Dürfen wir vorstellen? PROXESS Now – Ihr smarter Assistent zur ortsunabhängigen digitalen Archivierung unterwegs, im Homeoffice oder in Desk-Sharing-Bereichen. Die DMS-App ergänzt unser Dokumentenmanagementsystem als mobiler Scanner und ermöglicht eine schnelle Digitalisierung von Papierbelegen mit dem Smartphone oder Tablet. Einfach via App Store für iOS-Geräte oder in Googles Play Store PROXESS Now downloaden, Dokument abfotografieren, Beschreibung eingeben, hochladen – und schon stehen die entsprechenden Dokumente im zentralen und digitalen PROXESS Archiv für berechtigte Kolleginnen und Kollegen in Echtzeit zur Verfügung. Dabei wird ab sofort auch der Rückgriff auf ERP-Stammdaten bei der Archivierung von neuen Dokumenten über die App geboten.

Your Documents. Anytime. Everywhere.

Die DMS-Applikation ermöglicht auch unterwegs eine rechtssichere digitale Archivierung und nutzt dafür die Smartphone-Kamera. Vorbei sind also die Zeiten verloren gegangener Belege und auch die Anschaffung weiterer Scanner oder ein Arbeitsplatzwechsel zur Digitalisierung sind Schnee von gestern.

PROXESS Now spart nicht nur Zeit und Geld, sondern vereinfacht zusätzlich das Handling. Denn auch rund um die Indexierung wird Unterstützung geboten. So ist statt einer händischen Beschreibung eine automatische Verschlagwortung durch einen QR-Code mit darin gespeicherten Dokumentinformationen möglich. Entweder befindet sich dieser bereits auf dem Beleg – beispielsweise bei unternehmenseigenen Papieren – oder es wird über die DMS-App ein passender Vorgang im digitalen Archiv geöffnet und dann „on-the-fly“ ein QR-Code erstellt. Grundlegend können alle Dokumente bequem zu einem vorhandenen Vorgang im zentralen PROXESS-Archiv hinzugefügt oder als neuer Vorgang abgelegt werden. Dabei ist ab sofort auch die Nutzung von vorab eingerichteten Ablagetemplates über die App möglich. Diese Schnellablagen sind vorbereitete Ablageszenarien, die eine bestimmte Auswahl an (vorausgefüllten) Feldern enthalten oder bereits die passende Belegart vorschlagen. Auch können Stammdaten zur Indexierung genutzt werden. So können über die Eingabe eines Schlüsselfelds wie z. B. einer Kundennummer weitere Felder gefüllt werden. So geht die Archivierung besonders einfach und schnell von der Hand.

Mobile, digitale Archivierung von Auslieferungsnachweisen

PROXESS Now fungiert auch im Bereich der Warenauslieferung als praktischer Helfer. Sobald der Empfänger den Erhalt der Ware gegengezeichnet hat, kann der Auslieferungsfahrer den Beleg noch vor Ort mit seinem Smartphone scannen und mit wenigen Klicks im digitalen Archiv ablegen. Liefernachweise sind so direkt nach Zustellung für weitere Kolleginnen und Kollegen abruf- und nachvollziehbar.

Unsere DMS-App PROXESS Now steht für Android sowie iOS zur Verfügung und kann bei vorhandener PROXESS-Nutzerlizenz kostenfrei verwendet werden.

Weitere Informationen zur App finden Sie hier. Auch steht die Aufzeichnung eines Webinars zum Thema „Dokumente einfach und mobil per App digitalisieren“ zur Verfügung, in dem wir zeigen, wie Sie PROXESS Now für sich einsetzen können und welche Voraussetzungen Ihr PROXESS-System für einen Einsatz der App benötigt.