PROXESS ToDo: Workflows im DMS

Die smarte Ergänzung zu PROXESS DMS

  • Dokumentbezogene Workflows – schnell, einfach und ohne Konfiguration
  • Nahtlose Integration in die PROXESS Anwenderoberfläche
  • Preisgünstig und effizient
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Was ist PROXESS ToDo?

In kleinen und mittelständischen Unternehmen fehlen oft Zeit und Budget für komplexe Workflow-Systeme. PROXESS ToDo ist die ideale Lösung für einfache, digitale Aufgabenprozesse – direkt integriert in den PROXESS Web Client.

Mit PROXESS ToDo erstellen Sie Ad-hoc- oder vorlagenbasierte Workflows rund um Ihre Dokumente – ganz ohne IT-Konfiguration. Ob Rechnungsfreigabe, Genehmigungsprozesse oder spontane Aufgaben: PROXESS ToDo macht Ihre Dokumente handlungsfähig und Ihre Prozesse transparent.

Ad-hoc oder Vorlage

Aufgaben spontan oder auf Basis vordefinierter ToDo-Vorlagen starten.

Einfache Prozessabbildung

Lineare Abläufe wie Rechnungsfreigaben schnell und intuitiv umsetzen

Fristen & Erinnerungen

E-Mail-Benachrichtigungen sorgen für zuverlässige Termintreue

Mehrere ToDos pro Dokument

Aufgaben können sequenziell oder parallel bearbeitet werden.

Ohne Admin-Konfiguration

Workflows werden direkt vom Anwender erstellt

Nahtlose Integration

Alle Funktionen direkt im PROXESS Web Client – ohne zusätzliche Software

Hohe Anwenderakzeptanz

Vertraute Oberfläche, einfache Bedienung

Preisgünstig & effizient

Die schlanke Alternative zu komplexen Workflow-Systemen.

PROXESS ToDo – ganz einfach erklärt in einer Minute

Mit PROXESS ToDo erstellen und nutzen Sie ganz einfach und schnell Workflows rund um Ihre Dokumente – ganz ohne IT-Konfiguration.

Häufige Fragen zu PROXESS ToDo

PROXESS ToDo richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen, die einfache digitale Prozesse ohne komplexe Workflow-Systeme abbilden möchten – z. B. für die Rechnungsprüfung oder Dokumentenfreigabe.

PROXESS ToDo ist vollständig in den PROXESS Web Client integriert. Es ist keine zusätzliche Installation oder Konfiguration durch die IT notwendig. Die ToDo-Funktionen werden nach Ihrem Lizenzerwerb freigeschaltet.

Ja. Sie können beliebig viele ToDos zu einem Dokument erstellen – entweder sequenziell (nacheinander) oder parallel (gleichzeitig).

PROXESS ToDo erinnert Anwender automatisch per E-Mail an fällige Aufgaben. Der Versand erfolgt serverseitig über SMTP und kann individuell konfiguriert werden.

Die Lösung PROXESS Workflow ist für komplexe, regelbasierte Prozesse mit vielen Verzweigungen konzipiert. PROXESS ToDo hingegen bietet eine schlanke, kostengünstige Lösung für einfache, lineare Aufgabenprozesse.

Ja. Mit der Vorlagenfunktion lassen sich wiederkehrende Workflows schnell und zuverlässig starten – z.  B. für die regelmäßige Rechnungsfreigabe.

Verantwortliche können überfällige Aufgaben bei Krankheit oder Urlaub an andere Mitarbeiter umleiten – so bleibt der Prozess nicht stehen.

Ein ToDo kann direkt aus einem archivierten Dokument heraus gestartet werden – entweder manuell oder automatisch über eine Vorlage.

Perfekte Lösung für kleinere Workflow-Aufgaben

Gerade wenn ein regelbasierter Workflow mit vielen Aufgabenschritten und detaillierten Verzweigungen zu komplex und kostspielig ist, ist PROXESS ToDo die perfekte preisgünstigere Lösung um Ad-hoc-Workflows innerhalb der gewohnen PROXESS Anwenderoberfläche zu erstellen und nutzen.

Typische Einsatzszenarien

Rechnungsprüfung:

Die Aufgabenfolge umfasst die sachliche und kaufmännische Prüfung von Rechnungen. Nach erfolgreicher Prüfung erfolgt eine automatische Weiterleitung an die nächste Instanz.

Dokumentenfreigaben:

Genehmigungsprozesse können direkt am jeweiligen Dokument gestartet und transparent verfolgt werden. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und beschleunigt die Freigabe.

Ad-hoc-Aufgaben:

Spontane Aufgaben lassen sich ohne vorherige Konfiguration schnell erstellen. So können kurzfristige Anforderungen flexibel und effizient bearbeitet werden.

Wiedervorlagen & Erinnerungen:

Aufgaben können mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Automatische E-Mail-Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Frist versäumt wird.

Wiederkehrende Prozesse:

Standardisierte Abläufe lassen sich mithilfe von Vorlagen effizient abbilden. Das spart Zeit und sorgt für konsistente Prozessqualität.

Alle Funktionen im Überblick

  • Integriert in PROXESS Web Client
  • Dokumentbezogene Workflows

  • Ad-hoc-Workflows ohne Admin-Konfiguration

  • Erstellung linearer Abläufe

  • Mehrere ToDos pro Dokument möglich

  • Sequentielle oder parallele Bearbeitung

  • Aufgaben mit Fälligkeitsdatum

  • E-Mail-Erinnerungsfunktion (SMTP-basiert)

  • Vorlagen für wiederkehrende Workflows

  • Übersichtsfunktionen für Verantwortliche

  • Aufgabenhistorie und Bearbeitungsstand jederzeit einsehbar

Fazit

Mit PROXESS ToDo digitalisieren Sie Ihre Aufgabenverwaltung einfach, schnell und kosteneffizient – ohne komplexe Workflow-Systeme. Ideal für Unternehmen, die schnell starten, einfach arbeiten und nachhaltig wachsen wollen.

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Unsere Lösung PROXESS DMS ist vom Bundesverband IT-Mittelstand e.V. (BITMi) mit den Gütesiegeln „Software Made in Germany" und „Software Hosted in Germany" ausgezeichnet.