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Richard Köstner AG
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Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung bei der Richard Köstner AG

Die Richard Köstner AG ist ein technischer Großhändler mit über 500 Mitarbeitern im süddeutschen Raum. Mit dem Umstieg auf ein neues ERP-System wurde auch eine digitale Rechnungsbearbeitung und Dokumentenablage umgesetzt. Fast alle Eingangsrechnungen werden heute per OCR-Texterkennung ausgelesen und automatisch bis zur Buchung weiterverarbeitet. Die Kostenrechnungsprüfung erfolgt ebenfalls über einen digitalen Workflow. So können nun Skontofristen eingehalten werden, viel Zeit und Kosten gespart und die Papierflut eingedämmt werden.

Die Herausforderung: Verteilte Prozesse über viele Standorte

Bei der Firmengründung vor 80 Jahren waren Begriffe wie „Digitaler Rechnungseingang“ oder „Rechtssicheres Dokumentenmanagement“ noch kein Thema. Genauso wie die Firmenleitung in Familienhand das Unternehmen mit zusätzlichen Standorten und einer wachsenden Belegschaft bis heute weiterentwickelt hat, stiegen auch die Herausforderungen in der Verwaltung immer mehr an. Viele Geschäftsprozesse sind heute komplizierter, da sie über die insgesamt 8 Standorte verteilt sind. Eingangsrechnungen beispielsweise gehen bei der Köstner AG heute in allen Standorten und auch über unterschiedliche Eingangskanäle ein. So war die Rechnungsbearbeitung bis jetzt mit viel Papierversand und vielen individuellen E-Mails verbunden.

Rechtssichere Ablage aller Geschäftsdokumente

Als die Richard Köstner AG sich für eine neue ERP-Lösung entschied, stand fest: Nicht ohne rechtssichere Archivierung von Dokumenten. Auch mit der alten Lösung wurden bereits ausgehende Geschäftsbelege digital abgelegt, jedoch nicht GoBD-konform. Daher konnten die Papierdokumente bis dato nicht vernichtet werden, sondern mussten zusätzlich mühsam in Aktenordnern abgeheftet und aufbewahrt werden. Heute werden nicht nur ausgehende sondern auch eingehende Dokumente im PROXESS-Archiv zentral archiviert. Hierzu zählen Auftragsbelege wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen, aber auch zusätzliche Dokumente wie Montagepläne, Skizzen und Kundenkorrespondenz.

„PROXESS hat als TÜV-geprüfte Archivierung alle Voraussetzungen für eine rechtssichere Archivierung.  Auf unsere alte Papierablage in Aktenordnern können wir daher ab sofort dankend verzichten.“, sagt René Böhm, Projektleiter der DMS-Einführung bei Köstner.

Eine gute Schnittstelle zum ERP-System ist das „A“ und „O“

Bei der Auswahl des Dokumentenmanagementsystems gab es für die Köstner Gruppe keine lange Diskussion. Die integrierte PROXESS-Lösung ist bereits bei vielen eNVenta-Anwendern erfolgreich im Einsatz.

„Unser ERP-Anbieter, die Nissen & Velten Software GmbH, hat uns PROXESS als DMS-Lösung empfohlen. Die sehr gute Anbindung an eNVenta ERP verbunden mit dem flexiblen Workflow-Modul waren die ausschlaggebenden Punkte, dass wir uns für PROXESS entschieden haben.“, meint René Böhm.

Schneller und einfacher Zugriff auf archivierte Dokumente

Über das neue System eNVenta ERP können die Mitarbeiter direkt die archivierten Dokumente aufrufen ohne in ein anderes Programm wechseln zu müssen. Dies schafft eine hohe und schnelle Mitarbeiterakzeptanz. Und Mitarbeiter ohne ERP-Zugriff können über den modernen PROXESS Web Client über einen beliebigen Browser „ins Archiv gehen“. Durch die automatisierten Vorgänge bei der Archivierung sind die Belege fehlerfrei und einheitlich indexiert und damit auch schneller für alle zu finden.

