Microsoft bietet in seinem ERP Dynamics 365 Business Central hervorragende Basisfunktionen gerade für mittelständische Unternehmen. Doch mit Blick auf eine rechtssichere digitale Archivierung weist das ERP-System Lücken auf und bietet mit der hauseigenen Archiv-Erweiterung lediglich eine Sicherung zur Datenkomprimierung, die nicht den EU-weiten gesetzlichen Vorgaben eines digitalen Archivs entspricht.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir, warum die Archivierung im MD 365 BC nicht ausreicht und weshalb ein fortschrittliches DMS eine wichtige Ergänzung für

  • rechtssichere Archivierung,
  • automatische KI-gestützte Belegerfassung und
  • digitalen Eingangsrechnungsworkflow ist.

Grund 1: Rechts- und Revisionssicherheit

Wir reden nicht lange um den heißen Brei: Eine rechtssichere digitale Archivierung von Geschäftsdokumenten ist in der Standardversion von Microsoft Dynamics 365 Business Central schlicht und ergreifend nicht möglich. Zwar wird optional die Data-Archive-Erweiterung geboten, doch dieses grundlegende Framework zur Sicherung dient lediglich der Datenverdichtung. Das bedeutet, dass diese Datenkomprimierung zusammenhängende Einträge in einem einzigen Eintrag konsolidiert und dann die Originaldokumente löscht. Das macht das System schlank und schnell, steht aber den gesetzlichen Vorgaben zur Revisionssicherheit entgegen. Nach GoBD* müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle geschäftsrelevanten Dokumente in ihrer Originalansicht unveränderbar und gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert werden. Darüber hinaus sieht die Richtlinie eine Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Geschäftsdaten vor. Dies ist durch die Datenverdichtung nicht mehr gegeben.

Entsprechend muss ein Dokumentenmanagementsystem her, das für eine rechtssichere digitale Archivierung gemäß GoBD* und Co. sorgt. Mit dem in Business Central integrierten DMS von PROXESS wandern Dokumente automatisiert ins digitale Archiv, können aber auch per Drag & Drop über die Business-Central-Benutzeroberfläche hinzugefügt werden. Das PROXESS DMS bietet darüber hinaus eine integrierte Versionsverwaltung, so dass bei Be- oder Verarbeitung von Datensätzen das Original stets abrufbar und nachvollziehbar bleibt. Die Integration eines Dokumentenmanagementsystems in Microsofts ERP-System Dynamics 365 Business Central bringt aber nicht nur eine sichere und rechtskonforme Archivierung mit sich. Es öffnet auch die Tür zu einer Fülle weiterer Möglichkeiten und Potenziale!

Grund 2: Künstliche Intelligenz und Belegerkennung

KI ist nicht nur ein allgegenwärtiges Buzzword, sondern im Bereich der Prozessoptimierung auch ein elementarer Helfer. Im Bereich Dokumenterfassung und -verarbeitung bietet Microsoft Dynamics 365 weder eine OCR-Texterkennung noch einen digitalen Bearbeitungsworkflow. Diese Lücke schließt ein DMS unter anderem durch den Einsatz künstlicher Intelligenz. So werden mithilfe einer KI-basierten Dokumentenerkennung Belege ausgelesen und relevante Daten weiterverarbeitet. Den digitalen Dokumenten entlockt die KI zum Beispiel Lieferanten, Rechnungsnummern, Netto- und Bruttobeträge etc. Die Infos werden dann mit den vorhandenen Stammdaten aus Business Central abgeglichen. So sparen sich Unternehmen wertvolle Zeit und unnötige Fehler bei der Belegerfassung. Mit dem DMS PROXESS lässt sich sogar der gesamte Workflow des Eingangsrechnungsprozesses digital abbilden. Das bringt uns zum nächsten Grund, der eine Ehe zwischen Microsoft Dynamics 365 und PROXESS DMS zu einer Verbindung für die Zukunft macht.

Grund 3: Workflows

Nehmen wir den Eingangsrechnungsprozess hier wieder als Beispiel. Unsere Rechnung wandert als PDF aus einer E-Mail oder als eingescannter Postbeleg in das DMS. Da das Dokumentenmanagementsystem auch mit der FIBU gut vernetzt ist können ganz effizient hier Kostenstellen zugeordnet und Kontierungsvorschläge erfasst werden. Das DMS vermittelt intelligent zwischen den FIBU-Stammdaten und der Business-Central-Anwendung. Ist die Rechnung geprüft und freigegeben, wird sie als Buchungsvorschlag übergeben und rechtssicher archiviert. Alle Bearbeitungsschritte des Workflows werden ordnungsgemäß und ganz automatisch in einem Protokoll festgehalten und mit archiviert. So kann im Nachhinein nachvollzogen werden, wer wann was gemacht hat. Apropos automatisch…

Grund 4: Automatisierungen

Das DMS verarbeitet digitale Dokumente medienbruchfrei. Das bedeutet, wir können E-Mails, technische Zeichnungen, PDFs oder ähnliches zu unserem Archiv hinzufügen. Diese werden mit den richtigen Schlagworten versehen und dem passenden Geschäftsvorgang zugeordnet. Auf diese Art ist die spätere Suche im Archiv oder ein 360°-Überblick über zusammengehörende Prozesse schnell und einfach abrufbar. Die Suche nach archivierten Belegen gelingt über die gewohnte Business-Central-Oberfläche. Alternativ wird der PROXESS Web Client genutzt. Hier ist dann kein Zugriff auf das ERP-System nötig.
Mit dem Modul PROXESS Workflow lassen sich darüber hinaus wiederkehrende Prozesse ganz leicht automatisieren. Abläufe, die einem festen Schema folgen, können regelbasiert festgelegt werden, sodass Mitarbeitende in der Prozesskette stets per E-Mail über anstehende Aufgaben und neue Dokumente informiert werden. Ein Paradebeispiel hierfür ist die Eingangsrechnungsprüfung. Hierdurch sind nicht nur Zuständigkeiten klar definiert, es entfallen auch Transport- und Liegezeiten. Die Bearbeitung der Dokumente geht so schneller und effizienter vonstatten, während Fehlerquellen weitgehend eliminiert werden.

Fazit:

Das ERP-System Microsoft Dynamics 356 Business Central ist die Grundlage für die effiziente Arbeit im Unternehmen. Erweitert man den Blick auf die Dokumentenprozesse, sind weitere Ergänzungstools notwendig. Mit dem PROXESS DMS wird das ERP Business Central nicht nur um ein rechtssicheres digitales Archiv erweitert, sondern erhält auch weitreichende Optimierungsfunktionen für mehr Transparenz und effektivere Workflows entlang der Dokumentenprozesse des Unternehmens.

Klingt gut? Weitere Infos zur nahtlosen DMS-Integration in eine Dynamics 365-Umgebung sowie ein Whitepaper zum Thema stehen hier zur Verfügung.

*Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form

Sehen Sie hier, wie die Integration von Business Central und dem Dokumentenmangementsystem PROXESS konkret aussieht:

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