AIL digitalisiert mit PROXESS seine Leasingverträge

„Endlich mehr Zeit für unsere Kunden“

Um die internen Bearbeitungsprozesse schneller und effizienter zu gestalten, entschloss sich die Unternehmensleitung Mitte 2011 zur Einführung eines Enterprise Content Management Systems und zur Digitalisierung ihrer Leasingvertragsakten.

Da auch der Platzbedarf des kontinuierlich wachsenden Unternehmens ständig steigt, stand ein Anbau an die bisherigen Büroräume in Grünwald kurz vor der Fertigstellung. Dorthin sollten die bestehenden Papierakten jedoch erst gar nicht mehr mit umziehen, um so weiteren Platz für neue Arbeitsplätze zu schaffen. Gesagt getan: Etwa 5.000 Vertragsakten wurden in einer Übergangsphase mit zwei Duplex-Hochleistungsscannern erfasst, digitalisiert und, mit der internen Vertragsnummer versehen, in PROXESS archiviert.

„Von Anfang an fanden wir in der Akzentum GmbH einen äußerst kompetenten und professionellen Partner für die Projektierung und Einführung eines Dokumenten Management Systems in unserem Haus. Dabei wurden unsere speziellen Wünsche und Zielsetzungen jederzeit berücksichtigt und zeitnah umgesetzt. Innerhalb von nur zwei Monaten konnten wir so das Projekt von der Planung bis zur Installation und Schulung komplett umsetzen.“ Andreas Müller, Leiter IT Projekt- & Prozessmanagement bei AIL Leasing München AG

Im laufenden Betrieb wird das erste Dokument eines neuen Leasingvertrages von den Mitarbeitern einmalig mit der Vertragsnummer und den zugehörigen Vertragsdaten wie Leasingnehmer, Beginn und Ende des Vertrages, Fahrzeugtyp etc. als digitales Dokument in PROXESS angelegt. Alle weiteren Unterlagen, die zum Leasingvertrag gehören, können diese Eckdaten übernehmen und durch weitere individuelle Indexinformationen ergänzt werden. Für die laufende Neuanlage werden Dokumente einfach aus dem Windows Explorer heraus ins Archiv übernommen oder über den PROXESS Printer automatisch in eine PDF-Datei umgewandelt und im Archiv abgelegt.

30 Mitarbeiter arbeiten heute bei der AIL Leasing München AG mit dem Webzugang des PROXESS Archivsystems. Über diesen Webzugang können auch externe Partner ganz einfach auf archivierte Dokumente zugreifen. Das ausgereifte und vom TÜV-geprüfte Sicherheitskonzept von PROXESS garantiert hierbei, dass nur wirklich freigegebene Dokumente angezeigt werden. Durch die zentrale digitale Ablage in PROXESS verfügen heute alle Mitarbeiter über einen einheitlichen Informationsstand, können jederzeit alle Leasingvertragsunterlagen recherchieren und anzeigen.

„Die Mitarbeiterzufriedenheit bei AIL Leasing ist seit dem ersten Tag der PROXESS-Einführung sehr hoch. Denn die Ablage und Suche nach Dokumenten ist einfach und komfortabel und nimmt so heute wesentlich weniger Zeit in Anspruch. Wertvolle Zeit, die den Mitarbeitern nun für andere wichtige Aufgaben zur Verfügung steht“, so Andreas Müller.

Diese positiven Erfahrungen sollen nun weitergeführt werden. Geplant ist bereits die Erweiterung des Systems um die Archivierung der Buchhaltungsunterlagen.

Über die AIL

Die AIL Leasing München AG wurde 1984 gegründet und ist heute die achtgrößte, herstellerunabhängige Leasinggesellschaft Deutschlands und die Nummer Eins im bayerischen Leasingmarkt. AIL bietet maßgeschneiderte Konzepte zur Finanzierung oder für das Leasing von mobilen Träumen jeglicher Art. Bei Automobilen reicht das Spektrum von den kleinen Kompakten über Nutzfahrzeuge bis hin zum Luxussegment – wobei die gehobenen Fahrzeuge den Schwerpunkt des AIL Geschäfts bilden. Bei AIL Classic Leasing stehen Oldtimer, Youngtimer und klassische Fahrzeuge im Fokus der Aktivitäten. Mit AIL Nautic Leasing wird das Geschäftsfeld nautischer Fahrzeuge abgedeckt.