E‑Rechnung: 6 Tipps zum erfolgreichen Umstieg

Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland ist im vollem Gange. Bereits seit 2025 ist es für Unternehmen im B2B‑Bereich Pflicht, E‑Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Und die nächste Frist steht bald an. Wenn Sie sich mit dem Thema E-Rechnung bisher nur am Rande beschäftigt haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, tiefer einzusteigen.

Die nächsten Schritte sind bereits festgelegt.

• Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz auch selbst E‑Rechnungen versenden.
• Und ab dem 1. Januar 2028 gilt diese Pflicht für alle – unabhängig von der Unternehmensgröße.

E‑Rechnungen werden damit zum Standard im geschäftlichen Zahlungsverkehr. Das betrifft nicht nur den Versand, sondern ganz besonders den Rechnungseingang. Die entscheidende Frage lautet daher nicht mehr, ob Sie umstellen, sondern wie Sie den Übergang sinnvoll gestalten.

In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf es bei der Umstellung auf die E-Rechnung ankommt, welche Herausforderungen dabei typischerweise auftreten und mit welchen Schritten kleine und mittlere Unternehmen (KMU) den Wechsel strukturiert und praxisnah umsetzen können.

Wer muss E‑Rechnungen empfangen?

Für Unternehmen im B2B‑Umfeld in Deutschland ist der Empfang von E‑Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Dazu gehört nicht nur der Empfang selbst, sondern auch die Verarbeitung wie auch die revisionssichere Archivierung.

Für Sie bedeutet das konkret:

• Sie müssen E‑Rechnungen von allen Geschäftspartnern annehmen können
• Ihre Prozesse müssen die versendeten digitalen Formate verarbeiten
• die Aufbewahrung muss GoBD‑konform erfolgen

In den kommenden zwei Jahren werden klassische Formate wie Papier oder einfache PDFs schrittweise an Bedeutung verlieren. Gleichzeitig greifen je nach Unternehmensgröße unterschiedliche Übergangsfristen für den Versand von E‑Rechnungen.

Spätestens ab 2028 müssen alle Unternehmen im B2B‑Bereich E‑Rechnungen ausstellen. Kleinunternehmer sind hiervon ausgenommen, was den Versand betrifft – sie müssen jedoch weiterhin E‑Rechnungen empfangen können.

Tipp 1: Diese Formate sollten Sie unterstützen

Im deutschen Markt haben sich zwei E-Rechnungsformate etabliert:

XRechnung

Ein rein strukturiertes Datenformat auf XML‑Basis. Es enthält alle Rechnungsinformationen in maschinenlesbarer Form, ist jedoch nicht direkt visuell lesbar, wird von der verarbeitenden Software in der Regel als PDF dargestellt.

ZUGFeRD

Ein hybrides Format, das ein PDF-Dokument mit eingebetteten XML‑Daten kombiniert. Es lässt sich sowohl von Menschen lesen als auch automatisiert von Systemen verarbeiten.

Beide Formate basieren darauf, dass Rechnungsdaten strukturiert als Datensatz vorliegen. Dadurch können Systeme Inhalte direkt erkennen und weiterverarbeiten – ohne manuelle Eingabe.

Tipp 2: Typische Herausforderungen beim Rechnungseingang

Der Empfang von E‑Rechnungen ist mehr als ein technischer Schritt. In der Praxis zeigen sich häufig bestimmte Hürden:

• unterschiedliche Eingangskanäle (E‑Mail, Portale, Schnittstellen)
• Unsicherheit im Umgang mit neuen Formaten
• aufwendige manuelle Prüfprozesse
• fehlende Transparenz im Prozess

Gerade bei XML‑basierten Rechnungen wird schnell klar: Eine rein manuelle Bearbeitung ist kaum effizient.

Die Lösung liegt in klar strukturierten Prozessen und passenden Softwarelösungen, die Aufgaben wie Prüfung, Validierung und Weiterverarbeitung automatisiert übernehmen.

Tipp 3: E‑Rechnungen effizient empfangen

E‑Rechnungen erreichen Ihr Unternehmen künftig über verschiedene Wege.

• per E‑Mail
• über Plattformen
• oder über direkte Systemverbindungen

Wichtig ist, dass Ihr Unternehmen technisch darauf vorbereitet ist. Dazu gehört:

• ein definierter Eingangskanal
• eine Software, die strukturierte Formate verarbeiten kann
• die Unterstützung gängiger Standards wie XRechnung und ZUGFeRD

Zudem sollte die Verarbeitung GoBD‑konform erfolgen. Das bedeutet: Alle relevanten Daten müssen nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar gespeichert und archiviert werden.

Tipp 4: Prüfung und Validierung automatisieren

Auch bei E‑Rechnungen bleibt die Prüfung ein zentraler Schritt. Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Steuerinformationen etc. müssen korrekt sein.

Der Unterschied: Diese Prüfungen lassen sich durch Rechnungsworkflows weitgehend automatisieren.

Spezialisierte Software kann:

• Rechnungsdaten direkt auslesen
• auf Vollständigkeit und Korrektheit prüfen
• die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen kontrollieren

Ein wichtiger Bestandteil ist die Validierung nach der EU‑Norm EN 16931. Sie stellt sicher, dass die Rechnung strukturell korrekt aufgebaut ist.

Ist eine Rechnung fehlerhaft, gilt: Sie darf nicht vom Empfänger angepasst werden. Stattdessen muss der Aussteller eine korrigierte Version, eine Rechnungskorrektur, bereitstellen.

Tipp 5: E‑Rechnungen revisionssicher archivieren

Elektronische Rechnungen müssen auch digital archiviert werden. Ein Ausdruck reicht nicht aus. Was digital eingeht, bleibt digital.

Zu beachten ist:

• Verkürzte Aufbewahrungspflicht von acht Jahren
• Unveränderbarkeit der Daten
• jederzeitige Nachvollziehbarkeit

Moderne Eingangsrechnungslösungen übernehmen diese Aufgaben automatisch und sorgen für eine revisionssichere Archivierung, oft auch in Cloud‑Umgebungen.

Tipp 6: Bestehende Eingangsrechnungssysteme gezielt nutzen

Der Umstieg auf E‑Rechnungen bedeutet nicht, alles neu zu starten.
In vielen Unternehmen existieren bereits Lösungen für den digitalen Rechnungseingang.

Diese lassen sich erweitern, um:

• strukturierte Daten aus E-Rechnungen zu verarbeiten
• Prüfprozesse zu automatisieren
• Abläufe effizienter zu gestalten

Der größte Vorteil: Sie bauen auf bestehenden Prozessen auf und entwickeln diese schrittweise weiter.

Was bedeutet das nun konkret für Ihren Arbeitsalltag?

Die E‑Rechnung ersetzt bestehende Prozesse nicht, sondern erweitert sie um strukturierte und automatisierbare Daten.

Unternehmen, die ihre bestehenden Rechnungsprozesse gezielt erweitern, schaffen die Basis für:

• effizientere Abläufe
• weniger manuelle Arbeit
• höhere Prozesssicherheit

Der entscheidende Schritt besteht darin, den Übergang frühzeitig zu planen und pragmatisch umzusetzen.