Steigender Kostendruck, immer mehr Compliance-Anforderungen und der fortschreitende Fachkräftemangel sind nur drei gewichtige Gründe, warum Unternehmen ihre Geschäftsprozesse effizienter gestalten müssen. Dabei zählt der Rechnungseingang zu jenen Prozessen, bei denen sich mit der richtigen Softwarelösung schnell enorme Effizienzgewinne erzielen lassen. Keine Buchhaltung, die einmal auf die digitale Rechnungsverarbeitung umgestiegen ist, will zurück zum Zettelchaos analoger Zeiten. Fragen wie „Wo liegt die Rechnung?“, „Wer muss noch abzeichnen?“ oder „Wie viel müssen wir beim nächsten Zahlungslauf aufwenden?“ gehören damit der Vergangenheit an.
Wir stellen Ihnen an dieser Stelle die Funktionsweise des digitalen Rechnungsmanagements mit PROXESS Invoice vor und zeigen Ihnen am Beispiel der Dunkelbuchung, welche Effizienzgewinne Sie in der Betriebspraxis realisieren können.
So funktioniert der digitale Rechnungseingangsprozess
Im Gegensatz zur traditionellen Methode, bei der die Papier- oder PDF-Rechnungen manuell in Papierform oder per E-Mail weitergeleitet und freigegeben werden, läuft bei der digitalen Rechnungsverarbeitung der gesamte Prozess softwarebasiert ab. PROXESS Invoice deckt dabei alle Bereiche der Eingangsrechnungsverarbeitung ab: Vom Rechnungseingang über die Extraktion und Prüfung der Rechnungsdaten, das Workflow- und Freigabe-Management bis zur Weiterleitung der Daten zur Kontierung und Verbuchung sowie zur revisionssicheren Archivierung.
In der Praxis besteht der digitale Rechnungseingangsprozess typischerweise aus den folgenden Schritten:
Eingang und Erfassung
Die Eingangsrechnungen erreichen das Unternehmen entweder als Papierdokument, per E-Mail mit PDF-Anhangoder digital in einem E-Rechnungsformat. PROXESS Invoice akzeptiert dabei alle gängigen E-Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD, UBL oder EDIFACT. Rechnungen, die im Unternehmen per E-Mail ankommen, können für das gesamte Unternehmen oder bestimmte Mitarbeitende erfasst und automatisch inklusive Anhängen in den Rechnungseingang aufgenommen werden. Papierrechnungen werden mit dem Smartphone, Multifunktionsgerät oder Scanner digitalisiert und an ein zentrales E-Mail-Postfach für den Rechnungseingang gesendet.
Import und Extraktion
Jede eingehende Rechnung wird registriert und automatisch in das System überführt. Eine intelligente, KI-basierte Texterkennung liest dabei alle relevanten Rechnungsdaten automatisch aus. Dazu zählen Datenfelder wie Rechnungsnummer, Lieferant, Datum, Betrag, Umsatzsteuer etc. Bereits jetzt wird die Rechnung revisionssicher im Archiv archiviert und im Laufe ihrer Bearbeitung um Informationen über den Prüfungs- und Freigabeprozess ergänzt. Auf diese Weise erhalten Sie mit PROXESS Invoice einen zentralen Rechnungseingang und stellen sicher, dass alle Rechnungen als strukturierte Daten ins System einfließen.
Prüfung und Validierung
Die extrahierten Daten werden nun automatisch auf Plausibilität, Korrektheit und Vollständigkeit geprüft, zum Beispiel über einen Abgleich mit hinterlegten Stammdaten. Die Daten können dabei automatisiert unter Berücksichtigung von Preisen, Mengen etc. geprüft und Bestellvorgängen zugeordnet werden. Dubletten werden dabei automatisch identifiziert und es wird eine Meldung zu der Rechnung erstellt.
Freigabe und Genehmigung
Mit Hilfe des bordeigenen Workflow-Managements definieren Sie Abläufe, nach denen die Rechnungen automatisch den zuständigen Mitarbeitenden oder Abteilungen zur Prüfung und Freigabe zugewiesen werden. Dieses Routing können Sie unter Berücksichtigung von Faktoren wie Kostenstelle, Lieferant oder Wertgrenze zusammenstellen. Alle Freigaben erfolgen digital mit einem Mausklick über eine browserbasierte App auf authentifizierten Geräten – mobil oder im Büro, so wie es am besten in Ihre internen Abläufe passt. Bei Bedarf haben Berechtigte zusätzlich die Möglichkeit zu jedem Vorgang direkt Kommentare hinzuzufügen.
