Nachtrag vom 26.08.2019: Im Juli 2019 wurden die geänderten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) durch das BMF veröffentlicht. Nun wurde diese Version der GoBD „aufgrund weiteren Abstimmungsbedarfs“, so das BMF (Bürgerforum), wieder von der Internetseite des BMF entfernt. Somit gilt bis auf weiteres die bisherige Fassung der GoBD vom 14. November 2014.


Die GoBD wurde vom Bundesministerium der Finanzen überarbeitet. Mit einem Schreiben vom 11. Juli 2019 wurde die Neufassung der GoBD veröffentlicht. Dabei wurden viele Änderungen vorgenommen, die für Sie bei der digitalen Archivierung relevant sind. Wir erklären Ihnen die wichtigsten Änderungen.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) spielen bei der Digitalisierung Ihrer Dokumentenprozesse in Deutschland eine wesentliche Rolle. Nun hat das Bundesministerium der Finanzen einige Anpassungen vorgenommen. Die erste Fassung der GoBD gab es übrigens am 14.11.2014. Die Neufassung soll den technischen Ansprüchen und den aktuellen Standards bei der digitalen Datenverarbeitung und Buchführung gerecht werden. Die Neufassung vom 11.07.2019 heißt offiziell GoBD 2019.

Was sich mit der GoBD 2019 ändert

Bei der Gestaltung des digitalen Datenaustausches und der Dokumentenprozesse verspricht die GoBD 2019 eine erhebliche Erleichterung für steuerpflichtige Unternehmen. Sowohl technische Aspekte als auch die Migration und mobiles Scannen wurden in der GoBD jetzt berücksichtigt. Aber auch die Verfahrensdokumentation wurde nochmals stärker ausformuliert. Die wesentlichen Änderungen nochmals kurz zusammengefasst:

  • Der Einsatz von Cloud-Technologie ist künftig ausdrücklich erlaubt.
  • Bei der Digitalisierung von Dokumenten und Belegen wird das mobile Scannen dem stationären Scannen gleichgestellt.
  • Die Verbringung der Papierbelege ins Ausland zur digitalen bildlichen Archivierung ist mit der Neufassung der GoBD jetzt möglich.
  • Eine Aufbewahrung der Originalversion in digitaler Form ist unter bestimmten Voraussetzungen nicht mehr nötig.
  • Die Änderungshistorie protokolliert die Änderungen der Verfahrensdokumentation.

Der Einsatz von Cloud-Technologie für die Archivierung

Die neue GoBD wird den neuen Technologien gerecht. Ein Punkt, der hierbei hervorzuheben ist, ist die in Randziffer 20 der GoBD ausdrücklich erwähnte Cloud-Technologie, die für die Datenverarbeitung in der Cloud im Vollen oder in Teilen betrieben werden kann. Ein digitales Archiv in der Cloud zu betreiben ist dadurch möglich. Auch digitale Dokumentenprozesse, die mit Hilfe eines Workflow-Tools abgebildet werden, müssen nicht zwangsweise On-Premise auf dem eigenen Server laufen. Auch andere Szenarien sind nun rechtlich konform. Unter anderem bieten Unternehmen bereits heute das Klassifizieren oder Auslesen der Belege und Dokumente als Software-as-a-Service (SaaS) an.

Mobiles Scannen wird dem stationären Scannen gleichgestellt

Ein weiterer Punkt, der den Rahmen Ihrer digitalen Dokumentenprozesse erheblich erweitern kann, ist die Möglichkeit der Bilderfassung mit Hilfe von mobilen Endgeräten. Nachzulesen ist das in der GoBD in der Randziffer 130 im Zusammenhang mit der elektronischen Aufbewahrung. Hier wird der Begriff „Smartphone“ für die bildliche Erfassung verwendet. Ausdrücklich erlaubt ist auch das Scannen der Dokumente im Ausland, wenn diese dort entstanden oder empfangen wurden und dort direkt erfasst werden.

Verbringung der Dokumente ins Ausland mit anschließender Digitalisierung jetzt legitim

Bislang war es umstritten, ob Dokumente ins Ausland gebracht werden und erst dann digitalisiert werden können. Gerade für Unternehmen mit einer Buchführung im Ausland war es kein leichtes Unterfangen. Mit der in Randziffer 136 klaren Regelung legitimiert die neue GoBD jetzt die Verbringung der Dokumente ins Ausland mit anschließender Digitalisierung der Belege.

Erleichterung bei der Konvertierung in ein In-House-Format

Bisher war es laut GoBD notwendig, dass Sie aufbewahrungspflichtige Unterlagen im Originalformat archivieren auch wenn Sie diese in ein anderes, für Sie brauchbares oder unternehmenseigenes Format (In-House-Format) konvertieren. Durch die Konvertierung sind beide Versionen in elektronischer Form zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu versehen. Unter gewissen Voraussetzungen ist laut Randziffer 135 der GoBD jetzt die Aufbewahrung nur der konvertierten Fassung in elektronischer Form möglich. Allerdings sind die Voraussetzungen streng und dennoch klar geregelt, sodass die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung der Belege ausschließlich im In-House-Format konkret zu prüfen sind.

An der Verfahrensdokumentation kommen Sie nicht vorbei

Eins bleibt dennoch strenger definiert als in der alten GoBD: Die Wichtigkeit einer Verfahrensdokumentation wird in der Neufassung der GoBD 2019 noch deutlicher. Wer sich die 42 Seiten vom Bundesministerium der Finanzen einmal durchliest, wird schnell feststellen, dass der Hinweis auf die Verfahrensdokumentation in vielen Randziffern einen Platz gefunden hat. Die Dringlichkeit und Notwendigkeit einer solchen Dokumentation ist mit der Neufassung stärker ins Licht gerückt. Dies sollten Sie als klares Signal deuten, um hier entsprechend Sorgfalt walten zu lassen. Änderungen einer Verfahrensdokumentation müssen zudem historisch nachvollziehbar sein. Es reicht hierzu die Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten (Randziffer 154). Wenn Sie bis jetzt keine Verfahrensdokumentation in Ihrem Unternehmen führen, dann wird es höchste Zeit.

Was bedeutet die neue GoBD für Sie?

Grundsätzlich gilt für die GoBD immer noch, dass Dokumente unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und verfügbar zu archivieren sind und vorgehalten werden müssen. Wir meinen, dass die neue GoBD 2019 klarer in der Formulierung geworden ist und Unternehmen besser dabei helfen kann die Digitalisierung in der Praxis umzusetzen. Damit kommt die neue GoBD der machbaren Unternehmenspraxis nochmals ein ganzes Stück näher und schafft dadurch mehr Klarheit und Rechtssicherheit. Mit der nächsten Anpassung der GoBD sollten aber nicht wieder fast fünf Jahre vergehen.

Bildquelle: © stock.adobe.com/F