig. Direkt nach dem Belegeingang erfolgt bereits eine Vorerfassung in der Buchhaltung.

Archivzugriff per Klick aus aus Infoniqa ONE 200 heraus

Die Suche und Anzeige einzelner Belege oder der Aufruf einer kompletten Archivakte erfolgt aus der gewohnten aus Infoniqa ONE 200-Oberfläche heraus. Im Infoniqua-Explorer wird hierzu ein beliebiger Begriff wie eine Belegnummer, eine Kundennummer oder ein anderer Suchbegriff markiert. Es öffnet sich automatisch der PROXESS Archiv Client mit dem gesuchten Beleg oder der passenden Trefferliste.

Digitaler Workflow für Eingangsrechnungen

Die Bearbeitung und der Freigabeprozess eingehender Rechnungen von der Prüfung bis zur Zahlung erfolgt ebenfalls digital. Mit Hilfe des Visio-basierten Eingangsrechnungsworkflowspassen wir alle Bearbeitungs- und Freigabeschritte auf Ihr Unternehmen an. Im Workflow können nicht nur Prüfung und Freigabe erfolgen, sondern auch Kontierungsvorschläge erstellt werden. Hierzu werden ebenfalls aktuelle Stammdaten aus Sage (per Datenbankview) wie z. B. Kostenstellen und Kontonummern genutzt.

Weitere Vorteile der Infoniqa ONE 200 Integration

Rechtssichere Archivierung

Alle Dokumente werden in PROXESS GeBüV-konform archiviert. Belege und Archivdaten werden zusätzlich unveränderbar auf WORM-Medien gespeichert. So schafft die digitale Archivierung mit PROXESS viel Platz und spart Kosten.

Verknüpfung externer Papierdokumente

Bei der Barcodeverknüpfung erhalten externe Papierbelege einen Barcode. Durch die Eingabe der Barcodenummer in Infoniqa ONE 200 wird der Scanbeleg zugeordnet und die Vorgangsdaten zur Indexierung an das Archiv übergeben.

Archivierung von E-Mails und Windows-Dokumenten

Anwender können PROXESS Apps zur individuellen Archivierung nutzen. Hiermit können beispielsweise E-Mails direkt aus dem MS Outlook Client oder Dateien aus dem Windows-Explorer archiviert werden.

„Die Kostenstellenverantwortlichen werden über die hinterlegten Workflows gleichzeitig per E-Mail informiert und können daher auch parallel prüfen. Dabei beziehen sich alle immer auf ein einziges Originaldokument. Durch den digitalen Workflow mit PROXESS sparen wir enorm viel Zeit im Prozess, da damit die Verarbeitungszeit massiv verkürzt wird.“

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