Hunderte von Dateien versteckt in tief verschachtelten Verzeichnissen. Langes Suchen nach Dokumenten aus anderen Abteilungen. Versions-Chaos durch Doppel- oder Mehrfachablage. Wer kennt das nicht? Cloudbasierte Collaboration-Software wie Microsoft SharePoint haben im vergangenen Jahr enormen Zulauf bekommen. Von jetzt auf nachher fanden sich viele Mitarbeiter im Homeoffice wieder und standen dort vor der Frage: Wo finde ich jetzt benötigte Unternehmensdokumente? Wie kann ich darauf zugreifen? Wo lege ich meine Unterlagen sinnvoll ab, so dass auch andere darauf zugreifen können. Wie kann ich mit den Kollegen einen gemeinsamen Dokumentenpool aufbauen?

Viele Unternehmen haben, manchmal im „Hauruck-Verfahren“, auf cloudbasierte Systeme wie Microsoft 365 umgestellt. Den Mitarbeitern stand damit plötzlich ein großer Baukasten an Tools und Apps zur Verfügung wie Teams, Outlook 365 oder eben SharePoint. Doch die reine Verfügbarkeit von cloudbasierten Apps alleine macht das Handling mit Informationen und Dokumenten nicht per se besser und einfacher.

Mit Microsoft SharePoint kann man nach Herstellerangaben Dokumente und Informationen an einem sicheren Ort speichern, strukturieren, freigeben sowie von nahezu allen Geräten aus auf Dokumente und Informationen zugreifen. Für den Zugriff ist lediglich ein Webbrowser notwendig. Damit stellt Microsoft mit SharePoint – oft in Verbindung mit Microsoft Teams – zunächst einmal eine technologische Basis zur Ablage und Verarbeitung von Dokumenten und Informationen zur Verfügung.

Ab der zweiten Verzeichnisstufe herrscht oft Wildwuchs

Die schnellen individuellen Ablagemöglichkeiten in SharePoint und der flexible Aufbau von Gruppen und Verzeichnisstrukturen machen zunächst einmal Lust, mit dem System zu arbeiten. Eine effektive Zusammenarbeit über verteilte Arbeitsplätzen oder in hybriden Arbeitsorganisationen ist mit SharePoint technisch sehr gut möglich. Sie muss aber organisatorisch begleitet werden. Denn die vielen individuellen Optionen können sich sonst schnell zum Nachteil entwickeln. Wenn Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen und Unternehmensbereichen ohne zentrale Abstimmung Dokumente in SharePoint ablegen, bereitstellen und bearbeiten, wird es erfahrungsgemäß bald unübersichtlich.

SharePoint verleitet durch seine Standardkonfiguration nach der ersten Inbetriebnahme dazu, weiterhin in Ordnerverzeichnissen zu denken und so einfach die gewohnte Ablage auf lokalen Fileservern nachzubauen. Jahrzehntelange Erfahrung beim Datenmanagement zeigen: Auch hier herrscht spätestens ab der zweiten Verzeichnisebene Wildwuchs. Ist die PowerPoint-Vorlage in der Gruppe beziehungsweise im Ordner „Marketing“ oder in der Gruppe (im Ordner) „Sales Support“ abzulegen? Wo befindet sich der Ordner mit den Produktblättern? In der Gruppe „Marketing“ oder in der Gruppe „Sales Support“ oder in der Gruppe „Allgemein“?

Die praktische Erfahrung zeigt: Meist organisieren sich Projektgruppen, Teams und Abteilungen als Satelliten unabhängig voneinander. Ein unternehmensweites Ablagesystem wird so auf jeden Fall nicht erreicht. Möchte man SharePoint als unternehmensweites Ablagesystem – gar als Dokumentenmanagementsystem (DMS) nutzen – , dann müssen vor der Einführung einheitliche und verbindliche Ablagestrukturen bzw. entsprechende Automatismen hierzu festgelegt werden. Eine Planung bedingt die Beteiligung aller Unternehmensbereiche, alle Mitarbeiter müssen sich selbst und ihre Arbeitssystematik wiederfinden.

