Wie die Twerenbold Reisen Gruppe ihre Rechnungsworkflows mit PROXESS vereinfacht

Zentrale Lösung, flexibel umgesetzt: Twerenbold digitalisiert mit PROXESS den Rechnungseingang

Wie bei vielen anderen Unternehmen war die Corona-Pandemie auch für die Twerenbold Reisen Gruppe ein Katalysator die Digitalisierung der Geschäftsprozesse zu beschleunigen. Eines der großen Themen, das bei dem traditionsreichen schweizerischen Familienunternehmen schon länger auf der Agenda gestanden hatte, betraf die Verarbeitung der Eingangsrechnungen. Bernhard Wyler, stellvertretende Geschäftsleiter der Twerenbold Service AG und Leiter des Finanz- und Rechnungswesens der Twerenbold Reisen Gruppe, sah an dieser Stelle schon seit langem den großen Schmerzpunkt in der Buchhaltung. Im alten System wanderten alle Rechnungen – egal, ob diese als Brief, per Fax oder E-Mail das Unternehmen erreichten – in Papierform zur Prüfung und Freigabe durchs Unternehmen. Sie wurden manuell mit einem Kontierungsstempel versehen und abschließend in Aktenordnern abgeheftet und archiviert. Hierfür wurden sogar per E-Mail eingegangene Rechnungen wieder in analoge Dokumente umgewandelt, sprich ausgedruckt. Das bedeutete: alles war deutlich langsamer und aufwändiger.

Die Twerenbold-Firmenstruktur führt zu besonderen Herausforderungen

Um die besonderen Herausforderungen zu verstehen, die mit der Einführung eines digitalen Eingangsrechnungsprozesses verbunden waren, ist es sinnvoll, einen kurzen Blick auf die Strukturen des Reiseveranstalters zu werfen: Die Twerenbold Reisen Gruppe besteht zum einen aus der Zentrale in Rütihof im Kanton Aargau, in der sich unter anderem die Unternehmensleitung und zentrale Dienste wie die Buchhaltung und die IT befinden. Darüber hinaus zählen jedoch noch zehn weitere Firmen zum Portfolio der Gruppe, die auf verschiedene Reisedienstleistungen spezialisiert und auf weitere Standorte in der Schweiz verteilt sind. Diese Geschäftseinheiten haben eine eigene Geschäftsführung und können ihre Geschäftsabläufe bis zu einem gewissen Grad an die eigenen Bedürfnisse anpassen – also zum Beispiel individuelle Abläufe zum Visieren der Rechnungen festlegen. Auch bringt das Geschäftsmodell der Twerenbold Reisen Gruppe spezifische Anforderungen mit sich. In Spitzen-zeiten in der Saison arbeiten bis zu 700 Menschen für den Reiseveranstalter, von denen etwa 400 fest angestellt sind. Davon sind mehr als 150 Personen in die Rechnungsworkflows involviert. Dabei verarbeitet die Buchhaltung mit 10 Mitarbeitenden etwa 25.000 Eingangsrechnungen pro Jahr. Diese können sehr unterschiedliche Leistungsträger haben und dementsprechend in ihrer Form variieren: von der maschinenlesbaren E-Rechnung bis zum Bußgeldbescheid, der nach einer Busreise aus dem europäischen Ausland per Post im Unternehmen eintrifft.

Für Bernhard Wyler war von Anfang an klar, dass eine Software für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen so beschaffen sein muss, dass sie sich an die spezifischen Bedingungen in allen Unternehmsteilen anpassen lässt – und nicht umgekehrt die bestehenden Abläufe an die Software angepasst werden sollen. Das heißt, die Lösung, die er suchte, musste flexibel sein und sich dabei dennoch einfach bedienen lassen, damit alle Nutzer im Unternehmen abgeholt werden.

PROXESS überzeugt mit der Lösung und dem partnerschaftlichen Ansatz

Dass die Wahl am Ende auf PROXESS fiel, hatte mehrere Gründe. Zum einen erfüllte die Lösung von PROXESS alle technischen Bedingungen, die Twerenbold im Vorfeld der Ausschreibung mit gemeinsam mit der IT PARTNER Aebi AG, dem betreuenden ERP-Systempartner definiert hatte: Die Software sollte On-Premises betrieben werden können und über eine Schnittstelle reibungslos mit dem eingesetzten ERP-System Infoniqa One 200 zusammenarbeiten können. Da IT PARTNER Aebi bereits erfolgreiche Projekte mit PROXESS und Infoniqua umgesetzt hat, konnte Twerenbold von dieser Expertise für das eigene Projekt profitieren.

Darüber hinaus erläutert Bernhard Wyler „hat uns das Look and Feel der Anwendung sehr gut gefallen und wir hatten sogleich einen guten Draht zu den Personen, die uns das System vorgestellt haben“. Als besonders positiv empfand er dabei, dass sich PROXESS auf die speziellen Anforderungen eingelassen hat, die von der Twerenbold Reisen Gruppe für das Projekt definiert worden waren:

„PROXESS hat zunächst alle Wünsche von unserer Seite überprüft und dann gesagt: ‚Ja, wir können das so umsetzen und haben auch schon weitere Ideen dazu entwickelt.‘ Das gab uns von Anfang an ein gutes Gefühl.“

So konnte das Projekt 2023 mit PROXESS als Partner starten. Um den technischen Teil kümmerten sich die Techniker von PROXESS in Abstimmung mit IT PARTNER Aebi und der internen IT von Twerenbold. Parallel dazu haben Bernhard Wyler und sein Team die internen Change-Prozesse angestoßen. Dazu haben sie Schulungen organisiert, einen FAQ zu grundlegenden Fragen bei der Nutzung der Software im Intranet angelegt und in der Buchhaltung eine interne Hotline für besonders drängende Fragen eingerichtet.

