Mit einem guten Team, reibungslosen Abläufen und weitreichender Unterstützung ist man mit Spaß bei der Arbeit. Neben Woman- und Manpower spielen digitale Helfer in Zeiten hybrider Arbeitsumgebungen eine weitere entscheidende Rolle beim Spaßfaktor. Nicht umsonst sind Lösungen mit künstlicher Intelligenz aktuell in aller Munde. Wir werfen einen Blick hinter die Kulissen eines Dokumentenmanagementsystems und schauen, welche Vorzüge ein DMS den Nutzerinnen und Nutzern im Arbeitsalltag bietet. Eins ist sicher: Ein DMS ist mehr als nur ein digitales Archiv mit Suchfunktion. Mit einem Dokumentenmanagementsystem wie dem von PROXESS werden zahlreiche – auch unliebsame – Aufgaben und zeitfressende Pflichten automatisiert übernommen. Heißt also: mehr Effizienz und gleichzeitig mehr Spaß bei der Arbeit. Warum, zeigen wir anhand einiger praktischer Beispiele:

Schnitzeljagd? Nur im analogen Archiv

Wir brauchen einen Vertrag, den irgendeine Kollegin oder ein Kollege vor Jahren abgeheftet hat. Also runter ins staubige Archiv, den richtigen Ordner suchen und durchblättern? Und dann sind die ersten drei Seiten unleserlich, weil irgendwann Kaffee über die Dokumente gelaufen ist? Zugegebenermaßen eine Ausnahmesituation, aber wo ist der alte Beleg, zu dem das Finanzamt eine Frage hat? Welches Angebot gehört zur just eingegangenen Rechnung? Und was hatte ich dem neuen Kunden in der E-Mail en détail zugesagt? Tägliche Szenarien und Fragen, deren Beantwortung oft viel Zeit in Anspruch nimmt – und Suchen macht überhaupt keinen Spaß. Mit einem digitalen Archiv läuft das anders: Wir bleiben entspannt am Schreibtisch sitzen, tippen die Eckdaten des gesuchten Dokumentes in unser DMS ein und sehen sofort den Beleg unserer Wünsche auf dem Bildschirm. In wenigen Sekunden, digital und in bester Qualität. Im nächsten Schritt rufen wir gleich noch alle zum Vorgang dazugehörigen Belege auf, die als 360-Grad-Ansicht im Dokumentenradar übersichtlich dargestellt werden. So sieht Arbeitserleichterung aus: ganz praktisch, schnell und dank vielschichtiger Suchfunktionen auch maximal flexibel.

Ablage und Archivierung? DMS, mach Du das.

Um eine sinnvolle Ablage kommt niemand herum, aber es gehört bei den Wenigsten zu den Lieblingsaufgaben. Belege von A nach B stapeln, prüfen, sortieren und zuordnen. Oder Dateien in undurchsichtigen Verzeichnisstrukturen ablegen, manchmal sogar doppelt. Puh, das klingt nach eintöniger Arbeit und wenig Spaß. Zum Glück verfügt ein fortschrittliches DMS über künstliche Intelligenz, und die findet Standardprozesse rund um Ablage und Archivierung geradezu wunderbar. Eingehende digitale Dokumente werden vollautomatisch via Belegleser-Tool ausgelesen, interpretiert, geprüft und archiviert. Zudem übernimmt das DMS bei der Archivierung die Indexierung der Belege, sodass unmittelbar mehr Zeit für produktive Aufgaben bleibt, die Spaß machen.

Wo ist die Rechnung und bis wann ist die Skontofrist?

Besonders deutlich wird die Entlastung durch ein DMS mit integriertem Workflow bei der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung. Ein eingehender Beleg durchläuft mehrere Stationen bis er bezahlt wird und ins Archiv darf. Kurz mal den Status checken? Prüfen wie es mit Skonti aussieht? Ohne ein DMS ist das gar nicht so einfach. Wo ist das Dokument gerade? Liegt es noch bei der Poststellstelle, wird gerade geprüft oder ist es schon zur Weiterverarbeitung beim zuständigen Teammitglied gelandet? Fragen über Fragen, deren Beantwortung ermittlerisches Geschick und Zeit abverlangt. Nach einem effizienten Workflow klingt das nicht, aber keine Sorge: Unser digitaler Lieblingskollege eilt zur Hilfe. Im DMS haben wir maximale Transparenz und erkennen ohne langes Suchen auf einen Blick, wo das Dokument gerade steckt. Dank der Integration in die unternehmenseigene IT-Infrastruktur werden auch automatisch Kreditoren erkannt und validiert, die Kontierungsinformationen angeboten und schließlich alles an das ERP und die Fibu weitergeleitet. Die Belegerkennung und der digitale Freigabe- und Prüfungsprozess spart Liege- und Transportzeiten bei der Rechnungsprüfung, steigert die Effizienz durch Kontierungsvorschläge und gestaltet nicht zuletzt die Einhaltung von Skonti einfacher. Und bedarf es eines individuellen Ablaufs, kennt das DMS mit flexibel gestalteten Ad-hoc Workflows, auch dafür eine Lösung. So macht Arbeiten Spaß!

Ich bleib‘ heute zu Hause, das DMS ist stets vor Ort

Stau auf der Autobahn und trotzdem ins Büro pendeln? Das macht weder Spaß, noch schafft es Produktivität. Doch die Lösung ist einfach: Denn dank eines DMS mit Web Client müssen wir nicht mehr vor Ort sein, um unseren Aufgaben effizient und produktiv nachzukommen, sondern können sie genauso gut im heimischen Garten oder unserem Lieblingscafé erledigen. Mit einem schlauen Dokumentenmanagementsystem genießen Berechtigte überall und zu jeder Zeit einen sicheren Zugang zu den jeweils relevanten Unternehmensdaten. So können wir uns nicht nur aussuchen wo, sondern auch wann wir unsere Aufgaben erledigen.

Einhaltung aller Vorgaben der GoBD und DSGVO: Freiwillige vor!

Mit einem DMS gelingt das hingegen nahezu automatisch. Das System hilft, alle rechtlichen Anforderungen wie GoBD und DSGVO zuverlässig und ohne großen Aufwand umzusetzen. So können wir Dokumente beispielsweise später unbesorgt bearbeiten, da die Originalversion immer unverändert und revisionssicher im digitalen Archiv bleibt. Gleichzeitig kommt das DMS der Vorgabe nach, dass archivierte Dokumente einzeln abrufbar und inhaltlich sinnvoll indexiert abgelegt sein müssen, um eine Prüfung zu gewährleisten. Das Dokumentenmanagementsystem bietet den Verantwortlichen im Falle einer Prüfung eine große Hilfestellung, indem es eine aussagekräftige Dokumentation sowie wahlweise einen Archivexport oder einen temporären Online-Zugang ermöglicht. Und was passiert, wenn persönliche Daten fristgerecht aus dem Archiv gelöscht werden müssen? Die Zeiten von Wiedervorlage und Erinnerung sind vorbei, denn das DMS erfüllt diese DSGVO-Vorgabe gern für uns. Während das Dokumentenmanagementsystem für unsere Rechtssicherheit sorgt, genießen wir einfach schnell noch eine Tasse Kaffee.

Während ein DMS im Unternehmen für mehr Produktivität und Kosteneinsparungen sorgt, bedeutet es für die User im Arbeitsalltag vor allem Transparenz, Zeitersparnis und den Wegfall langweiliger Aufgaben – also mehr Spaß im Job und freie Kapazität für Kernaufgaben.

Foto von Christina @ wocintechchat.com auf Unsplash