PROXESS Archiv

Eine schnelle Volltextsuche, automatische Suchwortvervollständigung à la Google und viele Filteroptionen: Mit dem PROXESS Web Client finden Sie in Sekundenschnelle immer genau das, was Sie suchen. Individuelle Suchmasken und Ablageszenarien bilden Ihre unternehmensspezifischen und persönlichen Bedürfnisse ab. Der PROXESS Web Client überzeugt dabei mit einer aufgeräumten modernen Oberfläche und exzellenten Anzeigefunktionen direkt im Browser.

Schnelle Volltextsuche und automatische Suchwortvervollständigung

Mit der Schnellsuche durchsuchen Sie sowohl Schlagworte als auch Dokumentinhalte des Archivs. Die Trefferliste können Sie dann über angebotene Filter (Belegart, Datumsbereich) weiter eingrenzen.

Die automatische Suchwortvervollständigung unterstützt Sie einfach und effektiv bei der Eingabe von Suchbegriffen und vermeidet so unterschiedliche Schreibweisen und Rechtschreibfehler. Nach den ersten drei Zeichen werden Ihnen passende Suchbegriffe auf Basis bereits archivierter Dokumente vorgeschlagen.

Geführte Suchfunktionen

Mit der Pfadsuche können Sie sich über hierarchische Verzeichnispfade zu einem Dokument „durchklicken“. So können Sie beispielsweise im ersten Schritt alle Belege aus einer bestimmten Region wählen, danach einen bestimmten Zeitraum eingrenzen und als dritten Schritt Belege eines bestimmten Kunden wählen. Ausgehend von einem Wert der Trefferliste können Sie von dort eine neue Suche anstoßen und oder die ursprüngliche Suche weiter verfeinern.

Persönliche Suchmasken und Trefferlisten

Anwender haben unterschiedliche Bedürfnisse an das Archiv. So interessiert sich die Abteilung Einkauf für eingegangene Lieferantenrechnungen, die Abteilung Verkauf dagegen für Kundenrechnungen. Mit dem PROXESS DMS können unterschiedliche Suchmasken und Trefferlistenansichten erstellt werden und den Anwendern zur Verfügung gestellt werden. Zusätzlich kann sich jeder Anwender eigene Ansichten, wie zum Beispiel ein festes Projekt, persönlich speichern.

Leistungsstarke Dateianzeige im Browser

Mit dem PROXESS Web Client können Sie installationsfrei über 50 unterschiedliche Dateiformate direkt im Browser anzeigen. Selbst E-Mails und die E-Mail-Anhänge werden angezeigt und können – genau wie alle anderen Formate – im Originalformat heruntergeladen und bearbeitet werden. Dokumente können gezoomt, gedreht, gedruckt, per E-Mail versendet und exportiert werden. Auch innerhalb eines Dokuments finden Sie weitere umfangreiche Volltextsuchfunktionen bis hin zur Umkreissuche.

Schnelle Archivierung per Drag & Drop

Über die Funktion „Schnellablage“ können Sie Dokumente besonders schnell und unkompliziert archivieren. Ziehen Sie die Dokumente einfach per Drag & Drop auf eine Schnellablage, fügen Sie auf Wunsch weitere Schlagworte hinzu und archivieren Sie die Dokumente per Mausklick. Für wiederkehrende Ablageszenarien belegen Sie Indexfelder bereits mit den passenden Werten vor. Die unterschiedlichen Schnellablagen können administrativ bereitgestellt oder individuell durch den Anwender selbst erstellt werden.

Dokumente bearbeiten, drucken, mailen, downloaden

Neben der Recherche und Anzeige stehen viele Bearbeitungsfunktionen für Dokumente und Dateien zur Verfügung. Neue Dateien können zum Beispiel einfach per Drag & Drop zu bestehenden Dokumenten hinzugefügt werden. Alle Dokumente und Dateien können gedruckt, heruntergeladen oder per E-Mail versendet werden. Die Anzeige und Bearbeitung von E-Mails erfolgt dabei integriert über das lokal installierte E-Mail-Programm.

Automatische Versionsverwaltung

Sie können Dateien mit Annotationen wie Stempel, Text, Farbe, Linien, Textmarker oder mit Kommentaren versehen. Die Dateien können auch zur lokalen Bearbeitung heruntergeladen und später als neue Version ins Archiv zurückgeführt werden. Jede Bearbeitung wird als neue Dateiversion archiviert. So bleibt die Originaldatei unverändert und die rechtskonforme Archivierung ist sichergestellt.

Die Funktionen im Überblick

  • Browserbasierter installationsfreier Web Client
  • Schnelle Volltextsuche mit Filterfunktion

  • Automatische Suchwortvervollständigung
  • Geführte Suchfunktionen

  • Schnelle Archivierung per Drag & Drop

  • Automatische Übernahme von Stammdaten zur Dokumentindexierung

  • Integrierte Anzeige von über 50 gängigen Dateiformaten
  • Anzeige und Bearbeitung von E-Mails im Originalformat
  • Bearbeitungsfunktionen, Stempel, Annotationen

  • Dateiversionierung (GoBD-konform)

  • Gruppierung von Ergebnissen in der Trefferliste

  • Individuelle Such- und Ablageszenarien
  • Individualisierbare Oberfläche (Theming)

Weitere Produkte

„Seit wir Softwarelösungen von PROXESS einsetzen hat sich die Transparenz unserer kaufmännischen Prozesse deutlich erhöht und der Zugriff auf Dokumente aller Art erfolgt in einem Bruchteil der Zeit. Es ist ein gutes Gefühl alle Verträge und Vereinbarungen sicher archiviert zu wissen.“

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