Die Digitalisierung stellt vor allem kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland vor große Herausforderungen. Das ist das Ergebnis einer aktuellen Umfrage unter 606 Unternehmen aus allen Branchen im Auftrag des Digitalverbands Bitkom. 56 Prozent der Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern sagen, dass sie digitale Nachzügler seien. Zugleich geben nur 37 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen an, Vorreiter der Digitalisierung zu sein. Immerhin glaubt nur jeweils eine kleine Minderheit von 2 Prozent, dass sie den Anschluss schon komplett verpasst hat.

Womit wir auch schon beim ersten guten Grund für die Einführung eines DMS sind:

1. Eigene Digitalisierung vorantreiben

In vielen mittelständischen und kleineren Unternehmen wird immer noch auf das klassische Papierarchiv gesetzt. Ausgangsrechnungen liegen auf Abteilungslaufwerken und E-Mails in den einzelnen Mitarbeiteraccounts. Im Hinblick auf Informationstransparenz und Datensicherheit ein Horrorszenario für alle Mitarbeiter oder auch für Betriebsprüfer.

Mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems werden alle Prozesse rund ums Dokument digitalisiert. Die klassischen Medienbrüche am Anfang (Posteingang in Papierform) und am Ende (Archivierung in Aktenordnern) im Lebenszyklus eines Geschäftsdokuments fallen dann weg. Denn mit einer DMS-Lösung werden die Dokumente gleich beim Eintreffen im Unternehmen digitalisiert, wenn Sie nicht bereits digital per E-Mail oder EDI eingehen. Auch der weitere Weg eines Dokuments durch das Unternehmen erfolgt digital bis zur sicheren Langzeitarchivierung auf unveränderbaren Medien. Wichtig für den digitalen Weg der Dokumente sind dabei vorhandene Integrationen des DMS in die verarbeitenden ERP und FIBU-Systeme.

2. Rechtssicher archivieren

Dokumentenmanagementsysteme archivieren Ihre Dokumente revisionssicher. Sie erfüllen die speziellen gesetzlichen Vorgaben für die digitale Archivierung, die in den sogenannten GoBD verankert sind. Danach müssen Papierdokumente bildlich identisch aufbewahrt werden und elektronische Dokumente wie zum Beispiel E-Mails müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Veränderungen an Dokumenten müssen als neue Version abgespeichert werden, wobei das Original erhalten bleiben muss.  Viele DMS-Hersteller bieten bereits entsprechende GoBD-Konformitätserklärungen für Ihre Systeme an.

Auch in punkto Datensicherheit und Dokumentensicherheit hat ein digitales Archiv die Nase vorn. Denn in einer Datenbank und auf gesicherten Storage Medien sind Dokumente in jedem Fall sicherer aufgehoben, als in den Schränken oder Bürocontainern.

3. Platz und Geld sparen

Ein Dokumentenmanagementsystem stellt die archivierten Dokumente und Vorgänge allen Mitarbeitern zentral im Unternehmen zur Verfügung. Sogenannte Verteilerkopien und Nebenarchive entfallen. Es entfallen auch die Kosten für zusätzliche Ausdrucke, Kopien, Ordner, Schränke und Archivräume etc. In einem zentralen Archiv finden die Mitarbeiter außerdem die gewünschten Informationen viel schneller und ohne langes Suchen. Dies spart Arbeitszeit und damit ebenfalls viel Geld.

4. Informationen schneller finden und schneller auskunftsbereit sein

Meist sind es nur ein paar Sekunden, oft dauert es aber viele Minuten. Die Suche nach Dokumenten oder nach wichtigen Informationen kostet im tagtäglichen Büroalltag viel Zeit und wahrscheinlich noch mehr Nerven. Ein DMS hilft Ihnen, diese Suchzeiten deutlich zu verringern und Ihre Nerven zu schonen. In einem Dokumentenmanagementsystem liegen alle Informationen zu einem Vorgang zentral und sofort zugriffsbereit. Über eine Volltextsuche oder über die Suche nach sogenannten Indexdaten, wie einer Kunden- oder einer Projektnummer können die Informationen schnell gefunden werden. Kundenservice und Kommunikation nach außen können entscheidend verbessert werden und so Wettbewerbsvorteile gesichert werden.

