Ein hoher Digitalisierungsgrad im Unternehmen nimmt eine immer größere Rolle ein und wird zunehmend zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor im Wettbewerbsumfeld. Eine wichtige Grundlage für die Digitalisierung der Arbeitsweise stellt dabei die Einführung eines fortschrittlichen Dokumentenmanagementsystems (DMS) dar, das den Weg zu einem orts- und zeitunabhängigen Dokumentenzugriff ebnet. Darüber hinaus sind die Dokumente im Vergleich zu einem gemeinsamen Laufwerk auf dem Unternehmensserver oder einer Ablage in den üblichen Cloud-Diensten, wie SharePoint, OneDrive etc., in einem DMS vor allem sicher – sowohl mit Blick auf die gesetzlichen Vorgaben und den Datenschutz als auch bezüglich der internen Zugriffsrechte.

Doch was bedeutet es, ein DMS einzuführen? Was muss das Unternehmen leisten und was das Dokumentenmanagementsystem inklusive Anbieter? Wie groß ist der Aufwand? Geht das Schritt für Schritt oder nur in einem großen Rundumschlag? Wir beantworten hier die drängendsten Fragen rund um die Einführung eines DMS.

Think big, start small

„Think big, start small“ ist eine Möglichkeit, genauso wie die vollständige Umstellung an Tag X. Doch das Wichtigste ist: Fangen Sie an! Und zwar gemäß vorhandener Ressourcen. Um ein DMS sinnvoll und effektiv sowie abgestimmt auf die Bedürfnisse des Unternehmens zu implementieren, bedarf es in jedem Fall der Unterstützung eines internen Projektteams. Empfehlenswert ist der Einbezug mindestens einer Person aus den betroffenen Fachabteilungen, der IT und dem Management.

Erste Bestandsaufnahme und Zieldefinition

Die ersten Schritte zur Einführung eines DMS sind stets die gleichen – egal ob ich das Management der Dokumente für alle Bereiche in möglichst kurzer Zeit digitalisieren möchte oder doch eher step-by-step pro Abteilung lang gediente Prozesse durch die weitreichenden Möglichkeiten eines DMS ablöse.

Zu Beginn stehen immer eine umfassende Aufnahme der Ist-Situation sowie die Entwicklung und Klärung von Zielstellungen. Dazu werden auch bestehende Strukturen und Abläufe im Unternehmen auf den Prüfstand gestellt.

Um die Einführung eines Dokumentenmanagements anzugehen, gilt es zunächst einige Fragen zu klären:

  • Welche Dokumente sollen digital archiviert werden?
  • Was davon geht in Papierform ein und muss digitalisiert werden? Was ist bereits digital und muss „nur“ zugeordnet werden?
  • Was ist aktuell das größte Problem in Bezug auf die Verwaltung von Dokumenten?
  • In welcher Abteilung tritt dies auf?
  • Was werden die gängigsten Anwendungsfälle sein?
  • Wer benötigt Zugriff auf welche Dokumente?
  • Welche Hauptbedürfnisse haben die künftigen Nutzer? Was ist ein „Must-have“ und was ein „Nice-to-have“?

Fragen, die Ihr Anbieter im Zuge der Projektplanung gemeinsam im Detail mit Ihnen eruiert und Sie berät, wenn Sie sich für ein DMS entschieden haben. Doch bereits im Vorfeld sind das wichtige Grundfragen, auch um eine Entscheidung für das passende Dokumentenmanagement zu treffen.

4 elementare Anforderungen an Ihr neues DMS

Wenn die Entscheidung gefallen ist, dass ein Dokumentenmanagementsystem eingeführt werden soll, gilt es verschiedene Kriterien bei der Auswahl zu beachten. Unsere Arbeitswelt ist im Wandel, so dass Zukunftssicherheit ein elementarer Aspekt ist – gerade mit Blick auf die Investition.

Daher achten Sie in jedem Fall auf

  • einen möglichst modularen Aufbau.
    So können Sie Schritt für Schritt mit der Digitalisierung der Dokumente beginnen und das System entsprechend der Bedürfnisse des Unternehmens ausbauen – jetzt und zukünftig. Denn ein DMS bietet viel mehr als nur ein digitales Archiv. Erweiterungsmodule können zahlreiche interne Prozesse digital optimieren – vom digitalen Rechnungseingang über das Personalmanagement bis hin zur Vertragsverwaltung.
  • Rechtssicherheit und GoBD-Konformität.
  • Schnittstellen.
    Wählen Sie einen Anbieter, der bereits Standardschnittstellen zu Ihren bestehenden Systemen wie ERP, FiBu oder dem E-Mail-Programm und Desktop-Apps wie MS Office anbietet.
  • ausdifferenzierte Zugriffsrechte sowie zusätzlichen Schutz für besonders sensible Daten.

