PROXESS Blog
Hier finden Sie Wissenswertes, Hintergrundinformationen sowie Tipps für die Praxis rund um Dokumentenmangemement.
Mehr Spaß im Job dank DMS
Das Wichtigste auf einen Blick Übernahme zeitfressender Routineaufgaben durch KI für mehr Effizienz. Sekundenschnelles Finden von Dokumenten und 360-Grad-Vorgangssicht. Transparente Rechnungsprüfung inklusive Skonto-Überwachung und ERP-Anbindung. Ortsunabhängiger Zugriff auf alle [...]
Geschäftsleitungsarchiv: Sicherheit und Komfort für die Chefetage
Das Wichtigste auf einen Blick Sicherung hochsensibler Dokumente (Strategie, Personal, Verträge) vor unbefugtem Zugriff. Kombination aus SmartCard-Anmeldung, komplexer Verschlüsselung und lückenloser Protokollierung. Archivinhalte sind selbst für Systemadministratoren nicht einsehbar. [...]
Die GoBD: Eine Geschichte von Mythen und Legenden
Das Wichtigste auf einen Blick Papierlose Archivierung: „Ersetzendes Scannen“ macht Papierbelege (mit wenigen Ausnahmen) überflüssig. Software-Zertifizierung: Gesetzlich nicht zwingend erforderlich, aber TÜV-Siegel bieten wichtige Orientierung und Sicherheit. Technische Anforderungen: [...]
Warum ein DMS viel mehr ist als „nur“ ein digitales Archiv
Das Wichtigste auf einen Blick Ein DMS dient der Vernetzung von Menschen, Dokumenten und Systemen. Bietet intuitive, Google-ähnliche Suchfunktionen inklusive Volltextsuche und automatischer Indexierung. Ermöglicht digitale Workflows für wiederkehrende [...]
Geschlossene Gesellschaft: Wie ein DMS vor unbefugten Zugriffen schützt, ohne die Party zu crashen
Das Wichtigste auf einen Blick Dreistufiges Sicherheitskonzept mit einer Kombination aus detaillierten Zugriffsrechten, Verschlüsselung und Protokollierung Ein „Supervisor“ (z. B. Geschäftsleitung) verwaltet Rechte per PIN-geschützter Smart-Card, um Admin-Missbrauch zu [...]
Die vier häufigsten Fragen zur E-Mail-Archivierung
Das Wichtigste auf einen Blick Steuerlich und rechtlich relevante Mails müssen im Originalformat (GoBD) gesichert werden. 10 Jahre Archivierungsfrist für Rechnungen/Belege, 6 Jahre für sonstige Geschäftsbriefe. Archivierungspflicht hat Vorrang [...]