Ein fortschrittliches Dokumentenmanagementsystem ist viel mehr als ein digitales Archiv: Es sorgt für Sicherheit, automatisiert wiederkehrende Prozesse und damit für effizientere Arbeitsabläufe. Transparenz ist dabei ein wichtiges Buzzword, das eben nicht nur Stichwort sein darf, sondern bestmöglich unterstützen soll. PROXESS hat mit seinem Dokumentenradar ein intelligentes Tool in seine DMS-Lösung integriert, das einen 360 Grad-Blick auf alle relevanten Dokumente eines Vorgangs ermöglicht – ganz einfach, übersichtlich und umfassend.

Belegketten und Dokumentbeziehungen

Mit dem Dokumentradar können mit einem Klick alle Dokumente angezeigt werden, die mit einem ausgewählten Dokument in Beziehung stehen, wie Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen oder Korrespondenz, die zu einem Auftrag gehören. So wird die gewohnte Trefferliste erweitert und bietet einen Rundumblick auf zusammenhängende Belegketten. Diese Belegketten und Dokumentbeziehungen werden sowohl chronologisch vorwärts als auch rückwärts in der Prozesskette aufgebaut. So kann man beispielsweise vom Lieferschein aus zur Abschlussrechnung „blicken“, obwohl zum Zeitpunkt der Lieferung die Rechnungsnummer noch nicht bekannt war. Möglich wird dies durch Querverweise zwischen Dokumenten und die automatisierte Generierung von Beziehungsgeflechten. Auf diese Weise werden Dokumente im DMS einfach und intuitiv gebündelt, so dass Nutzerinnen und Nutzer jederzeit den Überblick über einen kompletten Vorgang erhalten.

Strukturierte Ablage für unstrukturierte Informationen

Eines der wichtigsten Elemente eines Dokumentenmanagementsystems ist die strukturierte Ablage von unstrukturierten Informationen. So ermöglicht das PROXESS DMS eine umfangreiche Suche nach Stichwörtern, Volltexten oder Klassifizierungen. Darüber hinaus werden für den PROXESS Dokumentenradar Dokumentbeziehungen auf Basis von Indexkriterien, also strukturierten Daten, erzeugt. So können bspw. zu einer Sammelrechnung mit nur einem Klick die verschiedenen Lieferscheine und die dazugehörigen Bestellungen – oder zu einer Konstruktionszeichnung die passenden Pläne – automatisch ermittelt und angezeigt werden.

Aber woher kennt das DMS all diese Infos? Müssen sie etwa zu jedem archivierten Dokument einzeln hinzugefügt werden? Eigene Belege werden automatisch mit strukturierten Indexinformationen im DMS archiviert. Für eingehende Belege verfügt das DMS über ein Modul mit KI-gestützter Belegerkennung. Dokumente werden über den PROXESS Belegleser vollautomatisch ausgelesen, interpretiert und ebenfalls automatisch archiviert. Diese intelligenten und funktionalen Erfassungs- sowie Importmechanismen extrahieren aus unstrukturierten Dokumenten alle Informationen, die für eine strukturierte Ablage und damit für eine effiziente Recherche notwendig sind. Das spart nicht nur enorm viel Zeit bei der Suche, sondern optimiert beispielsweise bei der Eingangsrechnungsverarbeitung auch den gesamten Prozess, wie wir in einem weiteren Blogbeitrag beschreiben. Für den Dokumentradar sorgt der Belegleser in erster Linie für die korrekte automatisierte Indexierung eingehender Belege, um zusammengehörige Dokumente später einander zuzuordnen.

Der Dokumentenradar spart vor allem Zeit bei der Informationsbeschaffung, sodass Kapazitäten für andere wichtige Aufgaben frei werden.

Klingt gut? Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie die vielen Vorteile eines DMS auch für Ihr Unternehmen nutzen können.

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Bild: © Adobe Stock/sattahipbeach