Revisionssichere Archivierung

Hier erfahren Sie das Wesentliche zur regelkonformen Archivierung und wie ein revisionssicheres Archiv dabei unterstützt, digitale Dokumente langfristig sicher und nachvollziehbar zu verwalten.

Das Wichtigste kompakt zusammengefasst

  • Was bedeutet revisionssichere Archivierung
  • Welche Unterlagen sind betroffen
  • Welche gesetzlichen Vorgaben gelten
  • Wie die Einführung einer revisionssichere Archivierung funktioniert

Dokumente GoBD-konform archivieren

Auch im Rahmen der Digitalisierung müssen die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Prüfungen von unabhängigen Institutionen bescheinigen PROXESS eine GoBD-konforme Arbeitsweise und damit eine rechtssichere Archivierung Ihrer Dokumente.

Zeit und Geld sparen

Viele Dokumente werden mit PROXESS automatisch im Hintergrund archiviert. Auch die manuelle Ablage gelingt mit PROXESS viel einfacher und schneller  als in einem herkömmlichen Archiv. Einmal zentral archiviert lassen sich die archivierten Dokumente von allen Mitarbeitern sehr schnell wiederfinden. Umständliches Ablegen und Kopieren für persönliche Nebenarchive wird ebenso überflüssig. All dies spart wertvolle Zeit und Kosten.

Mit außergewöhnlichem Kundenservice punkten

Hervorragender Kundenservice ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen. Laut einer Studie des Fraunhofer Instituts werden 30 % der Arbeitszeit mit der täglichen Suche nach Dokumenten verschwendet. Mit PROXESS finden Sie in Sekundenschnelle die gewünschten Informationen sind damit bei Kundenanfragen sofort im Bilde und auskunftsbereit.

Weitere Vorteile des revsionssicheren Archivs

Standortunabhängig und mobil

Der Zugriff auf das Archiv ist über den HTML-Client oder mit der PROXESS App jederzeit und von überall möglich. Alle Unternehmensstandorte und Mitarbeiter haben so die Möglichkeit, Informationen und Dokumente abzurufen oder zu archivieren.

Integriert in Ihre Arbeitsumgebung

PROXESS ist in viele gängige ERP-, FiBu und Branchenlösungen integriert. Die Daten und Dokumente Ihrer Verkaufs- und Einkaufsprozesse können Sie so über Ihre gewohnte Arbeitsumgebung archivieren und ebenso per Mausklick schnell am Bildschirm aufrufen.

Passend für jede Unternehmensgröße

PROXESS ist für kleine Unternehmen ebenso geeignet wie für den großen Mittelständler mit mehreren Mandanten. Auch funktional kann das revisionssichere Archiv mit den Bedürfnissen wachsen. Dies bietet Ihnen Investitionssicherheit bei steigendem Dokumentenvolumen und neuen Aufgaben.

„PROXESS hat sich von Beginn an als eine äußerst stabile und zuverlässige
DMS-Lösung erwiesen.“

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Häufige Fragen zur revisionssicheren Archivierung

Rechtssichere oder revisionssicher Archivierung bedeutet, Dokumente so aufzubewahren, dass sie den gesetzlichen Vorgaben (GoBD, HGB, AO, DSGVO) entsprechen. Sie stellt sicher, dass Unterlagen im Fall von Steuerprüfungen, Rechtsstreitigkeiten oder internen Kontrollen Bestand haben und als Beweismittel akzeptiert werden.

Ein rechtssicheres Archiv muss danach sicherstellen, dass die archivierten Dokumente und Daten:

  • Unveränderbar sind: Einmal abgelegte Dokumente dürfen nicht verändert werden. Änderungen müssen z. B. per Versionierung dokumentiert werden.
  • Sicher aufbewahrt werden: Das Archivsystem muss Dokumente und Daten vor Verlust oder unbefugtem Zugriff schützen.
  • Schnell verfügbar & auffindbar bleiben: Laut GoBD müssen Dokumente müssen jederzeit auffindbar und maschinell auswertbar sein.

