HABEL DMS R21 – Was ist neu?
Kombinieren Sie HABEL DMS mit dem PROXESS Workflow zur Prüfung von Eingangsrechnungen. Archivieren Sie ZUGFeRD- oder XRechnungs-Dokumente automatisch. Reagieren Sie gelassen auf DSGVO-Anfragen.
HABEL DMS R21 bietet noch mehr Erweiterungsoptionen und starke Funktionen auf allen Ebenen. Sowohl für Anwender als auch für Administratoren.
Unterstützung von ZUGFeRD und XRechnung
Sowohl ZUGFeRD-Rechnungen (in den Versionen 2.0 und 2.1.1) als auch XRechnungen können mit HABEL DMS R21 verarbeitet werden. Beide Datenformate ermöglichen die schnelle, fehlerfreie und automatische Indexierung von elektronisch eingehenden Belegen ohne die Beleginhalte auslesen zu müssen. Die mitgelieferten Indexdaten der beiden Formate werden automatisch in das HABEL DMS importiert.
Anbindung an den PROXESS Workflow
HABEL DMS R21 kann mit dem Lösungsmodul PROXESS Workflow kombiniert werden. Über das HABEL Erfassungsmodul können eingehende Dokumente, zum Beispiel im Rahmen eines Eingangsrechnungsworkflows, an den PROXESS Workflow übergeben. Nach der digitalen Bearbeitung der Dokumente im PROXESS Workflow werden die Dokumente mit allen Vorgangs- und Bearbeitungsdaten aus dem Workflow langfristig in das HABEL Archiv überführt.
DSGVO-Modul
Nutzen Sie das DSGVO-Modul, dann werden DSGVO-relevante Dokumente automatisch dem internen Datenschutzbeauftragten über den HABEL Workflow zugestellt. Dieser entscheidet über das weitere Vorgehen wie z. B. eine Wiedervorlage und Löschung von abgelehnten Bewerbungsunterlagen nach einer Frist von 6 Monaten. Zusätzlich wird ein DSGVO-Archiv mit Belegarten wie z. B. Auskunftsanfrage oder Datenschutzvorfall mit ausgeliefert.
Paralleles Bearbeiten von Gruppenpostkörben
HABEL Gruppenpostkörbe können parallel bearbeitet werden. Während der Bearbeitung eines Dokuments durch einen Anwender wird nur noch dieses einzelne Dokument für die anderen Gruppenmitglieder gesperrt. So können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an unterschiedlichen Dokumenten eines gemeinsamen Gruppenpostkorbes arbeiten. Nicht wieder freigegebene Dokumente bzw. nicht fertiggestellte Einträge werden zudem nach einem Tag automatisch wieder systemseitig freigeben.
Individuelle Ribbon-Bar für Anwender
Die Haupttoolbar wurde durch eine übersichtliche Ribbon-Bar ersetzt. Der Administrator gibt eine Standard-Menüleiste vor, die individuell durch den Anwender ergänzt bzw. verändert werden kann. So können häufig verwendete Funktionen direkt mit einem Klick bedient werden.
Optimierungen im HABEL Rechercheprogramm
- Das Auswahlfenster für Belegarten wurde vergrößert.
- Das Suchmenü kann nun platzsparender dargestellt werden.
- Suchfavoriten können direkt hinzugefügt bzw. gelöscht werden.
- Einträge im Suchverlauf können gelöscht werden.
- Das Ausdocken der Beleganzeige (z. B. auf einem Second Screen) kann über das Hauptfenster rückgängig gemacht werden.
Optimierungen für Administratoren
- Unterstützung der aktuellsten Version der Volltextdatenbank Lucene (Version 8.5.2).
- Einfachere und schnellere Durchführung von Updates
- Höhere Performance bei großen Datenmengen
- Bessere Passwortverschlüsselung
- Separate Anzeige von aktiven/inaktiven Benutzern
R21-Features im Überblick
„Unsere Mitarbeiter können jetzt Kundenanfragen und Rückfragen meistens sofort beantworten. Das erspart uns einfach viel Zeit und wir können uns auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren.“
Michael Meihack, Geschäftsführer bei Meihack und Sellwig Messebau GmbH