PROXESS Blog
Hier finden Sie Wissenswertes, Hintergrundinformationen sowie Tipps für die Praxis rund um Dokumentenmangemement.
E-Mail-Archivierung: Gesetzliche Vorgaben und Integration ins DMS
Das Wichtigste auf einen Blick E-Mails sind archivierungspflichtig (HGB/GoBD/AO) im elektronischen Original Datenschutz-Tipp: Private E-Mail-Nutzung im Betrieb untersagen Archivierung ist automatisch (Server) oder manuell (Client) möglich Schnelle, vorgangsbezogene Suche [...]
So funktioniert die digitale Ablagestruktur mit einem DMS
Das Wichtigste auf einen Blick Schlagworte (z. B. Datum, Typ) ersetzen starre, hierarchische Ordnerstrukturen. Rollenspezifische Sichten auf Dokumente sind möglich. Gezielte Abfragen finden Dokumente in Sekunden statt durch Ordner [...]
Digitaler Eingangsrechnungsprozess – Was bedeutet das? Und was bringt es dem Unternehmen?
Das Wichtigste auf einen Blick KI-gestützte Analyse und automatische Datenextraktion (OCR) sowie Validierung von Rechnungsdaten durch selbstlernende Systeme. Kosten- und Zeitersparnis durch schnellere Durchlaufzeiten sowie Sicherung von Skontofristen. Ortsunabhängiger [...]
Digitalisierung und Klimaschutz: Wie ein DMS die CO2-Bilanz verbessert
Das Wichtigste auf einen Blick Massive Einsparung von Papier, Toner und Hardware reduziert direkt den ökologischen Fußabdruck. Schnelle Schlagwortsuche und ortsunabhängiger Zugriff ersetzen physische Archive und sparen Zeit. Remote-Arbeit [...]
Was bedeutet GoBD in der Praxis? – Wie Sie rechtssicher digital archivieren
Das Wichtigste auf einen Blick Die GoBD regeln die ordnungsgemäße IT-gestützte Buchführung und digitale Archivierung, um Manipulationen zu verhindern. Gilt für alle Steuerpflichtigen (Unternehmer, Freiberufler, Handwerker), unabhängig von der [...]
Digitales Vertragsmanagement: Weit mehr als nur Ablage
Schwere Vertragsordner, undurchsichtige Ablage, verpasste Kündigungsfristen, ungewollte Vertragsverlängerungen oder Fehlentscheidungen aufgrund von mangelhaften Informationen – all diese Fälle sind in Unternehmen keine Seltenheit, wirken sich jedoch oft negativ auf das [...]