PROXESS Contract

Digitales Vertragsmanagement leicht gemacht

  • Zentrale Ablage aller Vertragsdaten
  • Automatisierte Prozesse und Workflows
  • Fristenkontrolle und Wiedervorlagen
  • Klar definierte Berechtigungen und Zugriffsrechte
  • KI-Integration
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Was ist PROXESS Contract?

Mit PROXESS Contract digitalisieren Sie Ihr gesamtes Vertragswesen – von der Erstellung über die Genehmigung bis zur Archivierung. Die Lösung bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, automatisierte Workflows und rechtssichere digitale Signaturen. So behalten Sie Fristen im Blick, erkennen Risiken frühzeitig und steigern die Effizienz Ihrer Prozesse – optional mit integrierten KI-Funktionen.

Zu den optionalen KI-Funktionen zählen der intelligente Vertragsassistent, der durch eine KI-gestützte Auswertung eines Vertrags die Vertragserfassung enorm erleichtert. Der integrierte Chat samt KI-gestützter Recherchefunktion ermöglichen die individuelle Analyse von Vertragsdaten und -texten. Das E-Mail-Plugin erstellt automatisch vertragsbezogene E-Mails mithilfe von KI.

Alle Vertragsphasen – ein  Tool

Schnelles Erstellen aus Vertragsvorlagen und Textbausteinen, bündeln in Vertragsakten, kollaboratives Arbeiten in Microsoft Office 365 und digitale Signaturen mit DocuSign, FP Sign oder AdobeSign: PROXESS Contract ist Ihre All-in-one-Lösung für digitales Vertrags- und Fristenmanagement.

Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Bedienung und sorgt für eine schnelle Einarbeitung. Gleichzeitig gewährleistet PROXESS Contract eine compliancesichere Dokumentation aller Aktivitäten und Ereignisse rund um den Vertrag, sodass Sie jederzeit revisionssicher arbeiten.

Darüber hinaus unterstützt die Lösung Ihre Liquiditätsplanung, Ihr Controlling sowie umfassendes Reporting, um jederzeit volle Transparenz über Ihre vertraglichen Verpflichtungen und finanziellen Auswirkungen zu behalten.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Reduzierung manueller Tätigkeiten durch Automatisierung
  • Schnellere Durchlaufzeiten durch integrierte Prozesssteuerung
  • Flexibilität durch Zugriff von gängigen Endgeräten
  • Transparenz durch zentrale Ablage der Vertragsdokumente
  • Sichere Einhaltung von Fristen
  • Transparenz durch detailliertes Reporting
  • Verbesserter Cashflow durch integrierte Liquiditätsplanung
  • Rechtssichere und schnelle Vertragsabschlüsse durch digitale Signatur
  • Nachvollziehbare Vertragsgenehmigung durch dokumentierte Workflows

  • Sicherheit durch Compliance-konforme Dokumentation und detaillierte Zugriffberechtigungen

PROXESS Contract- ganz einfach erklärt in einer Minute

PROXESS Contract ist die moderne webbasierte Vertragsmanagement-Software, mit der Sie den kompletten Vertragsmanagement-Lebenszyklus abdecken. Verträge verwalten Sie mit dieser Vertragsmanagement-Lösung nahezu im Handumdrehen.

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Mehr Effizienz und Transparenz mit PROXESS Contract

Schnellere Durchlaufzeiten durch integrierte Prozesssteuerung

Flexibilität durch Zugriff von gängigen Endgeräten

Transparenz durch
detailliertes Reporting

Verbesserter Cashflow durch integrierte Liquiditätsplanung

Sicherheit durch Compliance-Richtlinien und Berechtigungen

Rechtssicherer Vertragsabschluss durch digitale Signatur

Lastenheft – Einführung eines digitalen Vertragsmanagements

Alle wichtigen Fragen im Blick – Schritt für Schritt.
Erfassen Sie alle relevanten Anforderungen für Ihr Vertragsmanagementprojekt – klar, übersichtlich und praxisnah.

Ihre Anforderungen, kompakt zusammengefasst.
Ob Prozesse, Schnittstellen oder Compliance-Vorgaben: Halten Sie alle Erwartungen an Ihr neues Vertragsmanagementsystem übersichtlich fest.