Erinnerungen und Eskalationen
Werden beim Freizeichnen der Rechnungen vorgegebene Fristen überschritten, können automatische Erinnerungen geschaltet oder Eskalationen an die nächste Hierarchieebene ausgelöst werden. Autorisierte Personen haben darüber hinaus einen transparenten Überblick zum jeweiligen Status der Rechnungen.
Integration und Archivierung
Nach erfolgreicher Freigabe übermittelt das Programm die Rechnungsdaten automatisch zur Kontierung an das ERP-System, damit die Rechnung dort verbucht werden kann. Spätestens jetzt werden die Originalrechnung und alle zugehörigen Dokumente wie E-Mails, weitere Anhänge, Freigabeprotokolle oder Kommentare automatisch an eine Archivsoftware, wie das PROXESS DMS, weitergeleitet. Dort werden sie rechtssicher unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben digital archiviert.
Dunkelbuchung als ultimativer Prozessbooster
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung bietet bereits im Standard-Prozessfall einen riesigen Performance-Vorteil. Mit einer Dunkelbuchung starten Sie jedoch den ultimativen Prozessbooster.
Was ist eine Dunkelbuchung?
Dunkelbuchung bedeutet, dass eine Rechnung das System vollautomatisch durchläuft. Die Rechnung wird ohne menschliches Zutun erfasst, geprüft, kontiert, verbucht und archiviert. Das wird immer dann möglich, wenn eine Rechnung bestimmte Kriterien erfüllt, die im Vorfeld definiert wurden:
- Beim 2-Way-Match (Zwei-Wege-Abgleich) vergleicht das System die Eingangsrechnung des Lieferanten mit der zugehörigen Bestellung. Dabei werden Positionen wie Rechnungsnummer, Lieferant, Gesamtbetrag, Preise pro Position und Mengen pro Position abgeglichen. Dieses Verfahren bietet sich für Rechnungsarten an, bei denen keine Wareneingangsprüfung notwendig oder möglich ist – zum Beispiel, weil es sich um Dienstleistungen, Softwarelizenzen oder Direktlieferungen handelt.
- Beim 3-Way-Match (Drei-Wege-Abgleich) wird die Eingangsrechnung des Lieferanten nicht nur mit der zugehörigen Bestellung, sondern darüber hinaus auch noch mit dem tatsächlichen Wareneingang abgeglichen. Das System prüft also zusätzlich, ob die Lieferung zum bestellten Artikel ohne Beanstandungen und in der richtigen Menge erfolgt ist.
So funktioniert eine Dunkelbuchung mit dem digitalen Rechnungseingangsprozess
Wie Sie gesehen haben, lassen sich mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung bereits die Prozessschritte vom Rechnungseingang bis zur Extraktion und Validierung der Daten automatisieren. Mit der Dunkelbuchung wird bei definierten Vorgängen zusätzlich der Prüfungs- und Freigabeprozess durch einen automatischen Abgleich der Rechnung als 2-Way- oder 3-Way-Match ersetzt.
Die Software verifiziert jetzt also auch noch, ob die auf der Rechnung und in der Bestellung genannten Mengen und Artikel übereinstimmen beziehungsweise zu den tatsächlich im Wareneingang bestätigten Mengen und Artikeln passen. Dabei werden üblicherweise kleine Toleranzgrenzen festgelegt, die durch geringfügige Abweichungen bei Preisen und Mengen oder Rundungen entstehen können.
Durchläuft eine Rechnung diesen Prozess ohne Beanstandungen, wird sie vom System automatisch zur Kontierung, Buchung und Archivierung weitergegeben: Die Dunkelbuchung wird so zum Hauptgewinn für jede Buchhaltung. Erfüllt eine Rechnung die Kriterien für eine Dunkelbuchung hingegen nicht, leitet die Software für die Rechnung automatisch einen manuellen Workflow ein: Die Rechnung wird an die zuständige Person zur Prüfung und Klärung weitergeleitet. Das System markiert dabei die Gründe für die nicht erfolgte Dunkelbuchung, um die manuelle Bearbeitung zu erleichtern.
Fazit
Der digitale Rechnungseingangsprozess mit PROXESS Invoice ist ein Paradebeispiel für gelungene Prozessautomatisierung. Er befreit Ihre Buchhaltung von manuellen Routineaufgaben, minimiert Fehler und schafft eine nie dagewesene Transparenz. Insbesondere die Dunkelbuchung transformiert die Rechnungsverarbeitung, indem sie qualifizierte Rechnungen ohne menschliches Zutun verbucht. Das Ergebnis: Weniger Aufwand, schnellere Zahlungen und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.
