Warum ein DMS viel mehr ist als „nur“ ein digitales Archiv

Ein Dokumentenmanagementsystem ist nur ein digitales Archiv? Mit diesem Vorurteil gehen wir heute hart ins Gericht. Denn es ist viel mehr als das. Es bringt Menschen, Dokumente und Systeme zusammen, sorgt für Sicherheit, Automatisierung, reibungslose Arbeitsabläufe und steigert die Effizienz im Unternehmen. Wie ein DMS das alles schafft? Schauen wir es uns gemeinsam an.

Die vielseitigen Aufgaben eines DMS

Natürlich ist eine der Hauptaufgaben eines DMS die rechtssichere Archivierung von digitalisierten Dokumenten. Diese Funktion ist quasi das Herzstück des Systems und sorgt dafür, dass Unternehmen allen Pflichten zur Aufbewahrung von Dokumenten nachkommen können, nichts verloren geht, unbemerkt verändert oder gar gestohlen wird. Dabei hat ein fortschrittliches Dokumentenmanagementsystem sowohl die Vorgaben der GoBD als auch der DSGVO stets im Blick. Auf der Archivierung bauen aber noch viele weitere Funktionen auf. Werden diese clever und umfassend vernetzt in der vorhandenen IT-Umgebung umgesetzt, ergeben sich zahlreiche Vorteile, die ein DMS zu einem echten Multitool im Unternehmen machen.

Suchen und finden, immer und überall

Die Google-Suche ist uns längst in Fleisch und Blut übergegangen. Wir möchten etwas nachsehen und tippen unseren Gedanken sogleich in die Maske einer Suchmaschine ein. In Sekundenschnelle finden wir zahlreiche Antworten auf die Fragen, die wir uns einst stellten. Egal, ob wir uns gerade im Büro befinden, einer Konferenz beiwohnen oder im Gartenstuhl liegen. Genau so funktioniert auch das PROXESS DMS mit seinen vielfältigen Suchfunktionen.

Dokumente werden bei ihrer Archivierung indexiert, also mit Schlagworten und Metadaten versehen. Auf diese Weise werden Dokumente im DMS einfach und intuitiv gebündelt, so dass wir jederzeit den Überblick über den gesamten Vorgang behalten. Bei der Recherche in der Schnellsuche unterstützt uns die automatische Suchwortvervollständigung des DMS. Alternativ bietet sich die Pfadsuche an, um über hierarchische Verzeichnispfade zu den gewünschten Dokumenten zu gelangen.

Übrigens: Für noch mehr Komfort lassen sich die Suchmasken und Trefferlisten im DMS individuell anpassen. Alternativ gibt es allgemeine Unternehmensvorlagen.

Über 50 verschiedene Dateiformate zeigt das PROXESS DMS direkt im Browser an. Wir nutzen sie so, als lägen sie direkt auf unserem Schreibtisch. Zoomen, Drehen, Drucken, Mailen oder Exportieren ist mit einem intelligenten DMS wie dem von PROXESS ein Kinderspiel. Auch eine Volltextsuche innerhalb des Dokuments ist kein Problem. Möchten wir das Dokument bearbeiten, wird es revisionssicher festgehalten und wir können ganz befreit schalten und walten, ohne dabei Sorge zu haben, wir könnten die Integrität der Rechtssicherheit verletzen. Denn die Originaldatei bleibt immer unverändert im DMS. So profitieren wir bei der Arbeit mit einem DMS nicht nur von den Bearbeitungsfunktionen, sondern auch von Stempeln und Annotationen sowie der GoBD-konformen Dateiversionierung.

Dokumente voll im Flow

DMS-Systeme bleiben aber nicht beim Archivieren, Bündeln und Bearbeiten stehen. Sie beinhalten auch zusätzliche Workflow-Komponenten, die meist optional erworben werden können. Wer ist hier zuständig? Wer hat welches Dokument auf seinem Schreibtisch und wo hakt es im Prozess? All diese Fragen gehören der Vergangenheit an. Denn dank intelligenter Automatisierung der Dokumentenprozesse sind die Abläufe immer im Flow.

Mit dem PROXESS Workflow werden verschiedene Vorgänge im Unternehmen digital abgebildet und durchgeführt. Dabei lassen sich wiederkehrende Prozesse automatisieren, die alle Personen im Unternehmen entlasten und jederzeit für Klarheit sorgen. Beispiele hierfür sind die Einkaufsprozesse wie Eingangsrechnungsprüfung oder Verarbeitung von Lieferanten-Auftragsbestätigungen. Diese Abläufe lassen sich regelbasiert festlegen, denn sie folgen einem festen Schema. Bedarf es einer individuellen Lösung, ist das DMS auch darauf vorbereitet. Es bietet Ad-hoc Workflows, die flexibel gestaltet werden können. Hier entscheiden die Mitarbeitenden dann ganz individuell, wer der nächste im Prozess ist.

Belegerfassung wie von Zauberhand

Wir haben schon gelernt, dass ein DMS eine umfangreiche Suche nach Stichwörtern, Volltexten oder nach Hierarchien erlaubt – aber woher kennt das DMS all diese Infos? Müssen wir sie etwa zu jedem archivierten Dokument hinzufügen? Nicht doch. Das erledigt bei PROXESS die künstliche Intelligenz. Das DMS verfügt mit entsprechendem Tool über eine KI-gestützte Belegerkennung. Damit werden eingehende Dokumente vollautomatisch ausgelesen, interpretiert und anhand vordefinierter Prozesse zugeordnet und sogar an die zuständigen Mitarbeitenden verteilt. So sinkt das Fehlerpotenzial bei der Erfassung bis in die Unwahrscheinlichkeit, während die Effizienz durch die Decke geht.

Das DMS übernimmt eine Rechnung – egal ob gescannter Papierbeleg oder E-Rechnung – als PDF. Ganz selbstständig erkennt das System die Kopf- und Fußdaten sowie die Positionsdaten der Rechnung. Außerdem kennt sich das DMS mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen aus und unterstützt uns bei der direkten Kontierung der Belege. Die Rechnung weicht von der Bestellung ab oder lässt Pflichtangaben vermissen? Auch das entgeht dem DMS nicht. Damit es lückenlos auf alle notwendigen Informationen zugreifen kann, lässt es sich in verschiedenste ERP-, FIBU- und Workflowsysteme integrieren. So ist zum Beispiel ein reibungsloser Eingangsrechnungsworkflow gewährleistet.

Doch was passiert mit den Dokumenten, die nicht durch die Belegerkennung erfasst werden. Auch hierfür gibt es intelligente Tools im DMS, die die automatische Indexierung übernehmen. Der Clou dabei ist, durch ein Schlüsselkriterium wie die Kunden- oder Auftragsnummer weitere Stammdaten aus ERP, FIBU oder CRM-System zu übernehmen.

Ein DMS ist nur ein digitales Archiv also? Mit diesem Vorurteil haben wir jetzt wohl gründlich aufgeräumt. Ein DMS sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern auch für durchgängig optimierte digitale Prozesse. Manuelle Fehler werden durch die Automatisierung reduziert und die Transparenz im Unternehmen erhöht. Im Ergebnis spart ein DMS so Zeit und Geld und gibt Kapazitäten für andere wichtige Aufgaben frei.

Klingt spannend? Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Vorteile auch für sich nutzen können.

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