Lastenheft erstellen? Geht jetzt ganz einfach.
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Digitales Vertragsmanagement – sicher, übersichtlich und flexibel

Mit PROXESS Contract liegen alle Verträge digital an einem Ort vor, die wichtigen Eckdaten können automatisiert ausgelesen und überwacht werden. Dabei steuert ein dezidiertes Rechtesystem den Zugriff auf die Verträge und jeder Zugriff wird protokolliert. Im Vergleich zu Lösungen mit Excel, Outlook und/oder SharePoint lassen sich alle Tätigkeiten im Rahmen des Vertragscontrollings damit erheblich schneller und effizienter ausführen. PROXESS Contract ist die moderne webbasierte Vertragsmanagement-Software, mit der Sie den kompletten Vertragsmanagement-Lebenszyklus abdecken.

Die Funktionen im Überblick

  • Zentrale Vertragsakte mit Volltextsuche

  • Integrierte KI-Funktionen

  • Vertragsbibliothek mit Vorlagen und Textbausteinen

  • Mobile Nutzung dank responsiven Designs

  • Automatisierte Workflows für Prüfung und Freigabe

  • Fristenüberwachung & Eskalationsmechanismen

  • Digitale Signatur mit FP Sign, DocuSign oder Adobe Sign

  • Eskalationsmechanismen & Fristenkalender

  • Compliancekonforme Dokumentation aller Vertragsdokumente und Bearbeitungsschritte

  • Abbildung der individuellen Unternehmensstruktur (Mandanten, Hierarchien, Kompetenzen)

“Die PROXESS Vertragsverwaltung gibt uns die Sicherheit, keine Fristen oder Termine zu versäumen und sorgt für Transparenz. Wir wissen immer, wo sich welcher Vertrag gerade befindet und können sogar weltweit darauf zugreifen.“

Effizientes Vertragsmanagement durch KI-Integration

Verträge erfassen? Geht jetzt automatisch.

Laden Sie Ihre Verträge einfach hoch – den Rest übernimmt die KI. Sie erkennt den Vertragstyp, liest alle wichtigen Daten aus und erstellt eine strukturierte Vertragsakte. So erhalten Sie volle Transparenz über sämtliche Vertragsbeziehungen Ihrer Unternehmensgruppe. Entscheidungsrelevante Informationen stehen Ihrem Team sofort zur Verfügung – ganz ohne zeitintensives Durchsuchen einzelner Dokumente.

Fragen zum Vertrag? Einfach fragen.

Nutzen Sie die integrierte Chatfunktion, um direkt mit dem Dokument zu sprechen – per Text oder Sprache. Die KI-gestützte Recherchefunktion liefert Ihnen tiefgehende, datenbasierte Einblicke zu spezifischen Vertragsklauseln und rechtlichen Fragestellungen. Über die integrierte Chatfunktion erhalten Sie sekundenschnell präzise Informationen zu Vertragsinhalten – eine optimale Grundlage für fundierte Entscheidungen und strategische Verhandlungen mit Geschäftspartnern.

Ihre Regeln, Ihre KI.

Mit individuellen Vorgaben und einer praktischen Prompt-Bibliothek passen Sie die KI ganz einfach an Ihre Unternehmensprozesse an. Einheitlich, konsistent und genau so, wie Sie es brauchen.

Formale Prüfung & Vertragsanlalyse? Läuft mit der KI im Hintergrund

Unsere KI checkt Ihre Verträge auf Herz und Nieren: Sind alle Klauseln drin? Gibt’s Risiken? Stimmen die Vorgaben? Der integrierte Vertrags-Check identifiziert automatisch fehlende oder auffällige Vertragselemente und liefert konkrete Empfehlungen zur weiteren Vorgehensweise. So erkennen und minimieren Sie potenzielle Rechtsrisiken frühzeitig – bevor daraus kostspielige Auseinandersetzungen entstehen.

Sprachenvielfalt? Kein Problem

Ob Deutsch, Englisch oder Französisch – PROXESS Contract übersetzt KI-gestützt Ihre Verträge schnell und präzise. Ideal für internationale Teams und Verhandlungen ohne Sprachbarrieren.

Verhandeln mit Rückenwind dank KI

Die KI analysiert Ihre Verträge und zeigt Ihnen, wo’s kritisch wird. So gehen Sie bestens vorbereitet in jede Verhandlung – mit klaren Argumenten und fundierten Entscheidungen.

Kommunikation? Automatisch und professionell.