Höhere Akzeptanz durch Nutzerorientierung

Ein weiterer wichtiger Arbeitsschritt, der mit sowohl den technischen als auch den organisatorischen Teil des Projekts betraf, war die Ausarbeitung der neuen Workflows im digitalen Arbeitsumfeld. Bernhard Wyler war es wichtig, hierbei einen Mittelweg zu gehen zwischen Standardisierung und Individualisierung der Prozesse innerhalb der einzelnen Firmen in der Gruppe: „Wir wollten nicht die Welt verändern. Zumal die Prozesse, so wie wir sie hatten, auch Sinn machten. Außerdem sind wir eine dezentrale Organisation mit den einzelnen Firmen, da dürfen die Abläufe unterschiedlich sein. Wir hätten auch Akzeptanzprobleme gehabt mit einem Prozess, der überall gleich sein muss.“ Im Ergebnis wurde so zum Beispiel firmenübergreifend das Vier-Augen-Prinzip eingeführt und es wurden Betragsgrenzen für Rechnungen eingeführt, die von den Geschäftsführern abgezeichnet werden müssen. Andererseits haben die einzelnen Firmen der Gruppe vor Ort die Möglichkeit behalten, den Ablauf für die Feinverteilung der Rechnungen in den Workflows selbst festzulegen.

Schneller Rollout – sofortiger Mehrwert

Das neue System startete im dritten Quartal 2023 mit den ersten drei Pilotfirmen. Der Prozess sieht so aus, dass alle Belege im ersten Schritt digital in den Rechnungsworkflow eingespeist werden. Papierrechnungen, die bei Twerenbold noch immer einem Anteil von etwa 20 Prozent ausmachen, werden gescannt und die Daten somit gleich nach dem Eingang digitalisiert. Rechnungen, die digital als PDF oder E-Rechnung das Unternehmen erreichen, werden ebenfalls automatisiert in strukturierte Daten überführt und aus dem E-Mailprogramm direkt an den Rechnungsworkflow weitergeleitet.

Beim Durchlaufen der digitalen Workflows greifen dann verschiedene automatisierte Routinen zur korrekten Prüfung, Kontierung und Ablage der Rechnungen:

• Dabei wird jede Rechnung zunächst formal hinsichtlich Richtigkeit und Vollständigkeit sowie auf die Korrektheit der Umsatzsteuerangaben und die Plausibilität der angegebenen Mengen und Summen gecheckt.
• Erst nach Bestehen dieser formellen Prüfung, gelangt sie im zweiten Schritt in den eigentlichen Prüfungs- und Freigabeworkflow. Ein wichtiger Meilenstein in der Prozessoptimierung besteht für Bernhard Wyler bei diesem zweiten Schritt innerhalb des Workflows darin, dass die prüfenden Mitarbeitenden bereits an dieser Stelle eine Vorkontierung vornehmen können. Hierzu wurden die hauseigenen Kontierungshandbücher über eine Schnittstelle in den Prüfprozess eingebunden.
• Nach der Freigabe gelangt die Rechnung samt Kontierungsvorschlag automatisch in die angebundene Infoniqa-Fibu.
• Abschließend wird der gesamte Vorgang in das digitale Archiv PROXESS DMS übergeben, wo alle Dokument- und Vorgangsdaten revisionssicher gespeichert werden.

Die größten Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung: Schneller und transparenter mit höherer Qualität

Zu den größten Vorteilen im Vergleich zum alten Status Quo sieht Bernhard Wyler die generelle Umstellung auf das papierlose Arbeiten. Dadurch wurden nicht nur die Papierberge im Unternehmen abgebaut. Papierlos zu arbeiten, bedeutet zugleich, dass es nun möglich ist, auf alle Belege im Workflow von jedem Ort zuzugreifen. Das hat sowohl Vorteile für das Visieren der Rechnungen, das wesentlich schneller und transparenter geworden ist und zu viel besseren Durchlaufzeiten geführt hat. Vereinfacht wurde durch die Umstellung auf das papierlose Arbeiten aber auch der Umgang mit abgelegten Rechnungen: „Früher mussten wir die Rechnungen aufwendig aus einem Ordner raussuchen und eventuell auch noch einscannen und als PDF-Datei an eine Mitarbeiterin an einem anderen Standort mailen. Jetzt kann das jeder ganz einfach vom PC aus machen.“

„Die Einführung eines digitalen Eingangsrechnungsprozesses mit PROXESS hat uns zum einen Vorteile für das Visieren der Rechnungen gebracht, das wesentlich schneller und transparenter geworden ist und hat zum anderen zu wesentlich schnelleren Durchlaufzeiten im gesamten Prozess geführt.“

Als Leiter des Finanz- und Rechnungswesens stellt sich für Bernhard Wyler die Digitalisierung der Eingangsrechnungen mit PROXESS insgesamt auch als Qualitätssprung in der Buchhaltung dar. Durch die Vorkontierung in den einzelnen Unternehmen ist die Qualität der Daten in der Buchhaltung viel besser geworden. Mit dem neuen System konnte Twerenbold zudem automatisierte Checks in den Rechnungsworkflow einbauen, mit denen beispielsweise die Kontierung einer Rechnung in Abhängigkeit von verschiedenen Variablen geprüft wird. So ließen sich mit der Umstellung auf die Lösung von PROXESS viele typische Fehlerquellen in der Buchhaltung bereits bei der Bearbeitung der Rechnungen ausschalten.