Nun ist es wieder soweit. Jedes Jahr am 31. März feiern wir mit dem World Backup Day die Datensicherung. Und darauf stoßen wir gern an, denn wie oft hat uns ein digitales Archiv schon geholfen oder gar gerettet? Schließlich gehören unsere Daten inzwischen zu unseren wichtigsten Gütern. Das gilt für Kinderfotos ebenso wie für wertvolle Unternehmensdaten. Während die Kindheitserinnerungen eine emotionale Bedeutung für uns haben, sind Datensicherungen im Unternehmen geradezu existenziell. Gesicherte Dokumente liefern nicht nur wichtige Informationen für den täglichen Arbeitsablauf, sondern unterliegen in vielen Fällen auch einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Gleichzeitig kommt es wesentlich häufiger zu einem Datenverlust als man denken könnte und möchte*, wie die Initiative zum World Backup Day auf ihrer Website erklärt. Zum Teil sind technische Defekte dafür verantwortlich, dass Daten verloren gehen, aber auch Fehler von Mitarbeitenden, Unfälle, Naturkatastrophen oder sogar vorsätzliches Löschen können Gründe dafür sein.

Eine sichere, digitale Archivierung von Unternehmensdaten ist also elementar. Damit diese rechtskonform und praktikabel gelingt, empfiehlt sich ein fortschrittliches Dokumentenmanagementsystem, das darüber hinaus viele weitere Vorteile bietet. Das DMS archiviert alle relevanten Daten – von Office-Dokumenten über E-Mails und gescannte Papierdokumente bis hin zu CAD-Daten oder ERP- und FiBu-Dateien – zukunftssicher in einem zentralen System und nach einem automatisierten und vor allem revisionssicheren Verfahren. Aber wieso ist das eigentlich so wichtig? Gern geben wir in diesem Blogbeitrag Aufschluss.

Das revisionssichere Backup

Bei der revisionssicheren digitalen Archivierung geht es vor allem darum, die Daten in ihrer Originalansicht unveränderbar zu machen. Zudem müssen die Dateien ordnungsgemäß, vollständig, nachvollziehbar, sicher und abrufbar sein. Die Grundlagen und gesetzlichen Vorgaben für die Archivierung regeln die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD.

Die gesetzliche Liebe zum Backup

Mit einem zuverlässigen DMS ist es ganz einfach, sein digitales Archiv an den gesetzlichen Vorgaben auszurichten. Einerseits bietet das Dokumentenmanagementsystem detaillierte und qualitative Zugriffsberechtigungen bis auf Benutzerebene inklusive Verschlüsselung von Datenbank und Dateien sowie der Protokollierung von Änderungen. Diese Rechteverwaltung regelt, ob und wer lesen, anlegen und bearbeiten darf und verhindert das Löschen im Archiv. Andererseits sorgt die Transparenz, die aufgrund der Indexierung der Dokumente und durch die Protokollierung von Änderungen gegeben ist, für Sicherheit – und eben Rechtskonformität. Wird ein Dokument verändert, ist das dank automatisierter Dateiversionierung im DMS immer nachvollziehbar. Zudem ist sichergestellt, dass die Originaldatei in jedem Fall erhalten bleibt. Sollte es zu einer Steuerprüfung oder Ähnlichem kommen, muss die ursprüngliche Version der archivierten digitalen Dokumente nämlich einzeln abrufbar sein. Weiterhin geben die GoBD vor, dass die digitale Archivierung ein regelmäßiges Datensicherungskonzept umsetzt und eine entsprechende Verfahrensdokumentation inklusive Beschreibung des Backup-Konzeptes berücksichtigt. Dabei ersetzt ein digitales Archiv nicht die Sicherung von Datenbanken und der archivierten Dokumente. Das Archiv muss in ein regelmäßiges Backup zur Langzeitarchivierung integriert werden. Dies wird in Unternehmen in der Regel automatisiert über ISO-Image-Dateien im HSM-Verfahren (Historical Storage Management) umgesetzt. Dabei werden Daten bis zu einer Kapazität von 4,3 GB gesammelt, in einer ISO-Image-Datei zusammengefasst und auf einem Storage-System abgelegt. Diese ISO-Images nutzt das PROXESS Archiv systemseitig auch für die Belegrecherche. Somit sind Suchen auch im Backup-System kein Problem.

Ein effizientes Dokumentenmanagement birgt viele Vorzüge

Für alltägliche Arbeitsabläufe und die Effizienz sowie Transparenz im Unternehmen ist ein digitales Archiv durch ein DMS ebenfalls sehr wertvoll. Zentral archivierte Dokumente sind für alle berechtigten Mitarbeitenden in kürzester Zeit auffind- und abrufbar. Die Zeiten von endlosen Kopien und persönlichen Nebenarchiven sind damit endgültig Geschichte. Weiterhin hat das digitale und zentrale Backup den großen Vorteil, dass es orts- und zeitunabhängig abgerufen werden kann. Also auch aus dem Homeoffice oder vor Ort beim Kunden.

Mit dem DMS von PROXESS ist optional außerdem möglich, Dateien aus Microsoft 365 und den zugehörigen Programmen Word, Excel und PowerPoint und Outlook direkt zu archivieren. Ergänzend hat PROXESS ein Modul für die Integration von Microsoft D365 Business Central geschaffen, das ein- oder ausgehende Dokumente rechtssicher und GoBD-konform im PROXESS DMS archiviert.

Übrigens: Die GoBD-Konformität unserer PROXESS Software-Lösungen lassen wir regelmäßig vom TÜV prüfen und zertifizieren.

Die E-Mail-Archivierung

Ein weiteres wichtiges Sicherungsverfahren sollte den E-Mails im Unternehmen zuteilwerden. Denn hier ist es ebenfalls schnell passiert: Eine E-Mail wird versehentlich gelöscht oder ist in den Weiten des Postfachs schlicht nicht mehr auffindbar. Dabei ist auch die Sicherung geschäftsrelevanter E-Mails im Originalformat gesetzlich vorgeschrieben. Ebenso ist sicherzustellen, dass die E-Mail unveränderbar archiviert ist. Hier ist ein DMS wieder einmal des Backup-Rätsels Lösung. Die E-Mail-Archivierung von PROXESS übernimmt die automatische und gesetzeskonforme Archivierung geschäftsrelevanter E-Mails unter Berücksichtigung des Datenschutzes. Das ist jedoch nicht der einzige Vorteil. Die Suche nach E-Mails und Anhängen wird durch das DMS zum Kinderspiel. Zudem ist es möglich, die E-Mails einem Geschäftsvorgang, zum Beispiel aus dem Ein- oder Verkauf, zuordnen. Gleichzeitig entlastet die E-Mail-Archivierung über das DMS die Server im Unternehmen. Einen umfassenden Beitrag zu gesetzlichen Vorgaben und Integrationsmöglichkeiten finden Sie hier.

Wir sehen also: In vielen Unternehmensbereichen ist eine zuverlässige digitale Archivierung ein elementarer Baustein der Effizienz und der Sicherheit im Unternehmen. Mit dem DMS von PROXESS ist ein solches gesetzeskonformes digitales Archiv schnell und zukunftssicher umgesetzt. Zusätzlich muss aber auch ein umfassendes Backup der archivierten Daten und Dokumente sichergestellt werden, was auch aus rechtlicher Sicht nicht auf die leichte Schulter genommen werden darf.

*Quelle: https://www.worldbackupday.com/de