Das integrierte E-Mail-Plugin ermöglicht die automatische Erstellung von E-Mails durch KI – ganz ohne manuelle Texterstellung. Vertragsbezogene Korrespondenz wird auf Basis abgeschlossener Vereinbarungen generiert und erleichtert sowohl die Nachverfolgung als auch den Informationsaustausch zwischen allen Beteiligten. Dank intelligenter Kontexterkennung formuliert das System selbstständig komplexe Inhalte wie Vertragsänderungen, Fristenerinnerungen oder Verlängerungsoptionen präzise, professionell und situationsgerecht. Zusammengefasst: E-Mails, Erinnerungen, Follow-ups – alles wird automatisch per KI aus dem Vertrag generiert. So bleibt Ihre Kommunikation klar, effizient und immer auf den Punkt.

Vielfältige Schnittstellen – Systeme ganz einfach einbinden

PROXESS bietet Standardschnittstellen zu zahlreichen ERP- und FiBu-Systemen. Komplettieren Sie den Prozess und buchen Sie die mit PROXESS Invoice geprüften Rechnungen direkt in Ihrem ERP- oder Fibu-System. So gelingt die digitale Rechnungsbearbeitung im Zusammenspiel mit Ihrem ERP-/ Fibu-System in einem einheitlichen transparenten Prozess.

Integrationen und Schnittstellen

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Unsere Experten stehen Ihnen gerne zur Verfügung.

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Häufige Fragen zu PROXESS Contract

Als rechtssichere Signaturlösungen sind FP Sign und DocuSign oder Adobe Sign vollständig integrierbar und ermöglichen eIDAS-konforme digitale Unterschriften.

Ja, dank Responsive Design können Sie Verträge jederzeit und überall bearbeiten und signieren – inklusive Offline-Synchronisation und intuitiver Bedienung.

PROXESS Contract erfüllt durch Versionierung, Dokumentation aller Bearbeitungsschritte und das ausgereifte Zugriffs- und Berechtigungskonzept alle gesetzlichen Compliance-Anforderungen. Über die Archive-Option ist die GoBD-konforme rechtssichere Archivierung der kompletten Vertragsakte mit PROXESS DMS möglich.

Die KI hilft bei der Vertragserfassung, erkennt Fristen, bewertet Risiken und Vertragsinhalte und unterstützt bei der vertragsbezogenen Kommunikation.

Durch die Integration von Microsoft Office 365 und durch die zentrale gespeicherte digitale Vertragsakte können mehrere Personen gleichzeitig an Verträgen arbeiten – inklusive Kommentarfunktion, Versionierung und klarer Workflows.

Ja, die Lösung bietet offene Schnittstellen und ist einfach in ERP-Systeme und andere Unternehmenssysteme integrierbar – für nahtlose Prozesse ohne Medienbrüche.

Vertragsdaten können automatisch ausgewertet werden und in interaktiven Reports dargestellt. So behalten Sie Einnahmen, Ausgaben und Zahlungspläne jederzeit im Blick – auch für IFRS-16-konforme Leasingverträge.

PROXESS Contract bietet ein fein granuliertes Berechtigungssystem. Sie können Zugriffsrechte individuell definieren, überwachen und bei Bedarf sogar temporär delegieren – z. B. bei Urlaubsvertretung.

Über die Archive-Option können alle Vertragsdokumente und Dokumentationen rund um den Vertrag rechtssicher in PROXESS DMS archiviert werden.
Die Archivierung im PROXESS DMS erfolgt langfristig und gesetzeskonform gemäß GoBD, HGB, AO und DSGVO.

Dies bedeutet:

  • Alle Vertragsdokumente und Versionen werden unveränderbar gespeichert.
  • Die Dokumentation der Bearbeitungsschritte und Bearbeitungen rundum den Vertrag  werden vollständig mit archiviert.
  • Alles wird prüfbar und nachvollziehbar abgelegt.

Weitere Produkte

PROXESS DMS

Im PROXESS DMS werden Dokumente und Daten rechtssicher langfristig archiviert. Integrationen in zahlreiche ERP-, FiBu- oder CRM-Systeme sowie in die MS Office-Umgebung ermöglichen entspanntes Arbeiten in gewohnter IT-Umgebung.

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PROXESS Geschäftsleitungsarchiv

In jedem Unternehmen gibt es sensible Daten, die nur einem kleinen Benutzerkreis, wie der Geschäftsleitung, zugänglich sein sollen. Im PROXESS Geschäftsleitungsarchiv sind vertrauliche Dokumente sicher archiviert, aber dennoch immer schnell zur Hand.
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PROXESS E-Mail-Archivierung

Mit der PROXESS E-Mailarchivierung werden geschäftsrelevante E-Mails automatisch und gesetzeskonform unter Berücksichtigung des Datenschutzes archiviert. Sie erhalten komfortable Suchfunktionen auf alle E-Mails und deren Anhänge.

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