Vom Pflichtenheft bis zum Go-live

Haben Sie ein DMS gewählt, gilt es für die Einführung ein internes Projektteam zu bilden, um gemeinsam – Hand in Hand mit dem Softwarepartner – die für Ihr Unternehmen passende Lösung aufzusetzen. Ein guter Anbieter ist dabei stets an Ihrer Seite und ein enger Partner in allen Projektabschnitten.

Diese Schritte gehören zu einer erfolgreichen Einführung eines DMS:

Pflichtenheft
Der Pfichtenheft-Workshop ist der Startschuss in die gemeinsame Projektphase zur Implementierung eines DMS. Ziel ist es, das Projektteam und die Aufgaben jedes Einzelnen zu definieren. Mit dem DMS-Anbieter gut umgesetzt, versetzt dieser Workshop das Team bereits zu einem sehr frühen Zeitpunkt in die Lage, zielgerichtet zu arbeiten. Im anschließend erstellten Pflichtenheft werden das Gesamtziel in einzelne Projektschritte unterteilt und die Verantwortlichkeiten zugeordnet. Dabei ist das wichtigste Ergebnis, dass im Anschluss alle Beteiligten ein gemeinsam getragenes Verständnis vom zu erreichenden Projektziel haben und wissen, was von ihnen erwartet wird.

Projektplanung
Im nächsten Schritt wird das Pflichtenheft in einen Projektplan übergeführt. Es werden alle notwendigen Projektschritte in Arbeitspakete zerlegt und deren Abhängigkeit definiert, um dann eine erste Terminplanung abzustimmen.

Konfiguration ihres individuellen Systems beim Anbieter
In der Regel wird Ihre individuelle Systemkonfiguration intern beim DMS-Anbieter so vorbereitet, dass sie später komplett auf Ihr System aufgespielt werden kann. Die im Pflichtenheft definierten Arbeitspakete werden hier also schon umgesetzt und auch getestet.

Aufbau der Technik und Installation vor Ort
In diesem Schritt arbeiten die IT-Verantwortlichen des DMS-Anbieters mit Ihren IT-Spezialisten Hand in Hand, um sicherzustellen, dass die IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens so aufgestellt ist, dass das vorkonfigurierte DMS installiert werden kann. Das Ergebnis ist ein vollständig installiertes Test- und Produktivsystem bei Ihnen vor Ort.

Testphase
Es folgen Einweisungen und Testphasen für das Projektteam sowie die Erarbeitung und Umsetzung eines Berechtigungskonzeptes für Ihr Unternehmen.

Go-live
Haben das Projektteam und ausgewählte Key-User ihre Tests abgeschlossen, wird das neu eingeführte DMS allen betroffenen Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung gestellt. Es ist wichtig, in diesem Punkt die Mitarbeitenden „mitzunehmen“, da sie sich von möglicherweise lang gehegten Routinen verabschieden müssen. Doch die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems werden sich auch für den einzelnen Mitarbeitenden schnell und schon bei den ersten Suchläufen nach Dokumenten bemerkbar machen.

Mit der Einführung eines DMS werden nach dem Go live viele Unternehmensprozesse transparenter und nachhaltig optimiert. Dabei unterstützt Sie ein serviceorientierter Anbieter auch weiterhin mit neuen technischen Entwicklungen, modularen Erweiterungstools und Apps, um den wandelnden Bedingungen stets flexibel und mit den richtigen Softwarelösungen zu begegnen.

In einer Checkliste zur Einführung eines DMS haben wir noch einmal die wichtigsten Fragen zur DMS-Einführung zusammengefasst. Diese steht Ihnen hier zum Download zur Verfügung.

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In unserem Whitepaper „New Work & DMS – ein gutes Team“ finden Sie zudem zwei weitere reale Implementierungsszenarien eines DMS. Auch diese Hintergrundinformation steht zum Download zur Verfügung.

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