GoBD ist die Abkürzung für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Die GoBD ist eine Richtlinie des Bundesfinanzministeriums (BMF) für die digitale Buchführung und Archivierung, die sicherstellen soll, dass Belege manipulationssicher, nachvollziehbar und vollständig sind. Die aktuellen GoBD 2020 wurden durch ein Schreiben des BMF vom 28.11.2019 veröffentlicht und gelten ab 1. Januar 2020. Sie ersetzt frühere Regelungen (GoBS, GDPdU) und gilt für alle Steuerpflichtigen, die elektronische und digitale Unterlagen verarbeiten, um sie für das Finanzamt prüfbar zu machen. Wichtige Prinzipien sind unter anderem Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung, Zeitgerechtigkeit und Unveränderbarkeit.

Die GoBD regelt nicht, welche Unterlagen überhaupt aufbewahrt werden müssen und wie lange sie aufbewahrt werden müssen, sondern sie ergänzen und konkretisieren die allgemeinen gesetzlichen Grundlagen in Bezug auf den ordnungsgemäßen Umgang mit digitalen Dokumenten im Unternehmen.

Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung:
Auf Verlangen der Finanzverwaltung müssen im Rahmen einer Prüfung auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form durch das geprüfte Unternehmen bereit gestellt werden. Hiefür gibt es vom BMF als Hilfe ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung: 2019-11-28-GoBD-Ergaenzende-Informationen-zur-Datentraegerueberlassung

Die GoBD-Konformität unserer Lösungen PROXESS DMS und HABEL DMS lassen wir uns regelmäßig durch eine TÜV-Zertifizierung bestätigen.

Bei den rechtlichen Regelungen für DMS/ECM-Systeme unterscheidet man zwischen handelsrechtlichen-, finanzrechtlichen- und zivilrechtlichen Aspekten.

Handelsrecht
Nach § 257 HGB sind Kaufleute verpflichtet relevante Unterlagen den GoB entsprechend aufzubewahren. In § 257 HGB sind auch Regeln für die digitale Aufbewahrung von Unterlagen festgelegt.

Finanzrecht
Aufbewahrungsfristen für analoge und digitale Unterlagen sind im §147 AO geregelt. Durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) gilt seit 1. Januar 2025 eine verkürzte Frist von 8 Jahren für bestimmte Belege (z. B. Buchungsbelege, Quittungen, Rechnungen).

GoBD
Die GoBD 2020 regeln, wie mit elektronisch archivierten Dokumenten umzugehen ist. Thema der GoBD ist die ordnungsmäßige Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und deren Datenzugriff. In der GoBD wird auch die Erstellung einer Verfahrensdokumentation gefordert.

DSGVO
Ab dem 25. Mai 2018 gilt die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Sie regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten im Archiv (Zugriffe, Löschung nach Frist, Sicherheit).

Zivilrecht
Im zivilrechtlichen Bereich gilt ein optisch archiviertes Dokument als ein „Objekt des Augenscheins“. Hier kann der Richter im Einzelfall entscheiden ob er die Reproduktion eines Originals im jeweiligen Verfahren anerkennt. Ist jedoch derjenige, der das Dokument reproduziert hat, in der Lage nachzuweisen, dass es sich um eine bildliche bzw. inhaltliche Wiedergabe des Originals handelt (z. B. durch eine Verfahrensdokumentation), so erfolgt in der Regel auch die Anerkennung des Dokuments.

Ja, die Dokumentation ist für eine GoBD-konforme Archivierung zwingend erforderlich. Sie dient Wirtschaftsprüfern im Fall einer Betriebsprüfung oder Revision des Unternehmens als zentrales Dokument, das einen umfassenden Überblick zum Verständnis der technischen und betrieblichen Abläufe vermittelt -die Verfahrensdokumentation beschreibt also genau das „Wie" der revisionssicheren Archivierung. 

Die Verfahrensdokumentation hat also die Aufgabe, die digitalisierte Buchführung in Ihrem Unternehmen für die Prüfer transparent und verständlich zu machen. Sie wird somit zu einem unverzichtbaren Instrument, wenn Sie die Bücher, Unterlagen und Aufzeichnungen in Ihrem Unternehmen GoBD-konform führen wollen.  

