PROXESS Archiv

Eine schnelle Volltextsuche, automatische Suchwortvervollständigung à la Google und viele Filteroptionen: Mit dem PROXESS Web Client finden Sie in Sekundenschnelle immer genau das, was Sie suchen. Individuelle Suchmasken und Ablageszenarien bilden Ihre unternehmensspezifischen und persönlichen Bedürfnisse ab. Der PROXESS Web Client überzeugt dabei mit einer aufgeräumten modernen Oberfläche und exzellenten Anzeigefunktionen direkt im Browser.

Automatische Suchwortvervollständigung

Unterschiedliche Schreibweisen oder Rechtschreibfehler führen oft zu unvollständigen Suchergebnissen. Die Suchwortvervollständigung unterstützt Sie einfach und effektiv bei der Eingabe von Suchbegriffen. Nach drei eingegebenen Zeichen erhalten Sie Suchvorschläge auf Basis der bereits archivierten Dokumente und Daten. Diese Suchvorschläge erscheinen in einer Dropdown-Liste und können ganz einfach ausgewählt werden.

Schnelle Volltextsuche mit Filteroptionen

Mit der Schnellsuche durchsuchen Sie sowohl die Schlagworte als auch die Inhalte der archivierten Dokumente. Ihre Trefferliste können Sie dann über angebotene Filter weiter eingrenzen. So können Sie zum Beispiel Ihre Ergebnisse nach einem Dokumenttyp (Lieferschein, Rechnung etc.) oder nach einem bestimmten Datumsbereich filtern.

Persönliche Suchmasken und Trefferlisten

Anwender haben unterschiedliche Bedürfnisse an das Archiv. So interessiert sich die Abteilung Einkauf für eingegangene Lieferantenrechnungen, die Abteilung Verkauf dagegen für Kundenrechnungen. Mit dem PROXESS DMS können unterschiedliche Suchmasken und Trefferlistenansichten erstellt werden und den Anwendern zur Verfügung gestellt werden. Zusätzlich kann sich jeder Anwender persönliche Ansichten speichern. So kann beispielsweise eine Suche mit einer festen Projektnummer oder einem festen Lieferantenbereich als persönliche Suchmaske gespeichert werden.

Geführte Pfadsuche

Nutzen Sie die Pfadsuche, wenn Sie keinen bestimmten Suchbegriff wissen. Mit dieser Suche können Sie sich zum gewünschten Dokument „durchklicken“. So können Sie beispielsweise im ersten Schritt alle Belege aus einer bestimmten Region wählen, danach einen bestimmten Zeitraum eingrenzen und als dritten Schritt Belege eines bestimmten Kunden wählen.

Leistungsstarke Dateianzeige im Browser

In einem Archiv werden viele heterogene Quellen zusammengeführt. Mit dem PROXESS Web Client können Sie installationsfrei über 50 unterschiedliche Dateiformate direkt im Browser anzeigen. Selbst E-Mails werden angezeigt und können – genau wie alle anderen Formate – auch im Originalformat geöffnet und bearbeitet werden. Dokumente können gezoomt, gedreht, gedruckt, per E-Mail versendet und exportiert werden. Innerhalb einer Datei finden Sie weitere umfangreiche Volltextsuchfunktionen bis hin zur Umkreissuche.

Schnelle Archivierung per Drag & Drop

Über die Funktion „Schnellablage“ können Sie Dokumente besonders schnell und unkompliziert archivieren. Ziehen Sie die Dokumente einfach per Drag & Drop auf eine Schnellablage, fügen Sie auf Wunsch weitere Schlagworte hinzu und archivieren Sie die Dokumente per Mausklick. Für wiederkehrende Ablageszenarien belegen Sie Indexfelder bereits mit den passenden Werten vor. Die unterschiedlichen Schnellablagen können administrativ bereitgestellt oder individuell durch den Anwender selbst erstellt werden.

Dokumente bearbeiten, drucken, mailen, downloaden

Neben der Recherche und Anzeige stehen viele Bearbeitungsfunktionen für Dokumente und Dateien zur Verfügung. Neue Dateien können zum Beispiel einfach per Drag & Drop zu bestehenden Dokumenten hinzugefügt werden. Alle Dokumente und Dateien können gedruckt, heruntergeladen oder per E-Mail versendet werden. Die Anzeige und Bearbeitung von E-Mails erfolgt dabei integriert über das lokal installierte E-Mail-Programm.

Automatische Versionsverwaltung

Sie können Dateien mit Annotationen wie Stempel, Text, Farbe, Linien, Textmarker oder mit Kommentaren versehen. Die Dateien können auch zur lokalen Bearbeitung heruntergeladen und später als neue Version ins Archiv zurückgeführt werden. Jede Bearbeitung wird als neue Dateiversion archiviert. So bleibt die Originaldatei unverändert und die rechtskonforme Archivierung ist sichergestellt.

Die Funktionen im Überblick

  • Browserbasierter installationsfreier Web Client
  • Schnelle Volltextsuche in Index und Dokumenten
  • Automatische Suchwortvervollständigung
  • Geführte Pfadsuche
  • Filterfunktionen und Gruppierung in der Trefferliste
  • Einfache Archivierung per Drag & Drop
  • Individuelle Such- und Ablageszenarien
  • Integrierte Anzeige von über 50 gängigen Dateiformaten
  • Bearbeitungsfunktionen mit Versionierung
  • Anzeige und Bearbeitung von E-Mails im Originalformat
  • Individualisierbare Oberfläche (Theming)

Weitere Produkte

„Seit wir Softwarelösungen von PROXESS einsetzen hat sich die Transparenz unserer kaufmännischen Prozesse deutlich erhöht und der Zugriff auf Dokumente aller Art erfolgt in einem Bruchteil der Zeit. Es ist ein gutes Gefühl alle Verträge und Vereinbarungen sicher archiviert zu wissen.“