PROXESS Invoice

Eingangsrechnungsverarbeitung leicht gemacht

  • Verarbeitet tausende Rechnungen.
  • Intelligent, automatisch und vor allem: pro Tag.
  • Effizienz und Transparenz im digitalen Rechnungseingangsprozess

Eingangsrechnungen verarbeiten, super einfach

Der Prozess zur Rechnungsverarbeitung startet in der Regel zeitnah nach Eintreffen der Eingangsrechnung im Unternehmen mit der Rechnungsprüfung. Während des Eingangsrechnungsprozesses sind verschiedene rechtliche Regularien, wie z. B. die GoBD einzuhalten. Mit PROXESS Invoice sind Sie auf der sicheren Seite und gestalten Ihren Eingangsrechnungsprozess effizient, transparent und automatisiert.

Mit PROXESS Invoice schnell alle Rechnungen auf einen Blick

Mit PROXESS Invoice können Sie Eingangsrechnungen einfach und schnell erfassen, prüfen und freigeben.

Was bisher lag, läuft ab sofort

PROXESS Invoice entfesselt das volle Potenzial von Mitarbeitern und Fachabteilungen. Schneller, als Sie mit dem Finger schnipsen. Steigern Sie Durchlauf und Effizienz Ihrer Kreditorenbuchhaltung und verkürzen Sie Ihren gesamten Rechnungprüfungsprozess von der Erfassung bis zur Freigabe.

Die Funktionen im Überblick

  • Workflowgestütztes Rechnungsmanagement

  • Effiziente Erfassung analoger und digitaler Rechnungen
  • Verarbeitung aller Rechnungsformate von Scan über PDF bis zur E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD, EDI)

  • Automatische Zuordnung von Rechnungen zu Bestellvorgängen

  • Kaufmännische Prüfung (z.B. §14 UStG), Abgleich von Preisen, Mengen etc.

  • Fachliche Prüfung und Freigabe unter Berücksichtigung von Wertgrenzen
  • Revisionssichere GoBD-konforme Archivierung

“Bereits 60 – 70 Prozent unserer eingehenden Rechnungen werden automatisch per Texterkennung ausgelesen und die erkannten Daten an unser ERP zur weiteren Verarbeitung übergeben. Durch die digitale Verarbeitung der Eingangsrechnungen sind wir unserem Ziel eines papierlosen Büros einen großen Schritt nähergekommen.“

René Böhm, Richard Köstner AG

Mehr Effizienz und Transparenz

Vielfältige Schnittstellen – Systeme ganz einfach einbinden

PROXESS bietet Standardschnittstellen zu zahlreichen ERP- und FiBu-Systemen. Komplettieren Sie den Prozess und buchen Sie die mit PROXESS Invoice geprüften Rechnungen direkt in Ihrem ERP- oder Fibu-System. So gelingt die digitale Rechnungsbearbeitung im Zusammenspiel mit Ihrem ERP-/ Fibu-System in einem einheitlichen transparenten Prozess.

Whitepaper:

Eingangsrechnungen digital verarbeiten & revisionssicher archivieren – so geht´s

Weniger Aufwand. Mehr Überblick. Bessere Kontrolle. Vom ersten Rechnungseingang bis zur digitalen Archivierung: Wer seine Eingangsrechnungen strukturiert verarbeitet, spart nicht nur Zeit und Kosten – sondern schützt sich auch vor steuerlichen Risiken.

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Unsere Experten stehen Ihnen gerne zur Verfügung.

Häufige Fragen zu PROXESS Invoice

PROXESS Invoice ist eine Lösung zur digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Sie automatisiert den gesamten Rechnungsworkflow – von der Erfassung über die Prüfung bis zur revisionssicheren Archivierung – und sorgt für mehr Effizienz, Transparenz und Rechtssicherheit.

Digitale Verarbeitung spart Zeit, reduziert Fehler, erhöht die Transparenz und erfüllt gesetzliche Anforderungen. Sie ermöglicht automatisierte Workflows und eine schnellere Rechnungsfreigabe.

  • Zeitersparnis durch automatisierte Prüfungen
  • Reduzierung manueller Tätigkeiten
  • Transparente Workflows
  • Standortunabhängiger Zugriff
  • Integration in ERP- und FiBu-Systeme (z. B. Microsoft Dynamics 365, abas, enventa, ECORO)

PROXESS Invoice verarbeitet:

  • PDF-Rechnungen per E-Mail
  • E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD
  • Papierbelege (via Scanning und OCR)
Papierrechnungen können durch frühes Scannen digitalisiert und in den digitalen Workflow integriert werden. So profitieren auch analoge Belege von automatisierten Prozessen.

Die Lösung prüft automatisch:

  • Formelle Pflichtangaben gemäß §14 UStG
  • Inhaltliche Übereinstimmung mit Bestellungen und Lieferscheinen
  • Sachliche Richtigkeit der erbrachten Leistungen

Fehlende oder fehlerhafte Angaben werden frühzeitig erkannt und automatisiert zurückgewiesen.

Die formelle Prüfung beinhaltet die Kontrolle gesetzlich vorgeschriebener Angaben (z. B. Rechnungsnummer, Steuernummer).

Die sachliche Prüfung beinhaltet den Abgleich mit Bestellung, Lieferung und Leistung – prüft also die inhaltliche Richtigkeit.

Ja. PROXESS Invoice bietet:

  • Mehrstufige Freigabeprozesse (z. B. Vier-Augen-Prinzip)
  • Stellvertreterregelungen bei Abwesenheit
  • Eskalationsmechanismen bei Verzögerungen
  • Budgetgrenzen und Genehmigungsstufen

Die verarbeiteten Dokumente werden am Ende des Freigabeprozesses gemeinsam mit ihrer Workflow-Historie in PROXESS DMS archiviert:
Die Archivierung im PROXESS DMS erfolgt automatisch und gesetzeskonform gemäß GoBD, HGB, AO und DSGVO.

Dies bedeutet:

  • Die Dokumente werden unveränderbar gespeichert
  • Die Workflowhistorie wird vollständig dokumentiert
  • Beides wird prüfbar und nachvollziehbar abgelegt

Papierrechnungen und klassische PDF-Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Ab 2025 gilt für E-Rechnungen eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren.

Ein E-Mail-Backup ersetzt keine GoBD-konforme Archivierung von E-Mail und deren Anhängen wie z. B. Rechnung. Wenn der E-Mail-Text steuerlich relevante Informationen enthält, müssen sowohl E-Mail als auch Anhang archiviert werden. PROXESS DMS übernimmt diese Aufgabe automatisiert und rechtssicher.

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