Hier ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Vorteil. Denn bereits vor der Einführung eines DMS-Systems müssen erst einmal verbindliche einheitliche Ablagestrukturen definiert und eingerichtet werden. Ein wichtiger Aspekt bei der Einführung ist es, eine feste Liste von Belegarten für die Ablage zu definieren. Die Vergabe von Metadaten wie Belegnummer, Betreff, Belegdatum, Kundenname oder Projektname schafft zudem eine feste Struktur bei der Ablage im DMS. Der Mitarbeiter bekommt damit von Anfang an Leitplanken an die Hand und für seine tägliche Arbeit eine feste Ablagestruktur vorgeschlagen, die er nur noch mit Dokumenten füllen muss. Dennoch verzichtet ein DMS auf hierarchische Ablagestrukturen oder Verzeichnisebenen. Da alle Dokumente in einem gemeinsamen Pool (Archiv) liegen, bleibt die Flexibilität erhalten.

Betrachtet man die vorgegebenen Definitionen und Leitplanken eines DMS, so wird ein weiterer gewichtiger Vorteil deutlich. Müssen Arbeitsweisen oder Aufgaben von Mitarbeitern oder ganzen Abteilungen im Unternehmen flexibel angepasst werden – in Coronazeiten waren solche Anpassungen für viele Unternehmen unternehmenskritisch -, ist dies durch die dann vorhandene Struktur und den Aufbau eines DMS leicht adaptierbar.

Anbindung von Drittsystemen und externen Datenquellen

Spätestens bei der Analyse, welche Quellen und Ursprünge Daten in einem Unternehmen haben können und welche davon relevant für die Datenablage sind, wird schnell der „Werkzeugkasten“-Charakter von MS SharePoint klar. Werden Schnittstellen zu Drittsystemen benötigt, müssen diese oft selbst programmiert oder über fertige Add-Ons von Drittherstellern erworben werden. Bei klassischen DMS-Anbietern sind dagegen Adapter und Schnittstellen meist tief in das System integriert. Eine Anbindung an das im Unternehmen eingesetzte ERP-System stellt sich daher deutlich einfacher dar. Auch eine spätere Wartung des Gesamtsystems oder eine nötige Anpassung werden so transparenter und weniger anfällig für Fehler.

Löschen oder nicht löschen?

Oft steht man als Mitarbeiter vor einem großen Berg älterer Dokumente und Dateien und fragt sich, ob diese überhaupt noch benötigt werden? Genau wie auf Fileservern sammelt sich auch in Apps wie SharePoint mit der Zeit eine Menge „Datenmüll“ im Unternehmen an. Aber – Hand auf´s Herz – wer traut sich tatsächlich großflächig aufzuräumen und alte Dokumente oder Dateien zu löschen?

In einem guten Dokumentenmanagementsystem können Dokumente über ihre Belegart automatisch mit einer Mindestaufbewahrungsdauer ausgestattet werden. So fällt das Löschen endgültig leichter und kann strukturiert durchgeführt werden.

Auch technisch betrachtet hat ein SharePoint Server hier das Nachsehen gegenüber einem DMS: Nach wie vor arbeitet MS SharePoint nicht mit eindeutigen Dokument-IDs. Neben weiteren Einschränkungen wäre daher auch ein Wiederherstellen eines Dokuments in einem (auch technischen) Fehlerfall deutlich erschwert.

Fazit

SharePoint und Dokumentenmanagement-Softwarelösungen – beide Tools kümmern sich um die Aufbewahrung und Ablage von Dokumenten. SharePoint punktet mit individueller Flexibilität und Kollaborationsfunktionen für Projektgruppen oder einzelne Abteilungen. Ein effektives Dokumentenmanagement ist aber zusätzlich  eng an die Abläufe eines Unternehmens adaptiert und arbeitet nah mit an dessen weiteren Softwaresystemen zusammen. Diese Perspektive spielt bei der Einführung eines klassischen DMS eine zentrale Rolle. Ein „Management von Dokumenten“ leistet ein schnell eingeführter SharePoint Server also noch lange nicht.

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