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FAMO GmbH & Co. KG
www.famo24.de

Jahre 1932 wurde die FAMO durch Fritz Adolf Meyer, Oldenburg gegründet. 1994 erfolgte die Umwandlung in eine KG, die 2004 in die FAMO GmbH & Co. KG umgewandelt wurde. Die Familie des heutigen Inhabers und persönlich haftenden Gesellschafters Torsten Heinje übernahm das Unternehmen 1959. In den 60er Jahren wurden Elektroabteilungen innerhalb größerer Warenhäuser und die ersten SEGRO-Niederlassungen eröffnet. Seitdem wächst die FAMO-Gruppe durch stetigen Zukauf von Großhandelsunternehmen und durch die Gründung weiterer Standorte. Seit 2008 wurden die eigenständigen Häuser zur FAMO-Gruppe zusammengefasst und als Zweigniederlassungen umfirmiert. Heute zählen über 30 Standorte mit über 750 Mitarbeitern zum Unternehmen FAMO.

Arbeitsprozesse effizienter gestalten

Auch wenn heute bereits viele Vorgänge durch EDI teilautomatisiert sind, werden in Großhandelsunternehmen große Mengen eingehender Rechnungen manuell erfasst, geprüft und verbucht. Ein enormer Aufwand, der lange Bearbeitungszeiten mit sich bringt. PROXESS bietet eine spezielle Lösung für den technischen Großhandel an, mit der die kostenintensive Erfassung von eingehenden Rechnungen automatisiert werden kann. Unsortierte, beliebig gemischte Rechnungen und Gutschriften werden hierbei direkt nach dem Posteingang gescannt und digital ausgewertet.

Diese Daten werden zur weiteren Bearbeitung bereitgestellt und dem ERP-System SANGROSS, einer speziellen Lösung für den technischen Großhandel, zur Verfügung gestellt. Mit PROXESS Belegleser kann so der Gesamtprozess der Rechnungsverarbeitung im Unternehmen weitestgehend automatisiert werden. Dadurch eröffnen sich enorme Kostensenkungspotentiale.

Scannen und automatische Rechnungserkennung

Nach dem Scannen eingehender Rechnungen werden die relevanten Daten wie Rechnungsempfänger, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Kreditor, Nettobeträge, Mehrwertsteuerbeträge, Bruttobeträge und Bezugsnebenkosten automatisch extrahiert und auf Konsistenz, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Rechnungen mit einer Bestellung oder einem Wareneingang verbunden sind. Die Lösung von PROXESS verarbeitet Rechnungen aller Kreditoren auf Grundlage einer einzigen Dokumentdefinition und gewährleistet damit höchstmögliche Flexibilität gegenüber den eingehenden Rechnungsdokumenten.

Automatische Archivierung von Eingangsrechnungen für Mitglieder von Einkaufsverbänden

Für Mitglieder von Einkaufsverbänden besteht die Möglichkeit, die über die Zentralregulierung abgewickelten Lieferantenrechungen direkt per Datenübertragung in PROXESS zu übergeben. Somit entfällt der Scanvorgang für diese Eingangsrechnungen. Für den Archivierungsvorgang wird dazu mit den vom Zentralregulierer gelieferten Daten automatisch der Rechnungskopf der Eingangsrechnung erzeugt. Die erzeugten Belege werden außerdem mit der jeweiligen Kreditorennummer indexiert und in PROXESS archiviert. Die für die Rechnungsprüfung relevanten Daten werden außerdem direkt an das ERP-System SANGROSS zur weiteren Verarbeitung übergeben.

Entscheiden Sie sich für‘s Finden

Ob Finanzbuchhaltung oder Auftragsbearbeitung, Einkauf oder Lagerverwaltung: Alle Dokumente werden langfristig und revisionssicher abgelegt. Die traditionelle Papierflut wird überflüssig und es entsteht eine bereichsübergreifende Informationstransparenz. Die Anzeige archivierter Dokumente erfolgt über das SANGROSS-Infocenter, über Intranet und Internet oder über die PROXESS Clients. Per Mausklick sind alle Mitarbeiter auskunfts-, entscheidungs- und handlungsfähig und das jederzeit aktuell, umfassend, lückenlos, zeitsparend, übersichtlich und fehlerfrei.

Suchen Sie eine intelligente Branchenlösung, wenn es um Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflow geht? Mit den Lösungen von PROXESS realisieren Sie eine der leistungsstärksten DMS-Integrationen, die exakt für die Belange des technischen Großhandels konzipiert ist.

Automatische Beleglesung und -verarbeitung in der Praxis: FAMO GmbH & Co. KG

Die FAMO GmbH & Co. KG ist eine erfolgreiche und moderne Unternehmensgruppe des Großhandels und mit über 40 Standorten und rund 700 Mitarbeitern am Markt aktiv. Seit 2008 setzt das Unternehmen die integrierte Lösung zur automatischen Belegerfassung und -verarbeitung von PROXESS ein.

„In Zeiten sinkender Gewinnspannen ist es für uns sehr wichtig, mit Hilfe der IT kostenreduzierende Prozesse zu entwickeln. Im Bereich der Kreditorenbuchhaltung wurde mit der automatischen Beleglesung der Eingangsrechnung eine Verschlankung bei gleichzeitiger Beschleunigung der Arbeitsprozesse möglich.“ meint Dirk Tepe, IT-Leiter bei FAMO

Neben über 100 Eingangsrechnungen in Papierform, werden etwa 400 Rechnungen des Einkaufsverbands MITEGRO täglich über eine Schnittstelle übergeben und direkt digital an die Belegverarbeitung PROXESS Belegleser weitergeleitet und dort ausgewertet. Früher wurden diese Rechnungen bei FAMO zum Zweck der Rechnungsprüfung noch einmal ausgedruckt und in Papierform durch das Unternehmen geleitet. Heute dagegen werden Bestell- und Liefermengen automatisch vom System abgeglichen und zur Weiterverarbeitung an die SANGROSS Lösung übergeben.

Parallel dazu werden die Eingangsbelege automatisch mit ihren Schlüsseldaten an die Archivlösung PROXESS übergeben. Ausdruck und Ordnerablage gehören seitdem der Vergangenheit an. Durch den Einsatz der integrierten Lösung konnte bei FAMO die Kreditorenbuchhaltung von 10 auf etwa drei bis vier zentrale Arbeitsplätze reduziert werden und somit innerhalb kürzester Zeit ein enormes Kostensenkungspotential erschlossen werden.

„Unsere interne Kommunikation hat sich ebenfalls entscheidend verbessert, seitdem alle Mitarbeiter einen direkten und gleichzeitigen Zugriff auf die archivierten Dokumente haben“, urteilt Dirk Tepe. „Aufgrund der positiven Erfahrungen bei den Warenrechnungen planen wir eine Erweiterung für den Bereich der Kostenrechnungen.“

Belege, die heute noch zur Prüfung zu sechs verschiedenen Standorten verschickt werden, können dann zukünftig über einen definierten Workflow für Kostenrechnungen digital am Bildschirm geprüft, freigegeben und gebucht werden.