Automatische Verarbeitung der Eingangsrechnungen

Die Integration der beiden Systeme beginnt nicht erst mit der Archivierung, sondern bereits ab dem Zeitpunkt, ab dem der Beleg ins Unternehmen kommt. Der komplette Rechnungseingangsprozess erfolgt bei der Köstner-Gruppe inzwischen weitgehend digital. 60 – 70 Prozent der eingehenden Rechnungen werden automatisch per Texterkennung ausgelesen und die erkannten Daten an eNVenta ERP zur weiteren Verarbeitung übergeben. Besonders hilfreich ist es dabei, dass das System erkennt, ob es sich um eine Kosten- oder Warenrechnung handelt und die Belege entsprechend klassifiziert für den weiteren Verarbeitungsprozess. Die Warenrechnungen werden direkt im ERP angelegt und dort weiterverarbeitet. Stimmen Bestell- und Belegdaten überein, so kann im Optimalfall eine sogenannte Dunkelverarbeitung erfolgen. Dies bedeutet, dass die Rechnung ohne weiteren manuellen Bearbeitungsaufwand direkt mit einem automatischen Buchungsvorschlag an die Buchhaltung übergeben wird.

Skonti können besser genutzt werden

Erkannte Kostenrechnungen werden vor der Buchung über einen digitalen Workflow durch den notwendigen Prüfungs- und Freigabeprozess geleitet. Etwa 40 Mitarbeiter, verteilt über alle Standorte, sind heute in den Kostenrechnungsworkflow bei Köstner involviert.

René Böhm: „So können die Rechnungen auch besser anhand ihrer Skontofrist überwacht werden. Dies senkt die Kosten. Außerdem ist es möglich, Rechnungen von unterwegs aus freizugeben. Dies spart uns viel Zeit.“

Alle Vorgangsdaten im Workflow werden dabei protokolliert. So hat zum Beispiel die Finanzbuchhaltung jederzeit den Überblick, in welchem Status sich eine Rechnung aktuell befindet. Alle Vorgangsdaten werden abschließend auch mit ins Archiv übertragen.

Das „Denken in Prozessen“ ist wichtig

Trotz Standard-Schnittstelle bleibt die Integration der beiden Systeme flexibel.

„Manchmal liegt der Teufel hier im Detail. Daher waren die langjährige Erfahrung, die Hinweise und die Empfehlungen der PROXESS-Consultants hier ein hohes Gut für uns.“ meint René Böhm

Die Workflows werden auf die individuellen Bedürfnisse vor Ort angepasst. So wurde bei der Köstner-Gruppe beispielsweise für Belege der Anlagenbuchhaltung ein gesonderter Workflow eingerichtet. Auch können individuelle Eskalations- und Vertretungsregeln oder spezielle Teamfreigaben ebenso berücksichtigt werden. Grundsätzlich gilt: Für den Projekterfolg ist das Denken in Prozessen und eine saubere Aufnahme der Ist-Prozesse enorm wichtig.

Fazit:

Die Prozessautomatisierung ist bei der Richard Köstner AG im vollen Gange. Im nächsten Schritt plant das Unternehmen, die Digitalisierung auf den gesamten Posteingang auszuweiten.

„Durch die digitale Verarbeitung der Eingangsrechnungen sind wir unserem Ziel eines papierlosen Büros einen großen Schritt nähergekommen. Das individuell anpassbare Workflowsystem von PROXESS ist hierfür ein mächtiges Werkzeug.“

Über die Richard Köstner AG:

Zur Richard Köstner Gruppe gehören heute über 500 Mitarbeiter in 8 Standorten in Süddeutschland. Die Produktpalette des technischen Großhändlers aus Neustadt an der Aisch umfasst über 120.000 Artikel aus den Bereichen Stahl, Sanitär und Heizung, Handwerkstadt, Garten- und Kommunaltechnik sowie Bauelemente mit Toren, Türen und Antrieben. Neben führenden Markenprodukten werden auch viele produktnahe Serviceleistungen angeboten.