5. Schnellere und transparente Geschäftsprozesse

Wo frü­her wich­ti­ge Do­ku­men­te in Pa­pier­sta­peln hoff­nungs­los un­ter­gin­gen und kei­ne Aus­sicht auf bal­dige Be­ar­bei­tung hat­ten, än­dert sich die Si­tu­ation mit Ein­füh­rung ei­nes DMS und der kon­se­quen­ten digitalen Do­ku­men­t­er­fas­sung schlag­artig.

Digitale Do­ku­men­te sind für al­le be­rech­tig­ten Mit­ar­bei­ter je­der­zeit ein­seh­bar, auch wenn sie in Be­ar­bei­tung sind. Egal, wo oder bei wel­chem Mit­ar­bei­ter. Manchmal gehen Dokumente ganz verloren. Dann trudelt eine Mahnung ein und die Buchhaltung muss die zugehörige Rechnung erst einmal wieder neu anfordern. Der Verlust von einmal archivierten Do­ku­men­ten­ ist dagegen quasi aus­ge­schlos­sen. Ein Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem sorgt daher für hö­here Trans­pa­renz im Un­ter­neh­men.

Wiederkehrende Geschäftsprozesse, beispielsweise das Verteilen der Eingangspost oder die Rechnungsfreigabe, laufen erheblich schneller ab oder können sogar komplett automatisiert werden. So haben die Mitarbeiter mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben, statt Papier hin und her zu tragen, Informationen zu suchen oder Dokumente zu erfassen.

6. Mitarbeiter von Standardaufgaben entlasten und motivieren

Laut einer Studie des Fraunhofer Instituts verbringen Mitarbeiter im administrativen Bereich bis zu 30% ihrer Arbeitszeit (2,5 h) pro Tag mit dem Ablegen und Suchen von Dokumenten. Ablegen und Suchen gehören dabei sicherlich zu den unangenehmen Routineaufgaben von Mitarbeitern.

So verwundert es auch nicht, dass laut einer Studie von Statista unter Büroangestellten 69% bzw. 68% die Einführung einer Archivierungslösung bzw. eines Dokumentenmanagementsystems als hilfreich begrüßen würden.

Denn durch den Einsatz eines modernen DMS können Mitarbeiter von lästigen Routineaufgaben entlastet werden und sich mit anspruchsvolleren Aufgaben befassen. Mit einem leistungsfähigen Dokumentenmanagement-System werden die Dokumente schnell und einfach abgelegt, im Idealfall automatisch verschlagwortet und werden jederzeit schnell wiedergefunden.

Studie: Welche Dokumentenmanagementsoftware wäre aus Ihrer Sicht hilfreich?

Quelle: https://de.statista.com/infografik/11625/dokumentenmanagement-hauptsache-nicht-verzetteln/

7. Standortübergreifender und mobiler Zugriff

Ein herkömmlicher Aktenordner kann immer nur an einem Ort sein. Auf eine digitale Akte können beliebig viele Mitarbeiter gleichzeitig zugreifen – und zwar von jedem Standort oder von jeder Filiale weltweit. So haben alle, die an einem Projekt mitarbeiten, den gleichen Wissensstand und arbeiten immer mit den aktuellsten Daten. Mit einem Dokumentenmanagementsystem ist in der Regel auch ein mobiler Zugriff über Web mit verschiedenen Devices möglich. Dies ist für Mitarbeiter im Kundenservice, in Projekten oder im Vertrieb ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Fazit

Durch die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems gewährleisten Sie die Einhaltung der gesetzlichen Archivierungsvorschriften für Ihr Unternehmen. Zudem können viel Zeit und Kosten gespart, die Informationstransparenz im eigenen Unternehmen erhöht und der Kundenservice entscheidend verbessert werden. DMS-Systeme sind in jedem Fall ein wichtiger Baustein auf dem Weg der eigenen Digitalisierung. Sie sollten dabei keine Stand-Alone-Lösung darstellen, sondern gut in die vorhandenen EDV-Systeme und die eigenen Arbeitsprozesse integriert werden. Mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sichern Sie als Unternehmen letztendlich Ihre Wettbewerbsfähigkeit.

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