 

 

Aus der Verfahrensdokumentation müssen Inhalt, Aufbau und Ablauf der betroffenen Prozesse vollständig ersichtlich sein. Notwendige Inhalte einer Verfahrensdokumentation sind demnach:

  • eine Beschreibung der sachlogischen Lösung
  • eine Beschreibung der programmtechnischen Lösung
  • eine Beschreibung, wie die Programmidentität gewährt wird
  • eine Beschreibung, wie die Integrität von Daten gewahrt wird
  • Arbeitsanweisungen für den Anwender

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie hier: Inhalte einer Verfahrensdokumentation.pdf

Untenstehend finden Sie zwei Muster für mögliche Verfahrensdokumentationen des deutschen Steuerberaterverbands:

Compliance bedeutet im Kern die Einhaltung gültiger Gesetze und Richtlinien.

In Bezug auf DMS-Systeme müssen insbesondere die Aspekte Aufbewahrungspflicht, Datensicherheit und Datenschutz berücksichtigt werden.

Nein. Archiviert werden müssen nur geschäftsrelevante EMails, also Nachrichten mit steuerlichem oder buchhalterischem Bezug – etwa Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen usw. Private oder rein organisatorische Mails fallen nicht darunter, genauso wenig wie Werbe oder Spam-Mails.

Ja – aber nur im richtigen Prozess. Ein PDF ist nicht automatisch revisionssicher. Erst wenn es in einem revisionssicheren Archivsystem gespeichert wird, greift der GoBDGrundsatz der Unveränderbarkeit: Das Dokument wird entweder vor Veränderungen geschützt oder jede Änderung wird vollständig protokolliert. Entscheidend ist also nicht das Dateiformat, sondern der Ablageprozess und die technischen Schutzmechanismen des Archivs.

Ja. Cloud-Archivierung ist erlaubt, solange das System die GoBDAnforderungen erfüllt und der Anbieter Daten und Dokumente rechtskonform verarbeitet. Dazu gehören klare Protokolle, nachvollziehbare Prozesse und ein zuverlässiger Schutz vor unbemerkten Änderungen.

Und wie wichtig ist der Standort der Daten?
Für deutsche Finanzbehörden spielt der Speicherort eine entscheidende Rolle. Grundsätzlich müssen steuerrelevante Daten in Deutschland oder in einem EU/EWRStaat liegen, sodass die Finanzverwaltung jederzeit darauf zugreifen kann. Eine Speicherung außerhalb dieses Raums ist zwar möglich, aber nur mit einer gesonderten Genehmigung („Erlaubnis zur Datenträgerüberlassung im Ausland“). Diese wird heute nur noch selten erteilt.

Kurz gesagt:

  • EU/EWRCloud? unproblematisch, wenn GoBD erfüllt sind
  • Außerhalb der EU/EWR? nur mit Genehmigung
  • Praxistrend: hybride Modelle, um sensible Daten lokal zu halten

Damit bleiben Unternehmen flexibel und erfüllen gleichzeitig die Anforderungen der Finanzbehörden.

Für die meisten steuerrelevanten Unterlagen gelten Aufbewahrungsfristen zwischen 6 und 10 Jahren. Rechnungen müssen seit der gesetzlichen Anpassung zur ERechnungspflicht im Jahr 2025 nur noch 8 Jahre archiviert werden, während Jahresabschlüsse weiterhin 10 Jahre aufzubewahren sind. Wichtig ist, dass die Dokumente während der gesamten Frist vollständig, lesbar und unverändert bleiben – unabhängig vom Eingangsmedium.

Die GoBD definieren die zentralen Anforderungen für den Umgang mit steuerrelevanten Daten. Für die Archivierung bedeutet das: Dokumente müssen unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sein. Zudem müssen alle Schritte dokumentiert werden. Kurz gesagt: Die GoBD bilden den verbindlichen Rahmen, an dem sich jedes revisionssichere Archiv orientieren muss.

Fehlt die Revisionssicherheit, können Steuerschätzungen, Nachforderungen oder Beanstandungen durch die Folge sein. Auch interne Risiken steigen: Dokumente fehlen, sind manipuliert oder nicht mehr nachvollziehbar. Im schlimmsten Fall führt das zu rechtlichen Konsequenzen oder zu Verzögerungen in wichtigen Geschäftsprozessen. Eine saubere Archivierung schützt daher nicht nur vor Prüfungsrisiken, sondern stabilisiert auch den Arbeitsalltag.